Основные направления аудиторской проверки учета кассовых операций

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ [9] обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации. К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие [44]:

- помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты;

- в помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен;

- наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора);

- помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами;

- не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации;

- при транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

Выдачу наличных денег из кассы предприятия фиксируют в расходном кассовом ордере (форма № КО-2). Основанием для составления этого документа может быть приказ руководителя, подписанный руководителем к оплате счет, платежная или расчетно-платежная ведомость и т.д.

Расходный ордер выписывает в одном экземпляре работник бухгалтерии. После составления документ регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). После выдачи денег в кассовой книге (форма № КО-4) делается соответствующая запись.

Своими подписями расходный кассовый ордер заверяют руководитель, главный бухгалтер (или уполномоченные специальным приказом должностные лица) и кассир. Лицо, получившее деньги по данному ордеру, также расписывается в нем. Печать на расходном кассовом ордере не ставится.

После составления, подписания, регистрации в журнале (форма № КО-3) бухгалтер должен передать расходный кассовый ордер кассиру. Выдача расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций) [9].

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу, кассир должен потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя. В расходном кассовом ордере указывается наименование и номер документа, кем и когда документ выдан.

На предприятии выдавать денежную наличность можно по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы.

Выдать деньги кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Однако возможна и выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке. В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность является приложением к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Выдавать наличные деньги из кассы организации можно не только по расходным кассовым ордерам, но и по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). При этом документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными специальным приказом.

Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях [50]:

- выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);

- выдача денег под отчет сотрудникам организации;

- сдача наличных денег в банк;

- выплаты поставщикам;

- выплаты учредителям т др.

Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы представлена в таблице 2.

Таблица 2

Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы [35]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) (п. 14 Порядка ведения кассовых операций) [9].

1.3. Инвентаризация кассы.             

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» [11] и Порядком ведения кассовых операций [9]. Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

- при смене кассира;

- при выявлении недостач и хищений;

- перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).

Во время инвентаризации кассы, операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку о сдаче приходных и расходных документов в бухгалтерию и оприходовании и списании денежных средств, поступивших под его ответственность.

По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки [38]:

- Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму выявленного излишка;

- Дебет 94 Кредит 50 - на сумму выявленной недостачи;

- Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира.

Примерный порядок работ выглядит следующим образом [32]:

1. Проверяется фактическое наличие денежных знаков путем полного пересчета наличных денег. Иностранная валюта пересчитывается в рубли по курсу на дату проведения инвентаризации по каждому виду валюты. Данные подсчета заносятся в опись по видам валют (рубли, долл. США, евро и др.).

2. Проверяется фактическое наличие денежных документов (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты и др.) также путем пересчета. Денежные документы записываются в опись по каждому виду денежных документов.

3. Проверяется фактическое наличие ценных бумаг. Данные об их общей стоимости по номиналу записываются в опись № ИНВ-15 (данные по видам ценных бумаг заносят в опись № ИНВ-16 при инвентаризации счета 58 «Финансовые вложения»).

4. В опись № ИНВ-15 заносятся учетные данные по счету 50 «Касса».

5. Фактическое наличие сопоставляется с данными бухгалтерского учета по видам денежных средств: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

6. Определяется результат инвентаризации.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм, числящихся на счете 57 «Переводы в пути», с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Также при наличии и использовании в организации бланков строгой отчетности (учитываются на забалансовом счете 006) необходимо провести их инвентаризацию. При этом [32]:

1. Проверяется фактическое наличие бланков документов строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т. п.). Подсчет производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Стоимость бланков по принятой в организации условной оценке заносится в опись по форме № ИНВ-16.

2. Показатель графы 10 описи сравнивается с остатком на дату инвентаризации забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности», предназначенного для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов строгой отчетности.

3. Акты по форме № ИНВ-16 оформляются в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

1.4. Цель, информационная база и общий порядок проведения аудита учета кассовых операций.

              Целью проверки кассовых операций является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и соответствии порядка ведения кассовых операций действующим в Российской Федерации нормативным документам [26].

Аудит кассовых операций имеет свои особенности. Неотъемлемой чертой аудиторской проверки операций по кассе является значительная трудоёмкость её проведения и большое количество сопутствующих процедур, применяемых в ходе работы аудитора.

Аудит кассовых операций осуществляется на основании следующих нормативных документов:

- Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 30.12.08 № 307-ФЗ [2];

- Федеральный закон от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»  [3];

- Федеральный закон от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [4];

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. № 40 [9];

- Положение Банка России от 05.01.1998г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» [10];

- - Постановление Госкомстата России от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» [12].

У аудируемого лица необходимо запросить следующие документы:

- бухгалтерский баланс (форма № 1);

- отчет о движении денежных средств (форма № 4);

- главная книга;

- оборотно-сальдовая ведомость;

- регистры бухгалтерского учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», кассовая книга;

- отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), акт ревизии наличных денежных средств, справка из банка об установлении лимита остатка наличных денег в кассе, акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1), акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6), сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8), акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

При аудите кассовых операций последовательно проверяются [25]:

- правильность документального оформления кассовых операций;