Основные принципы эффективного контроля в организации

1.Основные принципы  эффективного контроля в организации

   

 Контроль признается  одной из наиболее важных сфер  жизни любого предприятия, способного  многократно повысить ее эффективность. Данная функция позволяет не только выявить, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы или предприятия, а также достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Актуальность данной работы заключается в том, что в зависимости от того, как будет налажен управленческий процесс, зависит стабильность того или иного предприятия.

Иногда руководители предприятий превращают процесс контроля в средство давления и запугивания сотрудников, желая заставить их работать лучше. Такая организация контроля может вызвать только негативную реакцию персонала. Эти негативные явления становятся побочными результатами руководящей деятельности и отрицательно сказываются на морально-психологическом состоянии коллектива, а также эффективности работы самого предприятия.

«Без контроля не обходится ни одна организация. Однако каждая организация решает это по-своему. Если типичная американская фирма имеет четкую, ясную и достаточно формальную систему отчетности, то для «идеальной» модели предлагается в основном японский подход, когда контроль осуществляется через не­формальные и менее структурированные механизмы. Одним из наиболее эффективных механизмов является организационная культура.  Стр. 271 О.С.Виханский  А.Н.Наумов Менеджмент Москва экономист 2006 г. Стр. 211-212)

«Основными . задачами любого контроля являются следующие:

(]) определение того, что  и по каким показателям проверять;(2) осуществление оценки состояния контролируемого объекта в соответствии с

; (3) выяснение причин отклонений, если таковые вскрываются в результате проведенной оценки; (4) осуществление корректировки, если она необходима и возможна.» . О.С.Виханский  А.Н.Наумов Менеджмент Москва экономист 2006 г. Стр. 211-212).

Деятельность любого руководителя обращено в будущее. Он планирует достичь намеченную цель в какое - то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдалённый момент в будущем. В течение этого периода возможны неблагоприятные изменения, которые в той или иной степени окажут воздействие на всю организацию в целом. Таким изменениями могут быть:

- появление на рынке  более сильных конкурентов;

- работники могут отказаться  выполнять свои обязанности в  соответствии с планом;

- работники могут совершать  ошибки при выполнении ими своих обязанностей и т.д. Все эти изменения могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного первоначально.

Средством, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нужна ли корректировка действий при достижении целей организации, является функция контроля.

Необходимость контроля обусловлена следующими причинами: изменчивость и неопределенность внутренней и внешней среды. Планы и организационные структуры организации - лишь модели желаемого. Но в реальной жизни множество обстоятельств могут препятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться к возможным изменениям и отреагировать на них должным образом, организации используют функцию контроля, как способ оценки воздействия на них этих перемен. Необходимость предупреждения возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации могут переплетаться, накладываться на ошибки в оценке внешней среды. Эта совокупность ошибок может стать критичной для выживания организации. Чтобы избежать этого и осуществляется функция контроля. Однако не менее важным является применение контроля для поддержания успеха, достигнутого организацией.

Сопоставляя реальные результаты с планами, руководство получает возможность определить, где организация потерпела неудачу, а где добилась успехов. Таким образом, контроль позволяет определить область деятельности, наиболее перспективной для расширения фирмы.

Для эффективного выполнения своей роли (как функции обратной связи), контроль должен быть всеобъемлющим. Руководитель любого уровня должен осуществлять контроль в сфере своей деятельности как составную часть своих должностных обязанностей. Таким образом, функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы, скорректировать действия руководства и предупредить возникновение кризисных ситуаций.

Имеются разные определения термина «контроль». Например, контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей [1]. Или, контроль - это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач [4]. Но все они сходны в одном, что контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Существует 3 вида контроля: предварительный, текущий и обратный контроль. Все они схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Первый вид контроля - предварительный контроль, который также известен, как “направляющий контроль”. Данный подход к управлению использует ресурсы в системе организационной деятельности как средства контролирования выполнения организационных целей. В процессе предварительного контроля менеджеры определяют ресурсы или моменты в организационном процессе, которые определяют успех всего процесса. Затем они сосредотачивают деятельность по контролю на выборе лучших ресурсов, тем самым, избегая проблемы до того, как она возникнет, и наблюдении за изменениями.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях:

1) по отношению к человеческим ресурсам;

2) по отношению к материальным ресурсам;

3) по отношению к финансовым ресурсам.

