Отчет по практике в МУП «Архитектура и градостроительство»

 
Организационная структура предприятия

 

             Муниципальное унитарное предприятие «Архитектура и градостроительство» использует линейную организационную структуру.

Рис. 1.Организационная структура предприятия

·                 

Таблица 2.Использование ИС и других программ

Отдел	MS Office	1С:Бухгалтерия	Консультант+	ГИС «ИнГЕО»	«Комплекс Credo»
1	2	3	4	5	6
Руководствопредприятия	+	-	+	+	-
Сектор комплексной застройки	+	-	-	+	-
Юридический отдел	+	-	+	-	-
Отделэкономики	+	+	+	-	-
Отделприема граждан и юр. лиц	+	-	-	-	-
Отделбухгалтерского учета и отчетности	+	+	+	-	-
Отдел геослужбы	+	-	-	+	+
Отдел планировки территории	+	-	+	+	-
Отдел индивидуальной застройки	+	-	+	+	-
Проектный отдел	+	-	+	+	+
Отделинформационных технологий	+	+	-	+	+

 

Документооборот на предприятии

Документы – это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.Схема документооборота на предприятии:

Рис.2. Схема документооборота

Представленная на следующей странице таблица(Таблица 1)представляет собой схемудокументооборота одного из отделовМУП «Архитектура и градостроительство». В данном примере представлен отдел информационного обеспечения банка. 

 

3 

 

 

Таблица3.Схема документооборота в табличной форме

Должность сотрудника	Название входящего документа	Способ получения (бумага, факс, e-mail)	Периодичность получения документа (1 раз в час, в день, в месяц, в квартал, в год, по мере необходимости)	Действия с документом (регистрация, составление ответа, архивирование, уничтожение)	Название исходящего документа	Способ подготовки (указать программный продукт, если есть, указать наличие готового бланка или формы)	Адресат (указать, кому передается подготовленный документ)
Секретарь	Заявление	Бумага	1раз вчас	Регистрация	Заявление на исполнение	Электронный журнал регистрации, MS Office Excel	Директорупредприятия
Секретарь	Распоряжение,приказ	Бумага	1 раз в неделю	Регистрация	Заявление на исполнение	Электронный журнал, MS Office Excel	Директорупредприятия
Директорпредприятия	Заявление	Бумага	1 раз в час	Составление распоряжений на исполнение	Распоряжение на исполнение	Готовый бланк	Начальнику отделаИТ
Начальник отделаИТ	Распоряжение на исполнение	Бумага	1 раз в неделю	Распределение распоряжений между сотрудниками, составление договоров	Отметка о передаче распоряжения	Готовый бланк	Сотрудник отделаИТ
Сотрудник отделаИТ	Распоряжение на исполнение	Бумага	1 раз в день	Исполнение	Отметка о исполнении	Готовый бланк	Журнал регистрации исполненных документов

 

  

 

 

 

3 

 

 

Обзор технических средств

 

             Прежде всего, рассмотрим уровень автоматизации предприятия:

Таблица1.Уровень автоматизации

Кол-во ПК	39
Численность работающих, чел.	35
Уровень автоматизации	90%

 

              

Таким образом, обеспеченность компьютерами МУП «Архитектура и градостроительство» достаточно высокая.Также необходимо отметить, что все компьютеры объединены в единую сеть,у каждого имеется необходимое периферийное оборудование.             

Представлю характеристики ПК выделенного мне на время прохождения практики: платформа Intel сматеринскойплатойна чипсете i945P (Socket 775) с процессором Pentium D 2800 МГц, 1 Гбайт оперативной памяти DDR2, жесткий диск SATA 250 Гбайт и оптический привод DVD+R/RW&CD-RW.

 
 

 

Краткое описание

Основной целью практики является ознакомление с деятельностью организации, работы ее отделов, а также изучение технологической особенности деятельности, коммерческой и финансовой деятельности, материальной базы информационной службы организации: компьютерного оборудования, методов сбора и обработки информации, а также приобретение практических навыков. Практические навыки играют определяющую роль в профессиональной деятельности любого специалиста.