Применение контроллинга на предприятии

      Закупка большой партии сырья и материала, которая не будет полностью использована в отчётном периоде при таком подходе к составлению нашей новой отчётности даст нам в итоге убыток. И это правильно. Это означает, что предприниматель затратил больше наличных денег, чем получил. Имея на руках наличные деньги, предприниматель может осуществлять любые хозяйственные операции по мере необходимости, имея же вместо денег запас сырья и материала на складе, он лишён такой возможности, что в условиях нашей страны может иметь для его предприятия самые роковые последствия. Наличие на складе большого запаса сырья и материалов - это скорее потенциальный убыток, чем прибыль. Недаром на Западе ещё в 80-е годы заговорили о системе поставок "точно в срок".

      На  нашем конкретном предприятии предприниматель  совершает 2 раза в месяц поездки в Москву за материалом, через каждые 2 недели. Следовательно, мы можем допустить, что предприятие в течение отчётного периода потребляет весь доставленный материал. Это значительно облегчает нам как составление аналитической таблицы, так и планирование затрат.

      6) Отпадает необходимость в строке "Общая производительность".

      7) Затраты материалов и услуги со стороны. Как уже было сказано выше, эти затраты будут равны закупленным (и оплаченным!) материалам и услугам. Естественно, что здесь учитываются услуги, идущие на конкретное изделие, а не распределяемые между ними. На предприятии предприниматель здесь и в дальнейшем мы будем использовать следующий важный принцип: заносить в нашу схему затрат только оплаченные затраты (за исключением амортизации). Это значительно облегчает составление таблицы, уменьшает время её составления и позволяет предпринимателю контролировать свой платёжный баланс по доходам и расходам. Конечно, это очень спорный момент. Но если мы сказали "А", взяв за основу выручку по оплате, то должны сказать и "Б", беря затраты по оплате (конечно, кроме амортизации - это особый элемент затрат). Далеко не каждое предприятие может позволить вести себе такую схему. С другой стороны, не одно солидное малое предприятие не начнёт работу, не имея предварительной оплаты или гарантии оплаты, работая с надёжными клиентами. А такие предприятия могут позволить себе оплачивать свои расходы точно в срок. Именно для них такая схема вполне приемлема. Нашу фирму вполне можно отнести к таким предприятиям.

      8) Предварительный итог без строки 04 = общая прибыль. Рассчитывается путём вычитания из выручки затрат на материалы и услуги со стороны. Очень важный пункт для анализа предпринимателем своего экономического положения и для принятия решения о дальнейших шагах в хозяйственной деятельности. Фактически, получаемая разница - это добавленная стоимость, которую присоединяют к изготавливаемой продукции на самом предприятии. Сопоставляя величины этой добавленной стоимости и затрат на материалы и услуги со стороны, предприниматель сразу же может увидеть, какова доля участия этих двух величин в стоимости его продукции, где следует искать резервы снижения затрат.

      9) Плата за основную производственную работу (изготовление). В схеме, рекомендованной немецкими специалистами, зарплата и оклады, (в т. ч. зарплата предпринимателя) выделены отдельно. На нашем предприятии нельзя отличить чётко: где зарплата, а где оклад? Каждый из работающих принимает участие в течение дня в изготовлении самых разных изделий, т.е. используется принцип взаимозаменяемости, тем более что особо сложных операций здесь нет. Другими словами, не представляется возможным отнести затраты труда на отдельное конкретное изделие, а вернее, затраты на подсчёт такого разделения не соответствовали бы пользе от такого подсчёта. Таким образом, если зарплату нельзя отнести на конкретное изделие, они становятся распределяемой величиной и к ним вполне можно отнести оклады операторов ЭВМ, бухгалтеров и самого предпринимателя, т.е. выражать общие затраты на оплату труда в одной строке. К ним же будут отнесены отчисления во внебюджетные фонды и подоходный налог, т.к их величина прямо зависит от размеров оплаты. Казалось бы, если оплату труда и отчисления во внебюджетные фонды приходиться распределять по изготовленным изделиям, то логично было бы отнести их к затратам на организацию группы 1. Но в данном случае мы оставим их для расчёта суммы покрытия 1, т.к сумма затрат материалов и зарплаты с отчислениями позволяет нам определить нижний уровень выручки предприятия, достаточный для продолжения производственного процесса.

