Структурирование информации

При загрузке в оперативную память человека (в течение 20 – 30 сек) большего количества блоков важной информации, чем она может вместить одновременно, предыдущие блоков информации не попадают в долговременную память, т. е. относятся  к разряду неактуальных и, как правило, быстро забываются.

Данный механизм позволяет уменьшить  количество блоков информации в долговременной памяти человека и облегчить их поиск при воспоминании. И именно он ответственен за многие особенности человеческого восприятия.

Примеры: человек плохо ранжирует вопросы, в которых более 7 позиций. Большинство людей плохо воспринимает предложения, содержащие более 7 слов. Если Вы делаете плакат, то рекомендуется делать на нем не более 4 фрагментов и т. д. Главное, мы должны помнить, что при структурировании информации с ориентацией на восприятие человека мы должны стремится к перечислениям числом 4-7, редко больше единиц.

В качестве исключений из этого правила можно привести структуры ориентированные на более длинные естественные последовательности: алфавит, ось времени, последовательность целых чисел.

Разбиение информации

Из правила 4-7 можно  получить некоторые правила разбиения  информации. В основном, это относится  к иерархической структуре и близким к ней.

Так, применять  иерархическую структуру, если у нас всего 7 блоков информации, не стоит. Если у нас 12 блоков, то уже можно разбить их на 3-4 группы по 3-4 блока (в группах может быть неравное количество блоков). При промежуточном числе блоков следует ориентироваться на смысловое единство групп, хотя это и субъективное деление. Можно предложить следующую систему нестрогих правил для разбиения небольшого количества информации:

 

Таблица 1.

Блоков	1-7	8-11	12-15	Больше 16=4*4
Правило	Не разбивать	Лучше не разбивать	Лучше   разбивать	Разбивать

Для определения  числа уровней, которое следует  использовать для иерархического структурирования информационного массива, можно исходить из предположения, что каждый нижележащий уровень содержит в 7 раз больше блоков. Количество блоков, которое можно разместить в таком случае, в зависимости от числа уровней, дано в таблице. 2.

Таблица 2.

Число уровней	1	2	3	4	5
Суммарное число блоков при распределении по 7 в блоке	7	7*7  =49	7*7*7  =343	7*7*7*7  =2401	7*7*7*7*7  =16807

 

Поскольку переструктурировать весь объем информации бывает довольно трудоемко, то необходимо заранее оценить какое количество блоков будет в Вашей базе данных или статье. Следует отметить, что природа самих данных часто диктует нам необходимость минимизации числа уровней или числа блоков в уровне.

Представление информации в образном виде

Человек плохо воспринимает и запоминает абстрактную, текстовую, цифровую информацию и значительно  лучше образную. Следовательно, необходимо стараться перевести часть абстрактной информации в образную.

Для этого существует несколько инструментов:

• названия,
• схемы,
• иллюстрации,
• аналогии,
• ассоциации,
• модели и т. д.

В плане структурирования информации использование названий является процессом обозначения целого блока (подсистемы) информации неким символом (названием), который иногда называют кодировкой.

Процесс группировки  информации в иерархическую структуру, по существу, является процессом выделения  систем и подсистем с формированием  таких неотъемлемых атрибутов систем, как их названий и выполняемых функций.

Если Вы дали название некоторому объекту, то это название начинает тиражироваться в различных документа, попадает в сознание людей, которые их читают, и фактически начинают жить самостоятельной жизнью.

В результате могут встречаться  случаи, когда в одном и том, же тексте разными словами называется один и тот же объект. Ясно, что это является источником путаницы. Таким образом, составление названий – это очень ответственное и непростое умение, которым нужно владеть для правильного структурирования текста.

Очень тяжело воспринимаются термины, которые при  одинаковом написании имеют различное  значение в смежных отраслях знаний. Это создает для читателя значительное напряжение, пока он не усвоит эти различия до уровня автоматизма.

