Принципы и процесс диагностики систем управления

Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана насущной необходимостью: организация не может позволить себе вести дела, не имея представления о соотношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

Основные цели диагностики  финансово-хозяйственного состояния  организации:

1. Объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а также выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы;
2. Постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;
3. Прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.

Исходя из этого, можно сказать, что главной целью анализа финансово-хозяйственного состояния организации является подготовка информации для принятия управленческих решений на всех ступенях иерархической лестницы.

Основные задачи, решаемые при проведении диагностики финансово-хозяйственного состояния предприятия:

1. Проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки);
2. Объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг (по данным учетa и отчетности);
3. Комплексная оценка хозяйственной деятельности;
4. Анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;
5. Анализ зависимости «затраты — объем производства — прибыль»;
6. Оценка эффективности функционирования производственных подразделений;
7. Обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;
8. Анализ труда и заработной платы;
9. Анализ эффективности использования материальных ресурсов;
10. Анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;
11. Анализ себестоимости продукции;
12. Анализ прибыли и рентабельности;
13. Анализ финансового состояния;
14. Выявление и измерение внутренних резервов (на всех стадиях производственного процесса);
15. Испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).

Это далеко не полный перечень задач, решаемых при проведении диагностики  организации, он может быть дополнен в зависимости от целей исследования.

Источники информации для  диагностики финансово-хозяйственного состояния организации подразделяются учетные и внеучетные. Учетные источники информации:

1. Бухгалтерский учет и отчетность;
2. Статистический учет и отчетность;
3. Управленческий учет и отчетность.

Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скорректировать деятельность предприятия для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

Положительным при использовании  данных бухгалтерского учета и отчетности является тот момент, что анализ финансово-хозяйственного состояния  предприятия может проводить  независимый специалист (что важно  для небольших фирм, не способных  содержать собственную аналитическую  группу). При отсутствии на предприятии  статистических оперативных данных у руководителя всегда есть возможность  получить аналитические показатели по данным бухгалтерского учета, так  как ведение бухгалтерского учета  и отчетности является обязательным для всех юридических лиц.

Статистический учет и  отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и т д.

Управленческий учет и  отчетность используются как на отдельных  участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое  по сравнению со статистической и  бухгалтерской отчетностью получение  необходимой информации для анализа.

Внеучетные источники  информации:

1. Материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;
2. Данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля;
3. Результаты проверок налоговой службы;
4. Материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива;
5. Средства массовой информации;
6. Внутренние документы и переписка со сторонними организациями;
7. Сведения, получаемые отличного контакта с исполнителями.

Организационная диагностика  предназначена для оценки различных  аспектов деятельности организации  и построения ее диагностического профиля. Для того чтобы диагностика обеспечивала достижение целей системы управления, она должна обладать несколькими  важными свойствами:

1. Стратегическая направленность диагностики. Для того чтобы быть эффективной, диагностика должна иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты системы и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу «затраты — эффект», никогда не должна служить критерием для решения — нужно ли вводить механизм диагностики.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель диагностики состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед системой. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. При этом бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если она не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Таким образом, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть интегрирована с другими функциями управления.
3. Соответствие виду деятельности. Для того чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать контролируемому виду деятельности. Она должна объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм диагностики может скорее маскировать, а не собирать практически важную информацию.
4. Своевременность диагностики. Для того чтобы быть эффективной, диагностика должна быть своевременной. Своевременность диагностики заключается не в исключительно высокой скорости или частоте ее проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует диагностируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала диагностики определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью диагностики остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективной диагностики — это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.
5. Гибкость диагностики. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то диагностика становится ненужной. Диагностика, как и планы, должна быть достаточно гибкой и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают, сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе диагностики.
6. Простота диагностики. Как правило, наиболее эффективная диагностика — это простейшая диагностика с точки зрения тех целей, для которых она предназначена. Простейшие методы диагностики требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система диагностики слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее — такая система диагностики не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Поэтому для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой диагностики и реализующих ее.
7. Экономичность диагностики. Очень редко стремятся достичь при помощи диагностики полного совершенства в работе системы, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Таким образом, если суммарные затраты на систему диагностики превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему диагностики вообще или ввести менее тщательную диагностику. Вообще, поскольку в диагностике скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, то для того, чтобы диагностика была экономически оправданной, отношение затрат к возможной прибыли у нее должно быть довольно низким.

Подробнее схема диагностики  системы управления представлена на рис. 1

Схема диагностики системы  управления

Рисунок 1

2. Диагностика компании «Альфа»
1. Цели и задачи анализа

Цель работ была сформулирована владельцами группы компаний следующим образом: Оценить целесообразность усиления роли управляющей компании и функции, подлежащие централизации.

Для достижения данной цели консультанты поставили перед собой  следующие задачи:

1. Кратко охарактеризовать деятельность группы в целом по параметрам: состав, виды деятельности, структура собственности, ключевые преимущества;
2. Рассмотреть стратегию группы, включая стратегические цели или ориентиры и используемую технологию стратегического управления;
3. Проанализировать основные бизнес-процессы и функции управления;
4. Оценить соответствие основных бизнес-процессов и функций стратегии;
5. Определить набор функций, по которым целесообразно осуществлять централизацию управления группой;
6. Наметить этапы перехода от группы компаний к холдингу.

В ходе диагностики состояния  компании были проведены следующие  работы:

1. Анализ документов (руководство по качеству, штатные структуры, положения о департаментах, проекты инструкций, формы);
2. Интервью с руководителями подразделений компаний «Альфа», Сервис-Альфа, Оборудование-Альфа;
3. Интервью с владельцами группы компаний.

2. Краткая характеристика группы компаний и стратегий группы

В состав группы входят семь компаний. Их краткая характеристика приводится в таблице 1.