      Следует, к сожалению, заметить, что в нашей  стране зарплата перестала быть элементом  затрат, определяющим нижнюю границу  цены по системе директ-костинг. Экономия издержек за счёт зарплаты стала более чем распространённым явлением.

      10) Затраты на отпуск товаров на предприятии отдельно не выделяются и оставлять эту строку в схеме нет необходимости.

      11) Сумма покрытия 1 определяется как разница между выручкой и производственными затратами, в данном случае затратами на материал и зарплату с отчислениями во внебюджетные фонды. Результат покажет нам сумму, которая остаётся у предприятия для того, чтобы покрыть затраты, распределяемые между изделиями (постоянные и условно-постоянные) и получить некоторую прибыль. Это важный момент для оценки выгодности (возможности) производства некоторого изделия. Если цена изделия не только покрывает прямые затраты на своё изготовление, но и даёт некоторую сумму покрытия, это означает, что часть постоянных и условно-постоянных расходов будет оплачена; тем меньше останется этих видов затрат, приходящихся на другие изделия, что может сделать рентабельным их производство.

      12) Кредитов предприниматель не брал, поэтому строку "Проценты" из схемы необходимо убрать. Следовательно, нет необходимости и в расчёте промежуточной суммы. Сама промежуточная сумма была установлена в таблице немецких специалистов по той причине, что они совершенно справедливо считали, что оклады, зарплату предпринимателя, проценты банка необходимо оплачивать в любом случае и нижнюю границу цен необходимо рассчитывать с учётом этих величин. Далее идут укрупнённые статьи затрат, относящиеся в целом к затратам на организацию группы 1. Укрупнены они для более ясного и простого контроля: заметив нежелательные отклонения в одной из групп, можно провести более подробный анализ группы, но это уже не относится к функциям составляемой нами схемы - её назначение - дать сигнал о совершающихся процессах в среде затрат.

      13) Первой такой укрупнённой статьёй затрат является строка "Затраты на содержание производственных помещений без арендной платы". Для каждого предприятия составные элементы этой строки будут нести черты индивидуального своеобразия. Для нашего предприятия такими элементами являются: электроэнергия, отопление, охрана, канализация, услуги СЭС.

      Следующую статью - "Транспортные расходы" - по моему мнению, следует подразделить на две подстатьи: "Расходы на ГСМ" и "Обслуживание транспорта". В 1-й подстатье будут учитываться расходы на бензин, масла и т.п., как самых значительных затрат при использовании транспорта. Во 2-й подстатье - налог с владельцев автотранспорта, покупка запчастей, затраты на ремонт техники.

      В статью "Текущий ремонт и прочие расходы" на предприятии В. С.Ф. включены следующие виды расходов: ремонт оборудования, покупка запчастей к оборудованию и т.п.

      14) Сумма покрытия 2 рассчитывается путём вычитания затрат на организацию группы 1 из суммы покрытия 1. Сумма покрытия 2 означает сумму, которая остаётся у предприятия на погашение затрат, имеющих косвенное отношение к производству и получение прибыли.

      15) К затратам на организацию группы 2 на нашем предприятии было решено отнести: расходы на телефон, командировки, подписка на деловую литературу, расходы на рекламу, юридические услуги, оплата услуг банка и уплата налогов. Уплата налога производится в форме оплаты патента.

      16) Если из суммы покрытия 3 вычесть затраты на организацию группы 2, то мы получим сумму покрытия 3 - итог деятельности предприятия - прибыль от нашей производственной деятельности. Здесь и можно было бы остановить составление схемы, относящейся конкретно к определению прибыли от основной деятельности предприятия. Однако Р. Манн и Э. Майер советуют нам произвести здесь увязку данных с данными финансовой бухгалтерии. Для этого предназначена строка "Сверочный итог". В этой строке мы запишем результат от продажи основных средств, сдачи имущества в аренду, получения процентов и т.п. операций, не связанных с производственным процессом. Сопоставление результата от этих операций с нашим итогом позволит нам определить прибыль от деятельности предприятия в целом. Необходимо заметить, что "Сверочный итог" должен отражать реально полученные средства, для возможности сопоставления их с результатом от производственной деятельности, который мы считаем в виде получения наличных денег в кассу или на расчётный счёт.

