Основные принципы и методы тайм-менеджмента

    Еще одним важным качеством  должен обладать любой руководитель, особенно тот, который дорожит собственным временем: он должен уметь говорить «нет». Существует множество ситуаций, когда говорить нет нельзя или очень тяжело – это может повлиять на имидж организации и ее руководителя, что отразится на ее конкурентоспособности, это случаи, когда менеджер не может отказать в просьбе из-за собственных личных качеств, когда о чем-то просит важный клиент. В большинстве случаев руководитель сразу может определить, какой эффект принесет ему и ее предприятию согласие выполнить чью-то просьбу или требование, однако люди, которые просят или требуют часто стараются специально ставить менеджера в такие ситуации, когда он просто вынужден будет согласиться выполнить то, о чем они говорят. Для менеджера такое согласие – лишняя трата времени и средств, причем далеко не всегда эти затраты могут принести ощутимую выгоду организации. Поэтому так важно для любого руководителя уметь говорить «нет» и достойно выходить из ситуаций, когда приходится говорить это слово.

    Контроль охватывает три задачи:

    • осмысление физического состояния;

    • сравнение запланированного  с достигнутым;

    • корректировка по установленным  отклонениям.

    Контроль должен быть регулярным. Следует регулярно осуществлять  контроль в частности после выполнения задания и по окончании рабочего дня, выявляя. все и было выполнено, что было запланировано и если не все, то с чем это было связано.

    Вообще же говорить о конкретных  мероприятиях в тайм менеджменте  довольно трудно. Выше были рассмотрены  основные часто встречающиеся проблемы, которые в основном носят универсальный характер, то есть могут появиться у любого человека, занимающего любую должность в организации. Следует заметить, что несмотря на довольно подробные описания проблем, которые часто возникают у людей, не интересующихся затратами своего времени, в реальной жизни у каждого человека свои проблемы, свои «воры времени», свои личные качества, которые мешают эффективно работать и поэтому невозможно дать универсальные советы и методики, которые подходили бы всем ко всем случаям жизни. В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого человека.

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

2 . Основные принципы тайм – менеджмента

 

    Наибольшую продуктивность от  работы можно получить, составив  подробный и последовательный  план действий. Что же касается  успешного продвижения по карьерной  лестнице, то для него желательно  придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

 

    • умение верно ставить цели;

    • умение правильно определять  жизненные приоритеты;

    • умение варьировать инструментами  планирования;

    • наработка необходимых привычек.

    Что собой представляет умение  верно ставить себе цели? Эффективный  тайм – менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если мы просто намереваемся  выучить какой-то иностранный  язык, – это не цель. А вот если мы хотим выучить его до определённого уровня к какому-то сроку, – это уже цель.

 

    Умение правильно определять  жизненные приоритеты заключается  в нашей способности выбрать  из множества целей наиболее  весомую и важную на данный  момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдыха.

 

    С наработкой необходимых привычек  всё просто. Стабильность повторения  правил тайм – менеджмента  изо дня в день способствует  наработке навыков, которые, в свою  очередь, повышают плодотворность  труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд, идея которого лежит в основе сущности тайм – менеджмента.

 

    Что касается умения варьировать  инструментами планирования, то  об этом немного подробней:

 

   1. Для  успешности во всех видах нашей  деятельности целесообразно будет завести ежедневник, соответствующий, по своим качествам, нашим требованиям и привычкам. Ежедневник может быть электронным, бумажным, – каким угодно, лишь бы в него без труда вносились изменения в распорядке дня. В ежедневнике нужно будет контролировать выполнение тех задач, которые были поставлены на тот или иной день.

   2. Для  правильного планирования следует  описать свою жизненную концепцию  на бумаге. Уровень эффективности  тайм – менеджмента во многом  зависит от создания списка долгосрочных целей, держать которые в уме бессмысленно. Только записанные, эти цели, словно материализуясь, начинают реально существовать. То же самое относится и к краткосрочным целям. Все они, как мы уже говорили, непременно должны иметь точные сроки достижения. В противном случае цель получится размытой, и план её выполнения будет работать слабо. Записывая свои цели, обязательно учитываем при этом и те, которые касаются нашего здоровья, отдыха и развлечений.

   3. Для  личного тайм – менеджмента, ежедневный план составляем накануне вечером. Именно в это время наиболее чётко представляется картина будущего дня и все его главные задачи. Благодаря таким фактам, мы можем правильно распределить очерёдность решения возникших задач, установив их приоритетность и срочность, и разработать маршрут своего передвижения. За ночь наше сознание усвоит составленный вечером план, и на следующий день все действия будут совершаться почти автоматически, без особого напряжения.

   4. Планируя  свои действия, помним о глобальных целях, – это поможет правильно ранжировать ежедневные цели и быстрее, таким образом, продвигаться к достижению глобальных.

