Кассиры осуществляют операции,
связанные с приемом и выдачей наличных
денежных средств через кассу предприятия, заполняют кассовую
книгу на основании приходных и расходных
кассовых документов, подписывают приходные
кассовые ордера и расходные документы
сразу после получения или выдачи по ним
наличности. Ежедневно в конце рабочего
дня выводят остаток денежных средств
в кассе предприятия, и передавать в бухгалтерию
отчет кассира вместе с приходными кассовыми
ордерами и расходными документами под
подпись лица, которое осуществляет контроль
над ведением кассовых операций.
Транспортный отдел. Логисты
формируют, создают маршруты передвижения
(доставки) готовой продукции до клиентов.
Водители осуществляют перевозку,
доставку продукции до адресатов согласно
своим маршрутным листам.
Отдел продаж. Начальник отдела
продаж осуществляет ежедневный контроль
активности, результативности.
Супервайзер. Главный над менеджерами.
Оценивает эффективность работы каждого
менеджера, подготавливает отчетности
по продажам
Менеджера по продаже. Обслуживают клиентов, осуществляет
прием и обработку заказов, занимаются
поиском потенциальных клиентов; проводят
необходимые переговоры с клиентами; знакомит
их с ассортиментом продукции, свойствами,
ценами и скидками на товар; мотивируют
клиентов на работу с компанией в соответствии
с утвержденными программами по стимулированию
сбыта; резервируют товар по заявкам клиентов;
ведут учет выполнения заказов и договоров;
заносят в базу данных сведения о новых
клиентах; проводят маркетинговые мероприятия,
принимают участие в разработке и реализации
проектов, связанных с деятельностью отдела
продаж; выполняют служебные поручения
непосредственного начальника и главного
руководителя.
Операторы . Занимаются обработкой
заявок на продукцию, которые поступают
от менеджеров и передают их на склад.
Склад. Кладовщики занимаются
организация работ на складе. Организация
и осуществление приема,
отпуска, хранения и сортировки, перемещения, переработки товарно-материальных
и иных ценностей.
Комплектовщики. Осуществляют пересчёт
товара, возвращенного от клиентов на
предмет соответствия принятого количества
и наименований, указанным в накладной. Осматривает возвращенный
товар и подготавливает его, в случае необходимости,
к выбраковке. Своевременно ведут
работу с бракованным товаром. Подбирает
товар на основании расходных накладных. Ведет учет поступивших
на склад накладных согласно реестру и
учет собранных накладных. Участвует в инвентаризациях,
предоставляет Старшему кладовщику объяснения
по всем случаям несоответствий. При работе руководствуется
принципом FIFO (первым пришел – первым
ушел). Своевременно, совместно
с грузчиками, производит уборку складских
помещений. Соблюдает требования
правил техники безопасности, охраны здоровья
и окружающей среды. Действует согласно
принятых в Компании стандартов, правил,
инструкции и бизнес-процедур. Получает
и своевременно исполняет приказы и рабочие
распоряжения от своего руководства.
Грузчики. Занимаются перемещением, погрузкой и выгрузкой
груза (коробок), товаров, материалов вручную
или с помощью механизмов, предназначенных
для погрузочно-разгрузочных работ. Укладка
грузов на ручных тележках, на автопогрузчике,
размещении их в складском помещении.
Учебная студия. Управляющий
студией занимается развитием технологического
сервиса, организацией обучения мастеров
парикмахеров, мастеров ногтевого сервиса.
Организацией мастер-классов, а также
учебного процесса (составление расписания,
выявление потребностей).
Технологи непосредственно
проводят повышение квалификаций мастеров
парикмахерского дела, ногтевого сервиса.
Таким образом, можно сделать
вывод о том, что предприятие имеет линейную
организационную структуру (Приложение
А).
2.2 Анализ организационной
структуры
Линейная структура управления
формируется в соответствии с производственным
признаком, учитывая степень концентрации
производства, технологические особенности,
ассортимент услуг или выпускаемой продукции.
Подобная система обладает как положительными,
так и отрицательными качествами.
Преимущества линейной структуры
состоит в том, что она предполагает четкую
систему взаимных связей, функций и подразделений:
четкую систему единоначатия- один руководитель
сосредотачивает в своих руках руководство
всей совокупностью процессов, имеющих
общую цель; ясно выраженную ответственность;
быструю реакцию исполнительных подразделений
на прямые указания вышестоящих; согласованность
действий исполнителей; оперативность
в принятии решений; простоту организационных
форм и четкость взаимосвязей; минимальные
издержки производства.
