Теоретические основы информационной системы предприятия

Состав функциональных подсистем  во многом определяется особенностями  экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от численности работников, объема учетно-контрольных работ, их значимости и сложности. Поэтому  на небольших предприятиях структура  бухгалтерии более проста. В бухгалтерии  средних и крупных предприятий  круг объектов учета значительно шире, поэтому возникает необходимость подразделить аппарат бухгалтерии на части. Как правило, такое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии. Поскольку бухгалтерская информационная система призвана систематизировать работу аппарата бухгалтерии, состав ее функциональных подсистем соответствует основным участкам бухгалтерского учета. В этом случае признаком структуризации является вид управляемого ресурса.

Состав функциональных подсистем  может быть дополнен в зависимости  от специфики ведения бухгалтерского учета в определенной отрасли.

Все чаще функциональные подсистемы бухгалтерского учета становятся составной  частью комплексных систем автоматизации  предприятия. Внедрение таких систем характерно для предприятий среднего и крупного бизнеса. Дальнейшее развитие экономических информационных систем связано с разработкой корпоративных  систем управления, в которых бухгалтерские  информационные системы являются одной  из основных подсистем.

Состав обеспечивающих подсистем  не зависит от выбранной предметной области. Он может варьироваться  в зависимости от сложности информационной системы. При выборе информационной системы следует иметь в виду, что чем более полно представлен  состав обеспечивающих подсистем, тем  более качественной является информационная система. Однако это в свою очередь  влияет на ее цену.

Подсистема кадрового  обеспечения решает вопрос определения  потребности в кадрах, количественного  и качественного состава работников в различных звеньях системы, подбора и расстановки их на этапах проектирования, внедрения и функционирования ИС. Кадровое обеспечение определяет должностные инструкции и уровень  квалификации исполнителей, участвующих  в функционировании ИС.

Подсистемы научного и  экономического обеспечения призваны выполнять задачи, связанные с  разработкой критериев оптимальности  и эффективности системы, эффективности  от внедрения новейших достижений науки  и техники, новой информационной технологии проектирования, а также  определения основных направлений  дальнейшего развития и совершенствования  системы.

Эргономическое обеспечение  представляет собой совокупность методов  и средств, создающих оптимальные  условия для использования информационной системы на рабочем месте специалиста, для быстрейшего освоения информационной технологии, качественной и безошибочной работы с ИС. Например, оптимальное  размещение средств вычислительной техники на рабочем месте специалиста  очень важно для экономических  информационных систем, работающих в  режиме реального времени. Это характерно для банковских, налоговых и других ИС, где ведется обслуживание клиентуры  в момент ее присутствия.

В составе эргономического  обеспечения важное место занимают государственные стандарты по эргономике и инженерной психологии, отраслевые стандарты, специализированные методики по эргономической оценке периферийных технических средств и другие нормативно-методические документы.

Подсистема информационного  обеспечения является одной из важнейших  и включает в себя всю совокупность информации, циркулирующую на объекте, а также отражает процессы ее сбора, преобразования и использования  и служит основой связи объекта  с внешней средой.

Подсистема технического обеспечения представляет собой  комплекс технических средств (КТС), техническую документацию, методические и руководящие материалы по использованию  КТС. Основой этой подсистемы служит комплекс технических средств, обеспечивающих сбор, регистрацию, передачу, арифметическую и логическую обработку, накопление, хранение и выдачу информации пользователю ИС. Центральным элементом КТС  является компьютер.

Подсистема математического  обеспечения состоит из совокупности математических методов, моделей и  алгоритмов обработки информации, используемых при создании системы.

Подсистема программного обеспечения включает в себя все  многообразие типовых и стандартных  программ и процедур, пакетов прикладных программ (ППП), реализующих решение  задач на компьютере для всех функциональных подсистем ИС.

Технологическое обеспечение  — это совокупность проектных  решений, определяющих технологию обработки  информации на всех технологических  этапах:

- сбора и регистрации первичной информации;

- подготовки и контроля файлов и баз данных;

- передачи информации;

- арифметической и логической обработки;

- накопления и хранения;

- выпуска выходных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ структуры  управления и состояния информатизации  организацией.

 
          Основными направлениями Компании ООО "Грин Строй" является: поставка и производство изделий исключительно из натуральных материалов( природный камень,металлопродукция с элементами ковки,элементы и изделия садово-парковой архитектуры из древесины под старину). 
Производство и оформление: ландшафта и ландшафтных форм,декора фасадов,входные группы,внутренние помещения.

ООО «Грин Строй» предприятие среднего размера (около 600 сотрудников). На данном предприятии уже несколько лет как:

-создана ландшафтная карта процессов;

-разработаны регламенты бизнес-процессов (в виде стандартов организации);

-определены команды процессов и назначены владельцы процессов;

-определены показатели, используемые для планирования и контроля процессов;

-компания прошла сертификацию по ИСО .

В действительности документы  по процессам почти не используются. Владельцы процессов последними практически не управляют, так как  большую часть времени уделяют  «традиционным» задачам менеджмента («тушению пожаров» и внутренней политике).