Особенно важное значение названия приобретают в качестве торговых марок [37], логотипов, слоганов, вэб адресов и т. д. В этом случае название приобретает собственную историю и может иметь стоимость соизмеримую… с годовым бюджетом России в настоящее время. Так, капитал марки Marlboro оценивается в 31 млрд. долларов, а Coca-Cola в 24 миллиарда [13].

Если краткое название (термин, словосочетание или условное сокращение) попадается в тексте, то мы должны дать способ его декодирования (отсылки к справочному материалу). В текстовой информации принято давать расшифровку при первом использовании и дополнительно в приложении (список условных обозначений или глоссарий). Отсутствие таких приложений является примером плохого структурирования информации.

На Сайтах принято  давать гиперссылки на соответствующую справочную информацию. Однако здесь возможна другая крайность – большое количество ссылок различного функционального назначения может мешать презентации, восприятию информации.

Роль  схем для структурирования

Как отмечалось выше, одним из наиболее эффективных способов представления абстрактной информации является схема. Таким образом, схема может быть ключевым, сжатым образом многих осмысленных блоков информации. Для цифровой информации аналогом схемы является график.

Важным свойством схем и графиков является то, что они обеспечивают сжатие информации, заменяют несколько структурных блоков одним (обеспечивают перекодировку информации). Кроме того, такое сжатие позволяет выявить незамеченные ране логические и структурные взаимосвязи внутри информации.

Любую информацию можно  представить в виде визуальной схемы, графика или рисунка. Хорошо структурированная  для презентации информация обязательно  должна иметь визуальные элементы. Их количество должно составлять не менее 1-го визуального объекта на 1 стр. текста (в поле зрения) или 2-3 минуты выступления.

Структурирование  внутри базовых блоков

Стрктурирование информации внутри базовых блоков информации подчиняеся, как общим принципам структурирования, так и имеет некоторые особенности.

Так, в каждом абзаце должна рассматриваться только одна тема, а в каждом предложении только одна мысль.

Важная информация должна помещаться в начале предложения  и обозначаться ключевыми (сигнальными) словами – аналогами названий.

Длинное предложение  - с количеством слов более 7-12 - лучше разбить на насколько более мелких, поскольку они тяжело воспринимаются большинством людей. Предложения длиной менее 4 слов, как правило, малоинформативны, поскольку увязывают друг с другом малое количество информации.

Это не относится к названиям, для которых 4 слова уже много. Названия играют роль символов и, в принципе, должны восприниматься, как единый информационный блок.

Далее более подробно ознакомимся с разными способами структурирования информации. Отличаются они в основном тем, по какому принципу происходит структурирование.

Расположение  в хронологическом порядке или  построение последовательности событий.

 Данный метод еще  называют историческим. Все поступающие  данные выстраиваются по времени  описываемых событий. После чего определяется:

- что за чем следует,

- какой факт какое  событие предопределяет,

- что чему сопутствует  и т.п.

 Иначе говоря, восстанавливается  хронология событий. Это один  из наиболее простых способов  и в то же время достаточно  эффективных. Он используется в самых разных исследованиях.

Составление перечня  источников.

 Это структурирование  данных об источниках информации  по какому то вопросу. Составляя  такой перечень нужно давать  краткую характеристику каждому  источнику в зависимости от  целей составления списка и от общей задачи:

- название;

- автор;

- кто опубликовал;

- когда опубликовано;

- канал поступления;

- основная тематика;

- основная аудитория;

- компетентность (качество  информации);

- тенденциозность в  изложении;

- аффилированность (ангажированность);

- позиция по отношению  к теме ваших исследований.

 В результате такой  систематизации получаем общую картину информационного поля, на котором работаем. И как следствие быстро и правильно ориентируемся в случае появления чего-то нового, необычного, неожиданного. Или сможем понять, какой источник более важен в свете изучаемой проблемы.

Анализ тенденций.

