Структурирование информации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

 

Экономический факультет

 

Кафедра финансов и кредита

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Основы профессионального развития экономики»

Тема: «Структурирование информации»

 

специальность 080105 «Финансы и кредит»

 

Заочное отделение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель контрольной работы,

преподаватель        Л.И. Стадниченко

 

Контрольную  работу выполнила 

студентка 3 курса        И.А. Фабрий

 

 

 

Воронеж – 2012

Для понимания сложных систем существенное значение имеет такое представление информации о них, чтобы она хорошо воспринималась человеческим сознанием. В частности, информация должна быть хорошо структурирована.

Структурирование является самым простым способом анализа получаемой информации. Структурирование есть не что иное, как расположение в определенном порядке, или по определенной схеме. Такой порядок может быть определен по-разному. Наиболее яркий пример - расположение информации в хронологическом порядке. Например, информацию из разных источников о неком событии располагают последовательно от более раннего к более позднему (или наоборот), т.е. в соответствии со временем, которое описывается данным блоком информации. Другой способ структурирования информации — расположение каждого блока информации в разных разделах в зависимости от того элемента, который описывает данный информационный блок.

Задача структурирования информации стоит практически перед  каждым человеком, который хочет быть понятым другими людьми. Особенно важна она для маркетолога или менеджера, поскольку им приходится доносить информацию до большого количества людей.

Под словом «структура» (от латинского structura – строение, расположение, порядок) подразумевается «устойчивая картина взаимных отношений элементов целостного объекта». Т.е. система взаимоотношений элементов информации. Под структурированием информации понимается расположение различных элементов информационного массива и создание между ними таких связей, чтобы он наиболее хорошо воспринимался целевой аудиторией (потребителями).

Порядок структурирования информации можно представить следующим образом:

• Постановка целей и задач
• Выделение аудиторий и особенностей их восприятия
• Определение приоритетов и стратегий
• Выбор названия и формы
• Разбиение всего массива информации на блоки
• Построение внутренней структуры блоков
• Соединение блоков в единую структуру
• Выстраивание структур презентации и поиска
• Формирование других видов структур

Следует отметить определенную противоречивость задачи структурирования. Видение сложной системы субъективно и различные модели явления могут давать нам несколько разное видение этой системы. При структурировании же информации необходимо зафиксировать единую точку зрения на нее. Это может создать иллюзию того, что эта точка зрения единственная. Как этого избежать? По крайней мере, представлять различные взгляды на ситуацию, а также отмечать, чье это конкретное видение и с какой точки зрения.

Субъективность структуры  находит свое отражение в тех целях и задачах, с которыми создается и структурируется данная система информации.

Следует отметить, что  цели и задачи могут вступать в  конкуренцию между собой в определении того, каким конкретно образом следует структурировать информацию. Именно поэтому соотношение их влияния должно быть четко зафиксировано.

Кроме того, на структуру  оказывает существенное влияние  то, кого автор считает своим основным потребителем и каковы цели и особенности  восприятия этого потребителя. Между различными потребителями (аудиториями) также возможна конкуренция за влияние на структуру предоставления информации.

Анализ аудиторий значительно  более сложен, чем целей и задач, но если аудитория достаточно однородна и привычна, то учет особенностей ее восприятия может быть мало существенным.

Однако следует помнить, что есть люди с различными интересами и стереотипами, по разному реагирующими на текстовую и образную информацию, а также воспринимающие ее с разной скоростью. Это особенно важно, если информация обязательна для восприятия (безальтернативна) или среди получающих ее людей есть значительно различающиеся по восприятию.

При детальной проработке целевых установок полезно также  решить, каким образом, с использованием каких стратегий или подходов будут достигаться поставленные цели.

Следующим этапом создания структуры информационного массива  является формирование его цельного образа, прежде всего, выбор его названия, формы, объема, состава авторов и основных контуров содержания.

Далее следует  этап разбиения информационного массива (возможно, его только предполагается создать) на несколько блоков - подсистем, в зависимости от имеющегося представления об интересах потребителей, поставленных целей и задач и содержания информации. При этом содержание блоков должно раскрывать и детализировать тему, отраженную в названии.

Каждый из блоков также должен иметь свою внутреннюю структуру, например, название, границы, вступление, содержательное ядро, иллюстрации, интерактивные элементы, заключение и ссылки на другие блоки информации (связи).

Затем, аналогичная  процедура разбиения осуществляется с каждым из блоков, а точнее с  его содержательным ядром. Этот процесс  осуществляется согласованно таким  образом, чтобы подсистемы одного уровня были соизмеримы по объему, и имели  одинаковую внутреннюю структуру.

В результате весь массив информации должен быть разделен (дискретизирован) на базовые блоки  информации (параграфы, фигуры, схемы, задания, таблицы, файлы). Это позволяет  устанавливать связи (ссылки) между  отдельными элементами информации. Каждый базовый блок должен иметь четкие границы и уникальное наименование или номер.

В тех, случаях, когда  один и тот же массив информации относится к нескольким структурным  единицам одного или даже разных уровней  можно говорить о плохом структурировании информации.

При разбиении на базовые  блоки следует ориентироваться:

• на их естественные границы (цельность), например таблица, рисунок, логически связанный текст,
• на примерное равенство объемов информации в различных блоках,
• на неутомительность восприятия блока, например, не более 3-5 минут чтения человеком или 3-х страниц.

Базовые блоки могут  подразделяться на еще более мелкие структурные единицы. Как правило, существует не менее двух таких уровней. Так, каждый раздел статьи делится на абзацы и предложения; таблица - на столбцы и строки; рисунок - на фрагменты и элементы рисунка.