Большинство специалистов компании считает, что процессный подход они уже прошли и учиться им больше не нужно. Они категорически отрицают необходимость изменения заведомо неработающих механизмов уже существующего в организации «процессного подхода», говоря: «Вы что, предлагаете нам процессы еще раз описывать и улучшать? Ведь мы же их уже один раз описали и зарегламентировали»

Руководители данного  предприятия не увидели после  внедрения процессного подхода  каких-либо существенных изменений. Да их, собственно, и не было: разрабатывались  формальные документы, и ответственность  столь же формально возлагалась  на владельцев процессов.

Сложившаяся в компании ситуация характеризуется следующим образом:

-в ней существует громоздкая и неэффективная организационная структура;

-топ-менеджеры перегружены текучкой;

-полномочия для оперативного управления процессами не делегированы тем, кто их реально выполняет (зато эти специалисты отвечают за все сполна);

-топ-менеджеры неуважительно относятся к остальному персоналу;

-у сотрудников отсутствует мотивация учиться, перенимать лучший опыт и внедрять его на практике.

Таким образом, несмотря на формальные признаки улучшения, реальная ситуация в компании нисколько не улучшилась, скорее наоборот. У людей  отбили желание менять ситуацию к  лучшему. Неоптимальные процессы закрепили  в регламентах, и теперь служба внутреннего  аудита жестко проверяет подразделения  и выявляет малейшие номинальные  отклонения в документах («вплоть  до запятых»). Какие-либо изменения  в процессах сопряжены с проблемами настолько серьезными, что мало кто  хочет с этим связываться.

Анализ состояния информатизации предприятия ООО «Грин Строй» показал, что на нем присутствуют:

-избыточный объем незавершенного производства;

-избыточные складские запасы;

-низкая степень использования производственных ресурсов;

-завышенные материальные затраты;

-низкое качество;

-низкий уровень обслуживания клиентов;

-неточности в определении себестоимости и ценообразовании;

-недостаточный уровень организации хранения и логистики;

-проблемы учета и управления финансами.

Комплексная модель предприятия  является корпоративной базой знаний о технологиях ведения бизнес-деятельности и, как правило, состоит из следующих элементов:

-модели верхнего уровня;

-моделей бизнес-процессов (далее БП);

-организационной структуры.

Перед тем, как приступить к созданию комплексной модели, необходимо ответить на следующие вопросы:

-какие БП существуют на нашем предприятии;

-как правильно выделить БП;

-сколько их, кто их владельцы;

-оптимален ли их состав;

-как БП взаимосвязаны;

-как распределяются ресурсы?

Также необходимо разработать  модельные соглашения, построить  деревья функций и информационные матрицы. Построение деревьев функций - это традиционный этап моделирования, а информационные матрицы разрабатываются  исходя из специфических особенностей объекта моделирования.

Создание информационной прозрачности для персонала позволит каждому сотруднику увидеть картину  в целом, а также свое место, роль, ответственность и личный вклад  в БП. Такое положение дел ускоряет внутренние и внешние коммуникации, процессы обучения и самообучения, снижает риски принятия несвоевременных  и ошибочных решений.

Модель позволяет проследить, где и как создается поток  ценности для клиентов компании, и  устранить источники бесполезных  затрат.

3. Разработка информационной  системы предприятия на основе  процессного подхода.

 

Для выявления скрытых  резервов необходимо определить стадии производственного процесса, которые  не повышают ценности конечного продукта. Такие процессы и операции можно  разбить на две категории:

-процессы и операции, технологически и экономически обоснованные, но не повышающие ценности конечного продукта (к ним, например, относятся функции транспортировки и контроля качества);

-процессы и операции, связанные с необоснованными затратами ресурсов и времени (ожидания, простои, хранение излишних запасов и др.).

Специалисты, занимающиеся оценкой эффективности ИТ-проектов на всех стадиях реализации проекта, выделяют общие принципы и подходы  к процессу оценки независимо от используемой методики оценки:

-необходимость осознания и описания целей оценочного процесса;

-осознание и описание приоритетов бизнес-целей;

-описание положительных и отрицательных факторов ИТ в терминах бизнеса с привлечением ведущих специалистов и руководства компании;

-разграничение источников окупаемости ИТ-проектов по двум позициям;

- единовременное снижение размеров активов компании (складируемые запасы, незавершенное производство, дебиторская задолженность) и перманентные (проявляющиеся в течение ряда последующих лет) изменения, включающие рост продаж и снижение отдельных составляющих производственной себестоимости;

-учет фактора времени и фактора стоимости денег во времени.

Выявим конкретные области  влияния частей (модулей) информационных систем. Для этого модули можно  подразделить на пять категорий, в соответствии с их функциональностью:

-стратегическое планирование, бюджетирование, финансы и учет;

-маркетинг и дистрибуция;

-разработка новой продукции;

-планирование и управление производством и материальными потоками;

-оперативное управление производственными операциями.

Составим эскиз проекта, т.е. подробное описание целей и  задач проекта, доступных ресурсов, любых ограничений и т.п.

Подробно определим основные задачи информационной системы управления предприятием на основе процессного  подхода:

- обеспечение контроля за работой служб предприятия;

- обеспечение четкой  координации работ и ресурсов; - предоставление оперативной информации  о негативных тенденциях, их причинах  и возможных мерах по исправлению  ситуации;

- формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат финансово-бухгалтерские службы;

- полный контроль за движением средств;

- реализация необходимой  менеджменту учетной политики;

- оперативное определение  дебиторской и кредиторской задолженностей;

- контроль за выполнением договоров, смет и планов;