Теоретические основы кейтеринга в ресторанном бизнесе

2 Порядок приема заказа и расчета на примере банкета. Основные документы по принятию заказа, учета посуды и расчета кейтеринговых услуг на примере банкета 

Прием заказа является основным при организации банкета, поскольку в нем подробно и своевременно продуманы и согласованы все условия и порядок проведения банкета между его устроителями (заказчиками) и администрацией ресторана. Как правило, заявку на проведение банкета принимает кейтер, т.е. тот, кто будет непосредственно следить за банкетом.

При приеме заказа на организацию  банкета руководитель должен согласовать с заказчиками целый комплекс вопросов; уточнить дату и часы проведения банкета; количество гостей и их состав (пол, возраст, национальность, профессии); отмечаемое событие; общую сумму ассигнований; сумму на каждую персону; форму оплаты — наличными, в кредит (для организаций) и т.д.; список приглашенных почетных гостей. Необходимо уточнить, с кем вести переговоры при обслуживании (желательно с одним человеком). Кейтер, прежде чем принять заказ, должен ознакомить заказчика с залом, в котором будет проходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов, при этом оговариваются такие вопросы, как места почетных гостей или план размещения гостей за каждым столом в отдельности, уточняют, будет ли подан гостям аперитив, нужны ли цветы для украшения стола, музыкальное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с правилами работы предприятия, порядком обслуживания, а также порядком возмещения убытков.

При оформлении заказа согласовывают  дату, время начала и окончания  торжеств. После этого можно приступить к составлению меню с учетом конкретных продуктов, решить вопрос необходимости включения блюд национальной кухни и т.д.

При приеме заказов от различных  посольств на организацию банкетов-приемов  следует уточнить: следует ли вывешивать большие государственные флаги  в зале приемов, если да, то где их получить, когда и как повесить, кто будет приглашен из почетных гостей, нужна ли дополнительная установка микрофона на столе или в определенном месте зала. Уточняют порядок размещения гостей за столом, узнают, требуется ли выступление оркестра, концерт. Следует выяснить, нужен ли микрофон для вызова автомобилей к подъезду при разъезде гостей. В таких случаях приглашают диктора, владеющего двумя-тремя языками (обязательно английским).

При оформлении заказа заказчик должен внести аванс в размере  не менее 50% стоимости заказа и получить квитанцию к приходному кассовому  ордеру. Заказ регистрируется в специальной  книге учета, которая должна быть пронумерована, прошнурована и иметь  запись о количестве листов, скрепленную  печатью.

Не позднее, чем за два  дня до торжества работник, принимавший заказ, совместно с заказчиком оформляет заказ-счет. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру, указанному в книге учета заказа.

Заказ-счет выписывается в  пяти экземплярах, утверждается руководителем  предприятия общественного питания, передается в кассу.

При выдаче первого экземпляра заказа-счета заказчику кассир получает от него доплату и проставляет  на всех пяти экземплярах заказа-счета  штамп "Оплачено", заверяя каждый экземпляр своей подписью. Второй экземпляр заказа-счета остается у кассира, а в день проведения торжеств он сдает его в бухгалтерию  вместе с кассовым отчетом. Третий экземпляр  передается выполняющему заказ, который  отчитывается в конце обслуживания, четвертый и пятый - материально  ответственным лицам производства и буфета. 

Кассир на основании заказа-счета  печатает на контрольно-кассовой машине чеки и передает их официанту или  бармену, которые подтверждают получение  чеков на втором экземпляре заказа-счета. В случае уменьшения заказа по сумме  деньги могут быть возвращены заказчику  или на эту сумму отпускается  другая продукция. Все изменения  отражаются в заказе-счете.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма книги учета  заказов на обслуживание торжеств 

 

(наименование предприятия  общественного питания)

Книга учета заказов на обслуживание торжеств

на________________г.

№ заказа	Дата приема заказа	Фамилия заказчика, адрес, телефон	Дата торжества, часы начала обслуживания	Количество персон	В каком зале и характер мероприятия	Оплачено				Всего	Дата прихода заказчика  для составления заказа-счета	Фамилия лица. принявшего заказ	Отметка об исполнении заказа		Фамилия ответственного за исполнение заказа
						Аванс		Доплата
						Дата, номер приходного ордера	сумма	Дата, номер приходного ордера	Сумма				Отпущено продукции	Возвращено наличными  деньгами, номер расходного ордера
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Форма заказа-счета 

 

 

                                                                                                          Утверждаю

__________________________________              Директор_____________________________ (наименование предприятия общественного                              

 питания)                                                                       «____»___________________20__г.

ЗАКАЗ-СЧЕТ №______

(служит  расчетным документом) 

 

 

            

 Заказчик__________________________________________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

Название места____________________________  Дата и часы обслуживания________________

С правами и обязанностями  заказчика, установленными рекомендациями о порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств общественного  питания, ознакомлен, с условиями  согласен.

Администрация______________________________ 

 

Заказчик_______________________________

 

Из холодного цеха на_____________ч				Из буфета на ______________ч
Наименование	Кол-во	Цена	Сумма	Наименование	Кол-во	Цена	Сумма
Итого:				Итого:

Из холодного цеха на_____________ч				Из хлеборезки на ______________ч
				Итого:
				Из кофейного буфета на______________ч
Итого:				Итого:

Цены и суммы проверены                         

Аванс №_________от _________ бел.руб.

Доплата № _______от _________ бел.руб.

В том числе за цветы __________ бел.руб.

Получено всего  ______________ бел.руб .