   5. Составляя  план, учитываем биологические циклы, вызывающие подъём и спад нашей  активности. Каждый человек, внимательно  проследив за собственным состоянием в течение дня, может определить, в какое время суток он максимально трудоспособен. Именно на это время и должна приходиться наибольшая трудовая нагрузка. В противном случае отдача от нашей деятельности резко снизится, и виной тому будет биологический цикл спада активности.

   6. В  основах тайм – менеджмента  заложен принцип делегирования  обязанностей, который тоже необходимо  учитывать при планировании. Наши  силы, возможности и время не  безграничны, а это значит, что  не следует взваливать на себя непосильную ношу, стараясь сделать как можно больше. Поэтому находим тех, кому можно перепоручить часть дел, проконтролировав затем их выполнение. Такая передача доли своей работы другому человеку является очень мощным инструментом для повышения собственной продуктивности.

   7. Составленный  на день план, по мере его  выполнения, надо анализировать, вычёркивая  претворённые в жизнь пункты. Делать это следует непредвзято, трезво оценивая результат этого  претворения в жизнь. Такие действия  помогут определиться с дальнейшими целями и сформировать правильное представление о складывающейся ситуации.

    Ну, вот, пожалуй, и все основные  правила планирования по принципам  тайм – менеджмента. Следуя им, мы получаем реальный шанс  быстрого продвижения по карьерной лестнице и возможность полноценного отдыха после качественно, с полной самоотдачей, выполненной работы. Для пущей же плодотворности наших деяний надо следовать некоторым советам уже опытных в области тайм – менеджмента людей. Заключаются они в следующем.

 

    Во-первых, занимаясь каким-то делом, желательно полностью на нём  сконцентрироваться и не отвлекаться  на какие-то другие действия: долгие  разговоры по телефону, общение  с коллегами, затянувшееся чаепитие  и прочее. Результатом подобного  рассеивания внимания станут затянувшиеся на целый день элементарные дела. Поэтому учимся говорить категоричное: «Мне некогда!» в ответ на чьи-то просьбы помочь или стремление поболтать о пустяках.

 

    Во-вторых, выполняя серьёзную работу, надо сохранять спокойствие. Спешка и нетерпеливость приводит к нервозности и суете, а это отнимает массу времени, которое просто проходит впустую. Чтобы такой ситуации не возникло, контролируем себя, блокируя различные раздражители и отодвигая их обдумывание на потом.

 

    И, наконец, в – третьих, завершив какое-то сложное дело, поощряем себя, – празднуем это событие, покупаем какие-то желанные и приятные вещички, идём в дорогой ресторан и прочее. Одним словом, позволяем себе делать то, что принесёт максимум положительных эмоций. Такое поощрение, - отличный стимул для наращивания эффективности работы и её оперативности.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

    Тайм-менеджмент - это учет и оперативное  планирование времени. Задача тайм-менеджмента  упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по определенным признакам и выявить причины «поглотителей времени».

    Современные приемы тайм-менеджмента: постановка цели, классическое планирование, «золотые» пропорции планирования времени (принцип Парето), делегирование полномочий, контроль итогов и корректировка целей. Изучив причины проблем со временем и используя основные приемы тайм-менеджмента, руководитель сможет добиться качественных и быстрых результатов.

    Последней тенденцией стало внедрение  системы тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента). Тайм-менеджмент - это новое направление  в управлении предприятием.

    Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения.

    Таким образом, применение системы  корпоративного тайм-менеджмента  на предприятии окажется эффективным  только в случае комплексного  подхода к процессу управления  временем в отдельно взятой  организации

    Тайм-менеджмент Российской Федерации  пока далек от заданных глобализацией параметров на всех уровнях: от отдельной фирмы до общества в целом. Сейчас ведущими менеджерами активно дискутируются возможности развития тайм-менеджмента в России по принципу одной из западных «моделей». Однако без учетов нашего национального менталитета, исторически сложившихся отличий в теории и практике управления, ни один метод использования времени рационально нельзя приложить к российским условиям.

    Рабочее время — это важнейший  фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе такого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение структуры его затрат и выявление неиспользованных резервов. Анализ затрат рабочего времени проводится с помощью хронометража и фотографии рабочего времени, которые часто называют диагностикой времени, позволяющей выявить его существенные потери и определить пути улучшения его использования. Большая роль в улучшении использования рабочего времени отводится его планированию, что является одной из главных задач руководителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделений.

    И надо помнить о том, что  тайм-менеджмент - это средство, а  не цель. Исследования показывают, что сотрудники, использующие описанные методы, лучше контролируют своё время, достигают лучших результатов, имеют лучшие отношения с подчинёнными и не ощущают действия ряда стрессов времени, с которыми приходится сталкиваться большинству менеджеров

 

 

 

Список литературы.

 

 

   1. Гупалов  В.К.  –Управление рабочим временем на предприятии.

 

  2. Архангельский  Г.А. Тайм-драйв: Как успевать жить  и работать – М.: Манн, Иванов  и Фербер, 2005.

 

  3. Зайверт  Л. Если спешишь – не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся  мире: семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени / пер. с нем. Н.С. Сироткина. – М.: ACT; Астрель, 2007