Однако она так же имеет свои
недостатки. Во-первых, управление предприятием
преобладает разобщенностью горизонтальных
связей в системе предприятия. Во-вторых,
система имеет большое количество контактов
с сотрудниками. Это будет создавать постоянную
информационную перегрузку. В-третьих,
в том случае, если увеличится количество
управленческих уровней, то удлиняет процесс
«растекается» по горизонтальным контактам.
Но основными отрицательными моментами
использования такой системы управления
являются: высокие требования к руководителю
и нагрузка на него, отсутствие звеньев
по планированию и подготовке решений,
затруднительные связи между инстанциями.
(FB.ru: http://fb.ru/article/42747/lineynaya-struktura-upravleniya-plyusyi-i-minusyi)
2.3 Рекомендации
по совершенствованию организационной
структуры
С целью облегчения работы генерального
директора и улучшения связей между подчиненными
и начальством, в существующую систему
необходимо внести изменения.
При выдвижении предложений по совершенствованию
организационной структуры выделим общие
требования. Во-первых, организационные
изменения проводятся одновременно и
параллельно на всех структурных. Во-вторых,
все структурные трансформации взаимосвязаны:
перемены в одном организационном звене
вызывают поправки в других местах и наоборот,
а любая локальная операция в этой сфере
имеет смысл только в контексте других
изменений - вертикальных и горизонтальных.
В-третьих, изменения в структурных подразделениях
детерминированы не столько их внутренним
саморазвитием, сколько системным статусом,
«членством» в общей организационной
системе.
В данном случае необходимо выделить
начальника в каждом подразделении организации.
В этом случае начальники подразделений
несут ответственность за результаты
всей деятельности в своих подразделениях.
Каждый будет выполнять все виды работ
(разрабатывать и принимать решения) связаннее
с управлением своим подразделением. В
такой структуре каждый подчиненный сможет
иметь начальника, а каждый начальник
имеет несколько подчиненных. Вышестоящий
орган управления не имеет права отдавать
распоряжения каким-либо исполнителям,
минуя их непосредственного начальника.
Это позволит контролировать рабочий
процесс в подразделениях изнутри.
Глава 3 Информационная система
управления
3.1 Коммуникации организации
ООО «Виста-Центр» пользуется разнообразными
средствами коммуникаций.. Для продвижения
своего товара на рынок организация использует
рекламу: баннеры, листовки, журнал.
Также выступает в роли спонсора в чемпионатах
по парикмахерскому искусству.
«Виста-Центр» подчиняется государственному
регулированию и заполняет письменные
отчеты о своей деятельности. В ежегодных
отчетах сообщает информацию о финансах,
а также приводит сведения о своем размещении,
своих работниках.
Внутри организации проводятся тренинги
собрания, телефонные переговоры, обсуждение
какой-либо ситуации. В основном это является
реакцией на проблемы, возможности связанные
с внешним окружением организации.
Вся информация внутри организации передается
с уровня на уровень в рамках вертикальных
коммуникаций. Она передается по нисходящей
линии, то есть с высшего уровня к низшим.
К коммуникациям внутри предприятия
относятся межуровневые коммуникации
(перемещение информации в рамках вертикальных
коммуникаций), а так же по нисходящей
(сообщение подчиненным уровням о принятом
управленческом решении), по восходящей
(отчеты, предложения, объяснительные
записи).
Предприятие состоит из множества подразделений,
поэтому обмен информацией между ними
нужен для координации задач и действий.
Руководитель должен добиться, чтобы подразделения
работ али совместно, продвигая предприятие
в нужном направлении
ООО «Виста-Центр» состоит из множества
отделов, но не смотря на это они могут
сотрудничать между собой. Поэтому получается
один слаженный коллектив.
3.2 Документооборот в
организации
Все документы ООО «Виста-Центра» хранится
в бухгалтерии. Все отделы отчитываются
перед генеральным директором.
В организации различают три основных
потока документации:
- Документы поступающие из других организаций ( входящие);
- Документы отправляемые в другие организации (исходящие);
- Документы создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы поступающие в организацию
проходят:
- Первичную обработку
- Предварительное рассмотрение
- Регистрацию
- Рассмотрение руководством
- Передачу на исполнение
Служба документационного обеспечения
управления представлена на предприятии
структурным подразделением отделом кадров.