В организациях предварительный контроль в области человеческих ресурсов осуществляется путём тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, для того чтобы выявить и отобрать наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Это осуществляется при помощи многочисленных собеседований с человеком в период перед его наймом, а также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов и т.д.

Многие организации практикуют продолжение предварительного контроля человеческих ресурсов и после найма на работу в ходе курса обучения. Это даёт возможность повысить уровень квалификации работников и вероятность того, что нанятые работники будут работать эффективно. Это связано с тем, что в ходе курса обучения можно выявить, что дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей.

Что касается материальных ресурсов, то здесь предварительный контроль проводится относительно качества поставляемых сырья, материалов, комплектующих и т.п., а также относительно их количества. Это означает, что роль предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. А также обеспечение запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль финансовых ресурсов осуществляется посредством анализа бюджета (финансового плана) организации. В нем должны быть названы источники, установлены пределы затрат по статьям и по структурным подразделениям. Предварительный контроль бюджета дает уверенность в выполнимости планов организации. Помимо этого бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Следующий вид контроля - это текущий контроль.

Текущий контроль, также называемый “просеивающим контролем” или “да/нет” контролем - это такой подход к контролю, который основан на его применении в процессе выполнения самой работы.  В ходе текущего контроля промежуточные результаты сравниваются со стандартами или с целями организации. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Отличительная особенность этого вида контроля заключается в том, что он основан на системе обратной связи. Что она представляет из себя?

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Текущий контроль стремится обеспечить выполнение всех работ и развитие событий в соответствии с планом. Менеджеры, выполняющие текущий контроль, обычно сосредотачивают внимание на квартальных результатах и на ключевых вехах для того, чтобы наблюдать организационный процесс и вносить необходимые коррективы.

Последний вид контроля получил название «заключительный контроль» (он также известен как «обратный контроль»). Это такой вид контроля, который сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения производственного процесса. В ходе заключительного контроля фактически достигнутые результаты сравниваются с плановыми, что позволяет оценить реальность планов, уровень отклонений фактических результатов от плановых.

На операционном уровне он играет три основные роли:

- обеспечение операционных  менеджеров информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность  организационной деятельности, за  которую они несут ответственность;

- этот вид контроля  часто используется как база  для оценки и вознаграждения служащих;

- нацеливание менеджеров, ответственных за обеспечение  или проведение производственного  процесса, на то, чтобы они наладили  сою деятельность должным образом;

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

 

2. Принципы  контроля

Исходя из анализа прочитанной литературы можно выделить следующие принципы эффекетивного контроля

Критерием эффективности контроля служит соблюдение принципов контроля организации.

1.    Принцип ответственности.

2.    Принцип сбалансированности (сбалансированность означает, что  субъекту нельзя предписывать  контрольные функции, не обеспеченные  средствами для их выполнения).

3.    Принцип подконтрольности  каждого субъекта внутреннего  контроля, работающего в организации.

4.    Принцип своевременного  сообщения об отклонениях.

5.    Принцип ущемления  интересов (необходимо создавать  специальные условия, при которых  любые отклонения ставят какого-либо  работника или подразделение  организации в невыгодное положение  и побуждают их к урегулированию  проблем).

6.    Принцип интеграции (при решении задач, связанных  с контролем, должны создаваться  надлежащие условия для тесного  взаимодействия работников функциональных  различных направлений).

7.    Принцип заинтересованности  администрации.

8.    Принцип компетентности, добросовестности и честности  субъектов внутреннего контроля. Принцип компетентности состоит  в проявлении контролером высокого  уровня знаний при контроле  финансово-хозяйственной деятельности, а также предполагает обязательное  пополнение багажа знаний через  курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, необходимо постоянно  быть в курсе всех последних  изменений в законодательстве, изучать  опыт и новые методы контроля, стремиться к повышению профессионализма.

9.    Принцип соответствия (степень сложности системы внутреннего  контроля должна соответствовать  степени сложности подконтрольной  системы).

10.  Принцип постоянства (адекватное постоянное функционирование  системы внутреннего контроля  позволит вовремя предупреждать  о возможности возникновения  отклонений).

11.  Принцип приемлемости  методологии внутреннего контроля (означает целесообразное распределение  контрольных функций, целесообразность  программ внутреннего контроля, а также применяемых методов).