Принципы и процесс диагностики систем управления

Контрольные пакеты шести  компаний принадлежат «Альфа», у одной компании «Альфа» принадлежит 50%. «Альфа» принадлежит трем владельцам, которые одновременно выполняют функции кураторов различных компаний группы. Контрольного пакета нет ни у кого из владельцев.

Управление двумя компаниями осуществляют директора по найму, остальные  компании группы управляются совладельцами.

Виды деятельности достаточно четко распределены по компаниям  группы, что является весьма оптимальным  с точки зрения раздельного финансового  учета по видам деятельности.

К основным относятся следующие  виды деятельности группы компаний (в  скобках указывается доля в объеме продаж за 1 и 2 квартал текущего года):

1. Продажи электрооборудования (ЭО) и систем электропитания (СЭ), включая:
1. Корпоративным клиентам в центральном регионе (~19%);
2. Мелкооптовым заказчикам (дистрибьюторские и с установкой) в центральном регионе (~ 16%);
3. В Северо-западном регионе – "Инжиниринг-Альфа" Псков (~23%);
4. В Поволжском регионе – "Системы-Альфа" Волжский (~10%);
2. Розничная торговля ЭО в Москве и области – "Розница-Альфа" (~16%);
3. Продажа и установка промышленного холодильного оборудования (~9,5%);
4. Продажа и установка мест продаж – Сервис-Альфа (~7%).

К обеспечивающим видам деятельности относятся:

1. Закупка оборудования у концерна GE (департамент логистики "Альфа");
2. Организация доставки ЭО в регионы (департамент логистики "Альфа").
3. Закупка материалов для производства мест продаж (отдел логистики "производство-Альфа");
4. Изготовление мест продаж ("производство-Альфа");
5. Анализ, планирование и координация финансовых потоков (департамент финансов "Альфа");
6. Транспортировка мест продаж и холодильного оборудования в Москве и области (транспортный отдел "Альфа").

К основным ключевым преимуществам  группы компаний можно отнести:

1. Наличие льготных условий закупки оборудования GE;
2. Устойчивая репутация и стабильные отношения с корпоративными клиентами (связь, электротехника);
3. Собственное производство;
4. Централизованная координация финансовых потоков;
5. Централизованное продвижение общих товарных знаков.

Кроме того, можно выделить следующие потенциальные конкурентные преимущества:

1. Централизованное управление базовыми бизнес-процессами;
2. Перенос технологии управления БП в новые регионы;
3. Проведение единой маркетинговой политики;
4. Наличие сертификата ИСО-9000 ГОСТ-Р.

Стратегические ориентиры  развития по основным видам деятельности предполагают ежегодный рост объема продаж на 40-50% по продажам ЭО и СЭ.

По продажам холодильного оборудования и мест продаж точные цифры не прогнозируются, но поставлен  ориентир роста в 100-200%.

В рамках продаж ЭО создано  новое региональное направление ("Сервис-Альфа" Астрахань) по Нижнему Поволжью с перспективой его развития в Казахстан и Сибирь. Компания "Системы-Альфа" ориентируется на расширение рынка сбыта в Башкирии и Уральском регионе.

Для обеспечения планируемого роста продаж расширяются производственные мощности завода за счет средств целевого кредита.

В области управления деятельностью  группы компаний планируется целый  комплекс мероприятий в следующем  составе:

1. Усиление централизации управления деятельностью компаний, входящих в группу;
2. Принятие ряда мер по оптимизации структуры собственности и финансовых потоков;
3. Постановка технологии управления процессами, включая нормирование (тарификацию) работ, создание базы данных готовых решений (типовых схем AutoCAD), регламентацию горизонтальных взаимодействий, определение элементов квалификации сотрудников, формализацию данных и переход на полностью электронный документооборот с помощью системы управления процессами (Work Flow).

Постановка технологии стратегического  планирования оценивалась по следующим  параметрам:

1. Горизонт стратегического планирования;
2. Четкость целеполагания (обоснованность, детальность и взаимосвязанность целей стратегического и тактического уровня);
3. Уровень развития механизмов и процедур планирования, контроля за исполнением и оперативной коррекции планов (технологичность стратегического управления).

Стратегическое планирование осуществляется на срок 1-3 года: на 1 год  по обобщенным показателям деятельности, на 3 года – по общим ориентирам развития.

В количественных показателях  планируется только объем продаж для каждого вида деятельности. Определение  показателей продаж осуществляется на основе данных предыдущего периода  и прогноза ожидаемого роста в  данном секторе рынка.

Зафиксированная система  стратегических целей в группе компаний не используется, поэтому оценка обоснованности, детальности и взаимосвязанности целей стратегического уровня производилась по результатам интервью с владельцами Группы. Результаты показали, что хотя цели и не зафиксированы, но владельцы достаточно согласованно переводят их в подцели и обосновывают.

Стратегическое управление реализуется частично владельцами группы и включает в себя следующие элементы:

1. Определение контрольных показателей по объему продаж для каждой компании;
2. Разработка и утверждение ценовой политики;
3. Разработка и утверждение планов развития перенос положительного опыта между компаниями;
4. Непосредственная  организация крупных инвестиционных проектов, типа расширение производства или создание новой компании;
5. Принятие решений по особо крупным сделкам или непрофильным продуктам.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Краткая характеристика бизнес-процессов и функций

Виды деятельности группы достаточно четко распределены по компаниям, что является оптимальным как для управления основными бизнес-процессами, так и для раздельного финансового учета по видам деятельности. Однако следует отметить, что у выполняемых бизнес-процессов очень высокая изменчивость в зависимости от специфики потребностей конкретного клиента, поэтому выделять бизнес-процессы на данном этапе развития группы можно несколько условно, так как четких границ между ними нет, и ответственность менеджеров за различные процессы размыта.

