Организация рабочего места секретаря

При подготовке стенда для  посетителей следует учесть, какая  информация необходима посетителю и  позволит ему быстрее сориентироваться в вопросах деятельности фирмы. Кроме  этого, посетитель стремится получить информацию, к кому из руководителей  или сотрудников ему необходимо обратится для решения его  проблемы.

Соответственно на информационном стенде можно предусмотреть следующие  блоки:

- правовые основы деятельности  фирмы;

- справочно-информационные  сведения о фирме;

- руководство и ведущие  сотрудники фирмы;

- основные направления  деятельности фирмы;

- перечень услуг, предоставляемых  фирмой, и цены на них;

- порядок и способы  расчетов с клиентами;

- образцы документов, заключаемых  фирмой с клиентами.

Представляется удобным  разместить на информационным стенде для посетителей и образцы  документов, которые клиенты заключают  с фирмой. Заранее ознакомившись  с содержанием и условиями  договора, гарантиями и взаимными  обязательствами, клиент уже примет предварительное решение о возможности  сотрудничества с фирмой. Это позволит существенно сократить затраты  времени руководителя и менеджеров.

В крупных коммерческих фирмах, государственных учреждениях, связанных  с предоставлением широкого спектра  услуг и таким образом неизбежно  сталкивающихся с большим количеством  клиентов, целесообразно в приемной устанавливать информационные автоматы.

В инфоматы загружается база данных об услугах; их ценах; сроках исполнения; организации заключения сделок; составе  документов, которые должен предоставить клиент; должностных лицах, отвечающих за конкретные направления деятельности; графике их работы и др. В том  числе, если секретарь давно работает в фирме, ему проще "наполнить" эту базу данных конкретным содержанием. Ежедневно отвечая на вопросы  посетителей, секретарь прекрасно  представляет, какая информация интересует их в первую очередь.

Секретарь вместе с руководителем  определяет состав и содержание базы данных для информационного автомата, а технически ее разработка и введение в действие осуществляется специалистами  в области информационного обеспечения.

Крупные фирмы, заботящиеся  о своем имидже, могут издавать собственные печатные бюллетени.

В информационном бюллетене  могут быть следующие разделы:

- официальные мероприятия;

- производственная работа;

- информация для клиентов;

- законодательные и нормативные  акты по вопросам деятельности  фирмы;

- обзоры новой литературы;

- кадры;

- социальная сфера;

- справочная информация  о фирме;

- почта.

Следует помнить о том, что нужно не только создавать  информационную систему, но и постоянно  заниматься ее обновлением. Для этих целей секретарь должен выделять не менее 30 минут рабочего времени  в ежедневном графике. При этом устаревшая информация должна быть снята с информационных стендов и заменена новой. Аналогичным  образом заменяется устаревшая информация и в информационных автоматах. Важно  не только подготовить информационные и демонстрационные стенды, но и  сделать их интересными, насыщенными, привлекающими внимание. Информация должна быть своевременной и актуальной.

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря  на предприятии имеет большое  значение, как для облегчения труда, так и для повышения его  привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.