Чеки по заказу на _____________ бел.руб.

Получил_________________ Кассир___________

Оборотная сторона  формы Заказа-счета

 

 Изменение счета

Исключить из заказа-счета				Включить в заказ-счет
Наименование	Кол-во	Цена	Сумма	Наименование	Кол-во	Цена	Сумма

 

                                                       Итого 

Администрация ___________________  Заказчик_________________________         

 

Обслуживание производил________________________

Фамилия, имя, отчество	Должность	Примечание

 

         Заказ выполнен полностью        

 Ответственный за обслуживание_____________________                                                                  

          (подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

Посуда, приборы  и столовое белье, используемое

при проведении банкетов и приемов, порядок их расчета 

 

После того, как заказ  принят, ответственный за заказ, исходя из меню и числа официантов, составляет расчет-заявку к банкету на посуду и приборы для сервировки стола и подачи блюд с учетом замены тарелок и приборов, а также для раскладки закусок и блюд. Заявка на стеклянную посуду составляется с учетом ассортимента алкогольных и прохладительных напитков. для примера рассмотрим банкет на 24 персоны.

Расчет потребности  в посуде и приборах для подачи

Перечень блюд и напитков	Заказано порций	Наименование посуды, приборов	Вместимость посуды, порций	Кол-во приборов, единиц
1	2	3	4	5
Соки (томатный, яблочный, апельсиновый) Орешки Икра зернистая осетровых  рыб Расстегаи с визигой Масло сливочное Помидоры и огурцы свежие Балык с лимоном Ассорти мясное Соус хрен Шампиньоны в сметане 1	24 24 24 По 24 24 24 24 2	Стаканы конические для соков (125 см3) На закусочной тарелке  в полотняной салфетке Чайные ложки Икорницы Тарелки пирожковые (под икорницы) Лопатки для икры Пирожковые тарелки (вместе с хлебом) Тарелки пирожковые Ножи для раскладывания  при подаче Вазы фарфоровые на низкой ножке Блюда овальные фарфоровые Прибор для раскладывания Блюда овальные фарфоровые Прибор для раскладывания Соусники фарфоровые Пирожковые тарелки Ложки чайные Кокотницы 3	1 6 1 6 1 1 1 б 1 12 6 1 6 1 6 1 1 1 4	48 4 4 4 4 4 24 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 24 5
(горячая закуска по  одной кокотнице на порцию) Рыба в рассоле Шницель из кур Мороженое ассорти с шоколадом Фрукты Чай Кофе Пирожные десертные Вина:    шампанское (сухое)    крепленое    сухое вино Вода минеральная и  фруктовая	24 24 24 24 24 24	Тарелки пирожковые Ложки чайные Баранчики овальные из металла (для рыбы в соусе) Бранчики круглые из металла  с крышкой (для картофеля отварного) Приборы для раскладывания Блюда овальные из металла Прибор для раскладывания Креманки из стекла Тарелки пирожковые Ложки чайные Вазы для фруктов из хруста ля на высокой ножке Тарелки десертные мелкие Ножи, вилки фруктовые Чашки чайные с блюдцами Ложки чайные Чашки кофейные с блюдцами Ложки кофейные Вазы фарфоровые на низкой ножке для кондитерских изделий Щипцы кондитерские Бокалы (125-250 см3) Рюмки мадерные Рюмки рейнвейные Фужеры (200-250 см3)	1 1 6 6 1 1 1 1 1 1 12 1 По 1 1 1 1 1 6 1 1 1 1 1	24 24 4 4 4 4 4 24 24 24 2 24 По 24 24 24 24 24 4 4 24 24 24 24

Примечание. Количество посуды определяется числом официантов, подающих закуски и блюда.

 

 

 

Потребность в  посуде и приборах для обслуживания и к заявке 

в сервизную

 

 

 

Наименование посуды и  приборов	Потребность, шт.	К заявке в сервизную, шт.
1	2	3
I. Фарфор Тарелки мелкие, столовые:   для сервировки стола  как подставочные под тарелки  закусочные   для горячего рыбного  блюда   для горячего мясного  блюда   резерв Тарелки закусочные:	24 24 24 10	82 62

Продолжение таблицы

1	2	3
для сервировки и  раскладывания рыбных блюд и    овощей     для мясных холодных  блюд    для подачи орешков     резерв Тарелки пирожковые:    для хлеба и расстегаев     как подставочные:    под икорницы    кокотницы    креманки для мороженого     соусники    для подачи масла    для подачи орешков     резерв Тарелки десертные Вазы фарфоровые на низкой ножке для овощей Вазы фарфоровые на низкой ножке для пирожных Блюда овальные:    шестипорционные для  подачи балыка    шестипорционные для  подачи ассорти мясного Чашки чайные с блюдцами Резерв Чашки кофейные с блюдцами Резерв Кофейники (на1,5 л) Чайники щаварные (на 0,6 л) Чайники доливные (на 1,6 л) Соусники Сахарницы Приборы для специй:    солонки    перечницы Пепельницы II. Хрусталь (стекло) Фужеры для воды Резерв Стаканы для соков Рюмки:    для водки    резерв    мадерные    резерв    рейнвейные    резерв Бокалы для шампанского Резерв Креманки для мороженого Вазы для фруктов	24 24 4 10 24 4 24 24 4 4 4 15 24 4 4 4 4 24 6 24 6 2 2 24 4 8 24 6 48 24 6 24 10 24 10 24 6 24 2	103 24 4 4 4 4 30 30 2 2 2 4 8 12 12 12 30 48 30 58 58 30 24 2