Основные принципы и методы тайм-менеджмента

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ПРАВА

(г.Москва)

 

Факультет рекламы, маркетинга и управления

Кафедра рекламы

 

 

 

 

 

 

Реферат

 

 

 

по дисциплине: Планирование карьеры

на тему : Основные принципы и методы тайм-менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 4курса

Очно-заочного отделения

Рамзаева О.С.

 

Принял: Науменко С.С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва  –  2014 г.

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

Введение. 

 

1. Основные методы тайм-менеджмента 

 

1.1. Анализ использования временного ресурса 

 

1.2. Планирование времени 

 

  1.3. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени 

 

2. Основные принципы тайм – менеджмента 

 

Заключение 

 

Список литературы. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

    Тайм-менеджмент (англ. time management) или  управление временем -технология  организации времени и повышения эффективности его использования.

 

    Управление временем — это  действие или процесс тренировки  сознательного контроля над количеством  времени, потраченного на конкретные  виды деятельности, при котором  специально увеличиваются эффективность  и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

 

    Эффективный тайм – менеджмент  подразумевает тщательно продуманное  планирование каждого дня, которое  надо составлять предшествующим  этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

 

    Согласно принципам тайм –  менеджмента, все дела в плане  желательно разделить на три  группы. Первая из них включает  в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм – менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.

 

    Вторая группа составляемого  плана, – это важные, но не требующие  немедленно исполнения, дела. Их  можно выполнить, если в намеченный  день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

 

    Третья группа плана для личного  тайм – менеджмента состоит  из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность.

 

    Составление таких групп особенно  важно, если применяется тайм – менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм – менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.

 

    Кроме того, правила тайм –  менеджмента включают в себя  учёт необходимости личного участия  человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.

 

    К общему плану распределения  времени, для повышения эффективности тайм – менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких – то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.

 

    Приступать к работе нужно, руководствуясь  составленным планом и выполняя  все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия  успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм – менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм – менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1.  Основные методы тайм-менеджмента

 

    Для решения проблем, связанных с  рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако  нельзя сказать, что тайм-менеджмент-это  такая  строгая  совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

    Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер  и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

    В настоящее время  в  России  одним  из известных специалистов  в области тайм-менеджмента является  Глеб Архангельский, который занимается  научными разработками данной проблемы. Он утверждает, что тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь. Также он раскрывает понятие корпоративного тайм-менеджмента - это дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности.

 

 

 

    1.1 Анализ использования временного ресурса

 

 

    Рассмотрим  методики классического  тайм-менеджмента. Первым шагом любого  руководителя, который серьезно  занялся данной проблемой, должен  стать анализ использования временного  ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно,  на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

    Чтобы анализировать проблему, нужен  достоверный учет времени. Самый  эффективный способ учета времени  – это ведение записей. При  использовании с этой целью  компьютера можно использовать такие программы как Visual TimeAnalyzer. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следущие параметры:

    • вид деятельности – для определения вида деятельности;

    • время начала и окончания  соответствующего вида деятельности;

    • длительность сответствующего  вида деятельности – для определения  необходимого  для данного вида  деятельности времени.

    Наиболее  благоприятным является ведение  учета времени в процессе работы, так как при  учете времени «потом» можно забыть некоторые важные детали.

    В процессе анализа выявляются  сильные  и слабые стороны использования  временного ресурса. Для этого  необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

    - была ли работа необходима? (если  более 10 %  рабочего времени было  потрачено не на  необходимую  работу, это говорит о  проблемах  с  определением приоритетов);

    - были ли оправданы затраты  времени? (если более 10%  рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

    - было ли целесообразно выполнение  работы? (если более 10%  рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации);

    - был ли сознательно определен  временной интервал для выполнения  работы? (если более 10% рабочего времени  было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

    В результате анализа выявляются  «воры времени», различные ошибки  использования рабочего времени, необходимо определить их причины,  выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника.

 

 

 

1.2 Планирование времени

 

 

    Основным же методом, помогающим  эффективно использовать рабочее  время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

    Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

    Очевидно, затраты времени на  планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

    Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

    Сам процесс планирования заключаются в том, что  формулируются  результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

    1) Во-первых, следует осуществлять  планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

    2) Во-вторых, следует учитывать результаты  предшествовавшего анализа использования  рабочего времени. В процессе  данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

    3) В-третьих, не следует планировать  полностью весь свой рабочий  день. Считается, что следует планировать  не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

    4) Следует устанавливать четкие  временные нормы на выполнение  дел и решение проблем, которые  не допускали бы доделку недоделанного  и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.