      17) Переговорив с предпринимателем, мы разделили строку "Затраты материалов и услуги со стороны" на две: собственно "Затраты материалов и услуги со стороны" и "Покупные товары". В последней строке предприниматель хотел бы контролировать количество готовых изделий, закупаемых на стороне для перепродажи. Однако следует учесть, что на предприятии закупленный товар достаточно часто используется и в производственном процессе.

      Теперь, с учётом всего вышеизложенного, схема новой системы отчётности для исчисления конечного результата, разработанная для нашего предприятия, будет выглядеть следующим образом: 

      Таблица 2. "Показатели для расчёта"

_{2. Формирование отчетности юридической единицы}

      Однако  на составление группировки статей расходов, прибылей и убытков составление  полной схемы не заканчивается. Теперь нам необходимо выйти на 2-й уровень отчётности.

      Немецкие  специалисты считают, что формирование отчётности на 2-м уровне возможно осуществлять исходя из 3-х принципов дифференциации:

      по  продукции и группам продукции;

      по  клиентам (покупателям) или группам клиентов;

      по  сферам ответственности внутри предприятия.

      Особенности юридической организации нашего предприятия как бы уже за нас  решают, какой из трёх принципов  мы выберем. Так как фактически единое производство юридически разделено на три разных предприятия, то естественно и удобно организовать 2-й уровень отчётности в разрезе этих юридических единиц.

      Таким образом, составленная нами схема будет  дополнена 4 графами: "Предприятие 1", "Предприятие 2", " Предприятие 3" и "В целом по предприятию".

      Данные  по юридическим единицам будут давать нам возможность оценить вклад каждого подразделения в общий результат, а отклонения в расходах (от плана или прошлого периода) можно будет увидеть в месте их происхождения, что, конечно же, облегчит поиск причин отклонений. Данные же в целом по предприятию дают возможность предпринимателю увидеть общее состояние дел в его производстве.

      После окончательного составления схемы  на повестку дня ставится вопрос о  методе и порядке её заполнения. Здесь для предприятия были возможны два варианта: с учётом внутрихозяйственных перемещений; и без учёта внутрихозяйственных перемещений.

      Это связано со следующими обстоятельствами: так как подразделения одного предприятия юридически обособлены, то переход полуфабрикатов между ними выглядит как реализация для одного подразделения и оплата услуг для другого. Эти операции осуществляются через расчётные счета в банке. Для самого же предпринимателя такие операции ничего не меняют: он как бы "берёт из одного кармана и перекладывает в другой". Следовательно, в графе "В целом по предприятию" должны быть данные, очищенные от внутрихозяйственных (фактически) операций - это однозначно. Вопрос в том, следует ли такие операции учитывать в графах "Предприятие 1", "Предприятие 2" и "Предприятие 3"?

      После обсуждения этой проблемы в бухгалтерии от учёта внутрихозяйственных операций было решено отказаться по следующим причинам:

      необходимость исключать такие обороты из графы "В целом по предприятию" сильно осложняло работу бухгалтера: вместо того, чтобы просто просуммировать данные по каждой строке для получения итоговой суммы в последней графе, необходимо было отдельно учитывать - какие суммы подлежат суммированию, а какие - нет. Значительно возрастала вероятность ошибки от невнимательности, а такие ошибки могли бы поставить под вопрос применение всей системы разрабатываемого нами производственного учёта для предпринимателя; так как мы условились определять выручку и затраты по оплате, то внутрихозяйственные обороты, фактически не несущие в себе перемещение средств для предпринимателя, не могут быть присоединены к оборотам предприятия с внешней средой.