Выделенные блоки информации должны быть соединены и перенумерованы в определенном порядке. Можно выделить несколько видов структур:

• Линейная (последовательная). Блоки информации последовательно соединены друг с другом. Так упорядочена информация на видеокассете, простой текст в книге, память человека.
• Матричная (табличная). Каждый блок информации может быть отнесен к нескольким множествам. Так удобно представлять некоторые виды цифровой информации, в которых линейным образом перечисляется несколько информационных блоков по каждой из позиций.
• Иерархическая или древовидная. Каждый блок более высокого уровня соединен с несколькими блоками более низкого уровня. Так структурированы файлы в компьютере, оглавление в больших документах и т. д.

Пример графического изображения приведенных выше структур представлен на рис. 1. Здесь линии обозначают связи между блоками, а точки соединения нескольких линий – информационные блоки.

 

 

 

 

 

Рис.1 Примеры структур

 

 

• Гипертекстовая. Кроме основной стурктуры, установлены связи между ключевыми словами или иллюстративными элементами внутри содержательных блоков с другими блоками информации. Структура такого типа широко используется при представлении информации на Веб сайтах. Таким же образом организуются ссылки в крупных текстах, в которых отдельные разделы или фигуры выносятся в приложения.
• Поисковая. В очень больших информационных массивах основной проблемой становится поиск нужного блока (файла). В этом случае вводится несколько поисковых признаков/меток, по которым можно найти нужную информацию. Структуру такого типа можно выделить в особый тип – поисковую. К этому типу можно отнести, например, структуру расположения статей в энциклопедическом словаре, в котором признаками, обеспечивающими поиск, являются последовательные буквы ключевых слов.

В зависимости от объема имеющейся информации следует выбирать адекватную ей структуру соединения блоков информации. Так, при представлении  информации в текстовом или презентационном виде, используются, в основном, иерархическая и линейная структуры, наиболее легко воспринимаемые человеком.

Структурная схема соединения информационных блоков должна быть представлена в явном виде с тем, чтобы потребители информации могли управлять своим восприятием и акцентировать внимание на наиболее важных моментах. Так, в печатном тексте должно быть дано «содержание», в библиотеке - каталог и т. д.

Под термином «структура» может скрываться значительное количество различных взаимосвязей между элементами системы, но следует выделить три наиболее существенных:

• Структуру взаимосвязей блоков информации, о которой говорилось выше.
• Структуру презентации.
• Структуру поиска нужных блоков (и более мелких структурных единиц).

В чем заключается различие между структурами взаимосвязей и презентации? При построении основной структуры взаимосвязей важной является ориентация на цели, форму представление информационного массива, а нередко и на внутреннюю логику содержания. При этом интересы потребителей могут отойти на второй план.

Поэтому при проработке структуры презентации необходимо специально учесть восприятие потребителя  и создать условия для того, чтобы он воспринял информацию оптимальным образом. Для этого используются различные способы акцентирования внимания, иллюстративные элементы, гипертекстовые ссылки и т.д.

Необходимость в структуре  поиска возникает при наличии  больших объемов информации, когда  процесс поиска нужного блока  занимает большое время. Чем больше объем информации, тем больше внимания следует уделять структуре поиска.

Небольшие информационные пакеты имеют не все эти структуры  в явном виде. Кроме этих основных видов структур, информация может  иметь (или не иметь) еще несколько  типов структур таких, как структуры  акцентов, проблем, ссылок и т. д.

Например, необходимо управлять  распределением наиболее важных и интересных элементов информации по ее объему. В одних случаях их следует  сконцентрировать (а менее значимую информацию вынести в приложение), в других распределить относительно равномерно по объему, чтобы поддерживать заинтересованность слушателя. Кроме того, эти элементы должны быть выделены (акцентированы) среди остального массива информации.

Наиболее сложно правильно спланировать структуру презентации, поскольку она в наибольшей мере связана с содержанием информации, ее восприятием человеком и теми ограничениями, которые налагает психика и физиология человека на восприятие. Если Ваша аудитория обладает значительной неоднородностью, то следует понять, каким образом можно «развести» различных потребителей по разным презентациям – разным путям восприятия информации.

Запросы разных аудиторий могут существенно  отличаться, поэтому приведем лишь некоторые из правил планирования презентации.

• Так, презентация должна быть, как правило, относительно краткой. Разговор по телефону, поздравление – 3 мин; статья  - 2-8 стр.; доклад 10-20 мин.; спектакль, кинофильм – 1-3 часа.
• Презентация должна быть интересной и потому должна или очень хорошо учитывать восприятие и ожидания аудитории или иметь обратную связь (к докладчику) или возможность выбора слушателем актуальной информации.
• Презентация должна быть образной, т. е. чередовать текстовую информацию со схемами, визальными и звуковыми образами и т. д.
• Презентация должна содержать акценты, т. е. наиболее важная информация должна быть выделена интонацией, шрифтом, музыкой, цветом, наплывом (кино), специальными знаками (иконки, восклицательный знак), рамочками и т. д.

В тех случаях, когда  Вы не можете воздействовать в достаточной  мере на восприятие человека (просмотр Вашего сайта) необходимо давать ему очень хорошую систему поиска актуальной информации, своего рода путеводитель.

Правило 4-7. Оперативная память человека имеет емкость примерно 7±2 [36] блоков значимой информации. При этом объем информации в одном цельном блоке особого значения не имеет. Поскольку для человеческого восприятия связи между факторами также могут выступать информационными блоками, то уже 4 единицы информации и 6 связей между ними могут вызвать полную загрузку оперативной памяти.