 Еще одна разновидность   исторического метода (хронологии) это анализ тенденций. Фактически  это структурирование информации  по одной из характеристик (показателю). Данный метод предусматривает фиксацию изменений во времени некоторого выбранного вами показателя. Таким показателем может быть нечто выражаемое числовым способом (объем продаж, численность населения, скорость перемещения и т.п.). В таком случае анализ достаточно прост – сопоставление этого показателя на разных временных участках дает основание для заключения о тенденции роста, спада или стагнации. Сложнее обстоит дело с не числовыми показателями такими как настроения поклонников спортклуба или отношение граждан к проблеме. В подобных случаях необходимо вначале «оцифровывать» выбранный показатель. Такую оцифровку можно осуществить посредством:

- экспертных оценок;

- попарного сравнения;

- выбора некоего элемента  за единицу измерения.

 А затем вновь  наблюдение за изменениями во  времени.

Построение  диаграммы связей. Это ни что иное как определение всего, что так или иначе связано с изучаемым объектом или событием и графическом отображением данной информации. Построение диаграммы связей есть ни что иное как структурирование информации по такой характеристике как связи объектов. Какие типы связей изучаются зависит от поставленной цели. Такие связи могут быть явными и неявными. К явным относятся прямо установленные – имеющие фактическое подтверждение (доказательства), то как учредитель – учрежденный, продавец – покупатель, родственники и т.п. К неявным относятся те связи, которые нельзя доказать фактами, но которые могут существовать. Например один юридический адрес у нескольких организаций может указывать на то, что они созданы одной юридической конторой, а на основе этого можно предположить и более значимую связь, которая безусловно требует дополнительной проверки. Неявные связи не являются фактами, но они указывают на то, в каком направлении нужно вести поиск. А это уже задание оперативникам.

 В результате получится  схема, на которой разными фигурами  обозначены разные объекты (например  люди – овалами; организации  – прямоугольниками; связи линиями  или стрелками, а толщина этих  линий – сила связи). Схемы хороши тем, что одним взглядом охватываешь всю ситуацию. Это позволяет не только ускорить восприятие ситуации, но и выявить аномалии (то что выделяется на общем фоне). Например объект с наибольшим количеством связей или явный аутсайдер. Надо отметить, что конечный результат данного способа анализа информации является как структурированием так и визуализацией информации. Но о визуализации чуть ниже.

Выявление силы связей. Данный прием хорошо иллюстрируется анализом телефонных контактов. Все контакты (связи) между объектами сортируются в зависимости от того между кем они возникают. Затем оцениваются по частоте возникновения либо по продолжительности разговоров. На основе данных о силе связей строятся гипотезы и вырабатываются рекомендации для дальнейшего поиска.

Описание объекта. В данном случае информация разносится по блокам, которые характеризуют разные стороны исследуемого объекта. А сама технология является структурированием информации по такому признаку как освещение той или иной характеристики изучаемого объекта.  Проще это разобрать на примере. Предположим, что необходимо систематизировать информацию о некой компании ХХХ. Для этого составляем что то вроде списка свойств, элементами которого являются нужные нам характеристики объекта:

 - идентификационные данные;

- руководство;

- имущество;

- клиенты;

- проблемы.

Реферирование  информации. Реферирование это еще один вариант структурирования информации. В этом случае вы упрощаете восприятие информации посредством ее сжатия и структурирования. Реферирование особенно полезно в случае большого объема информации из разных источников (СМИ, БД, опер установки и т.п.) и при необходимости дальнейшего цитирования. Но реферирование всегда ориентировано на объект интереса, т.е. тот кто реферирует — определенным образом сам искажает информацию.

Предварительная типология проблемы.

 Это ни что иное  как предварительное изучение  проблемы и определение ее  основных характеристик, что позволяет  выявить особенности и понять  к какому типу данная проблема  относится. Такой подход дает возможность всесторонне оценить сложные проблемы, выработать разные варианты их решения, в т.ч. используя альтернативные сценарии и накопленный опыт.

Планирование  поиска решения.