Организация рабочего времени руководителя

 

Основная  опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

 

Задачи  группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

 

Принятие  руководителем правильного решения  по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

• работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
• решение задач в соответствии с их неотложностью;
• достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
• исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

 

Своевременно  принять руководителю правильное решение  относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

Группа задач А — срочные/важные;

Группа задач Б — срочные/менее важные;

Группа задач В — менее срочные/важные;

Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

 

Задачи  группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

 

Задачи  группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

 

Задачи  группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

 

Задачи  группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения  в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так  и другие сотрудники.

 

Последовательно применяя в практике работы метод  АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10 правил  планирования рабочего времени

 

Важным  пунктом в системе планирования, как я думаю, является контроль за рациональным использованием рабочего времени. Это дает руководителю возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

 

В процессе индивидуального планирования и  управления своей деятельностью  руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих  правах, ограничениях и об использовании  рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет  не просто работать, а достичь высоких  результатов.

 

Предлагаю сформулированные специалистами десять “золотых” правил, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы и успешного планирования своего времени.

 

1. Формируйте рабочие  блоки, в которые вы будете  включать выполнение крупных  или сходных по характеру заданий

 

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно  значительно больше времени, чем  сосредоточившемуся исключительно  на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного “разбега” и “погружения” в  работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных  по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с  сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

 

2. Намеренно уединяйтесь  и устанавливайте неприемные часы

 

Для выполнения чрезвычайно важных заданий  необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все  равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

 

3. При проведении переговоров  устанавливайте регламент, а также  определяйте необходимые затраты  времени для выполнения определенных  заданий

 

Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой  человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную “говорильню”. Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п. Время — деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.

 

4. Придерживайтесь принципа  установления приоритетов при  выполнении всех видов работ

 

Никто не в состоянии справиться со всеми  делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много  дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы  как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и  часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что  мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком  заданий, деловых встреч, договоренностей  — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.

 

5. По возможности выполняйте  только действительно важные  дела (Принцип Парето)

 

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

 

6. В полной мере используйте  делегирование как оплачиваемую  услугу 

 

Ни  один деловой человек, дорожащий  своим временем, не должен делать все  сам. Те задания, выполнение которых  могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных  или сотрудники не обладают достаточной  квалификацией, следует набрать  подчиненных с соответствующей  подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего  длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих  различные услуги. В современных  условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных  услуг “на стороне” будут в  любом случае меньше, чем затраты  работодателя на содержание дополнительного  штатного сотрудника.

 

7. Крупные задания выполняйте  небольшими частями (тактика “нарезания  салями”)

 

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству  людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу  следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно “увиливать”  от крупных и непростых заданий  или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их “в долгий ящик”. Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует  делить на небольшие порции и выполнять  их в течение достаточно длительного  времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

 

8. Устанавливайте для  самого себя сроки выполнения  дел категории “А” (ЦДФ)

 

В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы  выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если же заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно “споткнетесь” о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории “А”, или А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фактами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, “договоренности с самим собой” следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

 

9. Главные задачи выполняйте  рано утром (ощущение успеха)

 

“Утренний час дарит золотом нас”. Кто  не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождение  незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все  самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания  и т.п.), создает ощущение истинного  успеха; результат ранней работы никто  уже не сможет у вас отнять или  испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они  еще ранним утром дома или на рабочем  месте непосредственно перед  началом рабочего дня успевают выполнить  то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

 

10. Сознательно учитывайте  в рабочих планах колебания  уровня работоспособности

 

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня  меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это  независимо от того, является ли человек  “жаворонком” или “совой”. В любом  случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды  повышения работоспособности. В  это время человек чувствует  себя полным сил и успевает сделать  значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада  работоспособности. Работы рутинного  характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности  целесообразно проводить собеседования  с сотрудниками, совещания и деловые  встречи с клиентами. Период спада  работоспособности посвятите консультациям  и телефонным звонкам.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Если  сделать краткий вывод по всему выше сказанному, то можно пожалуй остановиться на следующем:

• Время – это уникальнейший ресурс человека.
• Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.
• Внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.
• Делегировать работу другим людям.
• Отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.
• Не огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.
• Делать всё в своё время!
• Ставить правильные цели!
• Постоянно следить за распорядком дня!
• Не забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!
• Спланировать Свой день, неделю и даже месяц.
• Не забывать о контролировании сделанного.