Текущие вопросы планирования кадровой работы

 

- внесение изменений в  карточки.

 

Таблица 8

 

Норма времени на ведение картотеки

Наименование

 

операции 

Единица

 

Измерения 

Норма времени,

 

ч

 

Ведение картотеки 

Один работник 

0,08

 

 

9. Оформление листа нетрудоспособности.

 

Работа состоит из следующих операций:

 

- на основании личной  карточки (форма №Т-2) или трудовой  книжки определение длительности  непрерывного рабочего стажа  работника и заполнение соответствующих  граф листа нетрудоспособности ( стаж работы, количество нерабочих  дней, дата заполнения листка);

 

- регистрация листа в  книге учета.

1.3 Нормативно-правовая база  кадрового делопроизводства

 

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

 

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

 

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

 

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 "О создании в городах и районах области архивов по личному составу".

 

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников (см. прилож. 4.1-4.3).

 

К документам по личному составу относятся:

 

- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

 

- приказы по личному  составу (о приеме, увольнении, переводе);

 

- трудовые книжки;

 

- личные дела;

 

- личные карточки формы  Т-2;

 

- лицевые счета по заработной  плате и др.

 

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

 

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

 

- трудовую книжку, за исключением  случаев, когда трудовой договор  заключается впервые или работник  поступает на работу на условиях  совместительства;

 

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

 

- документы воинского  учета – для военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву на  военную службу;

 

- документ об образовании, о квалификации или наличии  специальных знаний – при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки.

 

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

 

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

 

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

 

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

 

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

 

В трудовом договоре указываются:фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

 

Существенными условиями трудового договора являются:

 

- место работы (с указанием  структурного подразделения);

 

- дата начала работы;

 

- наименование должности, специальности, профессии с указанием  квалификации в соответствии  со штатным расписанием организации  или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными  законами с выполнением работ  по определенным должностям, специальностям  или профессиям связано предоставление  льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий  и квалификационные требования  к ним должны соответствовать  наименованиям и требованиям, указанным  в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом  Правительством Российской Федерации;

 

- права и обязанности  работника;

 

- права и обязанности  работодателя;

 

- характеристики условий  труда, компенсации и льготы работникам  за работу в тяжелых, вредных  и (или) опасных условиях;

 

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного  работника отличается от общих  правил, установленных в организации);

 

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной  ставки или должностного оклада  работника, доплаты, надбавки и поощрительные  выплаты);

 

- виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью.

 

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

 

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

 

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

 

Трудовые договоры могут заключаться:

 

1) на неопределенный срок;

 

2) на определенный срок  не более пяти лет (срочный  трудовой договор), если иной срок  не установлен настоящим Кодексом  и иными федеральными законами.

 

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

 

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

 

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

 

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.

Глава 2. Состав кадровой документации

2.1 Документы, регламентирующие  управление персоналом

 

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

 

В разделе "Общие положения" определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

 

В разделе "Порядок приема и увольнения рабочих и служащих" рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

 

В разделе "Основные обязанности рабочих и служащих" перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

 

В разделе "Основные обязанности администрации" определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

 

В разделе "Рабочее время и его использование" установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

 

В разделе "Поощрения за успехи в работе" приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

 

В разделе "Ответственность за нарушение трудовой дисциплины" представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

 

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

 

Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3 (Приложение 2).

 

Реквизит "Код по ОКПО" – код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), присвоенный организации при ее государственной регистрации.

 

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

 

Должностная инструкция – нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.

 

Должностную инструкцию разрабатывает непосред-. ственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.

 

Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесообразно использовать четкие формулировки со словами "должен", "следует", "необходимо", "не допускается" и т. п.

 

Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается поступающему на работу сотруднику, другой остается у администрации (в отделе кадров). Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.

 

Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:

 

Общие положения (порядок назначения на должность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к образованию и опыту практической работы и т. д.).