Он принимает к обработке только правильно
оформленные документы, имеющие юридическую
силу и присланные в полном комплекте.
В последующем документы передаются на
рассмотрение генеральному директору,
так как только он принимает решение по
поводу заключения или расторжения договора,
сотрудничества и т.п.
Глава 4 Система управления
персоналом
4.1 Стимулирование труда
сотрудников
Персонал является
одним из наиболее сложных объектов управления
в организации, поскольку в отличие от
материальных факторов производства персонал
обладает возможностью принимать решения
и критически оценивать предъявляемые
к ним требования. Персонал также имеет
субъективные интересы и чрезвычайно
чувствителен к управленческим воздействиям,
реакция на которые не определена.
Система управления
персоналом — это совокупность
приемов, методов, технологий организации
работы с персоналом.
Мотивация персонала — один
из способов повышения производительности труда. Мотивация труда персонала является ключевым направлением кадровой политики любого предприятия. Наиболее эффективной системой
мотивации сотрудников, является «мотивация
на результат». Результаты работы сотрудников
определяются с помощью KPI (Ключевых показателей эффективности). KPI и мотивация персонала позволяют
существенно улучшить эффективность и
производительность работы компании.
Большинство теоретиков систем мотивации
приходили к выводу, что только мотивация
на результат является совершенной системой,
т.к. обосновывает бизнесу выплаты вознаграждений,
а сотрудникам дает возможность получать
и увеличивать доход в четкой зависимости
к приложенным усилиям.
Выделяют следующие виды мотивации
персонала:
Психологическая мотивация
На предприятии ООО «Виста-Центр»
в большей степени преобладает материальная
мотивация, так как в сфере ее деятельности
это наиболее эффективно. Чем выше
продажи (выручка) тем выше будет заработная
плата.
Материальная мотивация — это очень эффективный
способ поощрения сотрудников к тому,
чтобы они стремились к выполнению своих
заданий качественно и быстро. Именно
материальная мотивация персонала считается
самой лучшей у нас в стране, так как другие
способы не приносят нужных результатов.
Материальная мотивация: система
доплат и поощрений
Есть определенная система
материальной мотивации. Это может быть
как прямое поощрение сотрудников так и косвенное. Прямое материальное
поощрение — это различные доплаты, например,
премия и рост зарплаты. Косвенная система
материальной мотивации — это оплата
больничных листов, отпусков, медицинское
страхование а также отчисления в пенсионное
страхование. В общем: полный социальный
пакет, который регламентирован государством.
Но к косвенной материальной мотивации
также можно отнести различные добровольные
бенефиты, которые не предписаны нигде,
а используются работодателем только
на добровольной основе.
Чтобы материальная мотивация
приносила свои плоды, следует правильно
ее использовать. Для начала можно рассмотреть
пример, когда персоналу выплачивают ежемесячную
премию, например, от количества продаж.
При этом премию получают всегда в один
и тот же день. Премия становится ожидаемой
и, к тому же, начинает расцениваться как
само собой разумеющееся. Чтобы избежать
такого отношения персонала к собственной
премии, она не должна быть запланированной
и установленной в определенном размере.
Также не стоит забывать, что материальная
мотивация должна быть не чем-то, что начальство
постоянно обещает, а чем-то достижимым.
Иначе персонал просто перестанет верить
в то, что та самая премия однажды будет.
Кстати, возьмите на заметку, что слишком
большие перерывы между премиями (пускай
они будут и в большом размере) не дают
хорошего результата. Пускай премия будет
почаще, но полученная сумма денег не обязательно
должна быть слишком большой.
Материальная мотивация: система
штрафов
Во многих фирмах работодатели
неправильно используют систему материальной
мотивации. Штрафы и различные санкции
применяют намного чаще, чем доплаты и
поощрения. Потом работодатели удивляются,
почему это у них такая текучка кадров.
А ведь все на самом деле очень просто.
Чем больше вы наказываете сотрудника,
тем меньше шансов на то, что он будет хорошо
и качественно работать. При этом не все
фирмы работают таким же образом. В других
компаниях системе штрафов предпочитают
поощрения за хорошее выполнение работы.
Если нет результата — нет поощрения.
Конечно, тот или иной метод материальной
мотивации каждый работодатель будет
выбирать сам. Но вот найти золотую середину
между штрафами и поощрениями порой бывает
очень трудно.