В зависимости от специфики  состава и исполнителей целесообразно  выделить следующие основные бизнес-процессы:

1. Продажи ЭО и СЭ корпоративным клиентам в центральном регионе (А-3);
2. Продажи ЭО и СЭ мелкооптовым заказчикам (А-4);
3. Продажи оборудования ЭО и СЭ дистрибьюторам (А-5);
4. Продажи ЭО и СЭ в Северо-Западном и Поволжском/Уральском регионе (А-6);
5. Продажа и установка промышленного холодильного оборудования (А-7);
6. Продажа и установка мест продаж (А-8);
7. Розничная торговля ЭО в Москве и области.

БП А-3 "Продажи ЭО и  СЭ корпоративным клиентам в центральном  регионе" является самым расширенным  по своему составу. За конечный результат  выполнения данных процессов отвечают директора направлений (менеджеры отдела по работе с корпоративными клиентами "Альфа") они же осуществляют координацию всего процесса. В полном объеме включает следующие процедуры:

1. Заключить договор (включая активное привлечение клиента, согласование условий, выставление счета);
2. Закупить специальную партию оборудования;
3. Спроектировать изделие (включая разработку и согласование эксплуатационной и конструкторской документации);
4. Изготовить партию изделий (включая приемку специальной партии оборудования, сборку, тестирование и подготовку к отправке);
5. Доставить партию изделий;
6. Смонтировать (включая монтаж, наладку, испытание и сдачу).

В отдельных случаях процедуры  доставки и/или монтажа не проводятся, так как клиент выполняет их самостоятельно, или они проводятся другой компанией.

БП А-4 "Продажи ЭО мелкооптовым заказчикам" не является стабильным по своему составу и может проводиться  в различных вариантах. За координацию  и конечный результат отвечают начальник  и сотрудники отдела продаж "Альфа".

Максимальный вариант  включает цикл процедур аналогичный  БП А-3 (заключение договора, проектирование, изготовление, доставку, монтаж), но имеет  следующие отличия от продаж корпоративным  клиентам:

1. Способ привлечения клиентов - через рекламу в специализированных СМИ и участие в выставках, т.е. нет целенаправленной работы по выходу на конкретные предприятия, а обслуживается поток потенциальных клиентов обращающихся в компанию;
2. Редко производится закупка специальной партии (как правило, необходимое оборудование есть на складе или будет завезено по плановой закупке);
3. Проектирование ограничивается выбором одного из стандартных решений с незначительной адаптацией;
4. сСоки изготовления, доставки и монтажа определяются по остаточному принципу.

Минимальный вариант включает заключение договора, проектирование и изготовление изделия.

БП А-5 "Продажи оборудования ЭО и СЭ дистрибьюторам" так же координируется отделом продаж "Альфа". Данный бизнес-процесс является относительно новым, заключается в продажах оборудования региональным компаниям, которые самостоятельно заключают договора с клиентами, проектируют, изготавливают и монтируют оборудование. Продажи производятся как на плановой, так и на внеплановой основе – для крупных и срочных заказов дистрибьюторов. Способы доставки варьируются.

Бизнес-процессы продаж ЭО и  СЭ в регионах различаются в основном компаниями-исполнителями ("Инжиниринг-Альфа", "Системы-Альфа", "Сервис-Альфа"). По составу процедур региональные продажи являются максимально не устоявшимися (гибкими) и могут включать как полный цикл процедур (такой как в БП А-3), так и максимально-сокращенный вариант с продажей только оборудования. Кроме того, по мере возникновения у клиентов потребностей, косвенно связанных с основной деятельностью, региональные компании могут заключать договора на продажу непрофильных услуг. Однако в таких ситуациях директора компаний согласуют каждый договор с совладельцами.

БП А-7 "Продажа и  установка мест продаж" осуществляется компанией  "Сервис-Альфа" и связан с деятельностью группы достаточно сильно, за счет активного использования мощностей завода, транспорта и централизованных закупок материалов. Полный цикл бизнес-процесса включает следующие процедуры:

1. Привлечение  клиента преимущественно за счет рекламы в специализированных СМИ и участие в выставках;
2. Конкретизация потребностей клиента в местах продаж (план, чертеж, расчет стоимости);
3. Заключение договора (определение сроков, скидок, условий оплаты и поставок);
4. Размещение заказа на заводе и контроль хода его выполнения;
5. Изготовление набора комплектующих;
6. Проверка готовности и сообщение менеджеру;
7. Оформление отгрузочных документов, заказ транспорта и монтажной бригады;
8. Монтаж мест продаж и оформление акта.

Данный процесс является высоко стандартизированным, хотя есть часть клиентов, производящих монтаж самостоятельно. В ситуациях, когда  клиент выражает потребность в складском  оборудовании руководство не идет на расширение оказываемой услуг (перепродажа  складского оборудования), но предоставляет  бесплатную помощь в выборе надежного  и качественного поставщика.

БП А-8 "Продажа и  установка промышленного холодильного оборудования" осуществляется сотрудниками компании "Оборудование-Альфа" и связан с основным бизнесом компании минимально – частично используемой доставкой материалов клиенту средствами транспортного отдела "Альфа". Остальные процедуры выполняются практически полностью самостоятельно и включают: