Теоретические основы организационной структуры оптовой торговой организации

      Процессно-ориентированная  концепция предполагает прямо  противоположный подход. Определение  организационной структуры происходит  на основе моделей процессов  «как должно быть». Фаза моделирования  «как должно быть» определяет  структуру процессов, а значит  то, какие возникают объекты и  функции, какие применяются ресурсы,  технологии и методы, и в каком временно-логическом порядке должны выполняться отдельные подзадачи. Вопрос «Кто?» получает ответ на завершающем этапе путем разработки процессно-ориентированной организационной структуры, т. е. какие должности или организационные единицы должны быть созданы, каким образом они участвуют в выполнении подзадач в рамках процесса (полномочия и сферы ответственности) и как происходит координация организационных единиц (система управления).⁹

      Качество  организационной структуры при  этом в значительной степени  зависит от качества моделирования  «как должно быть». Систематизирующая  схема процессов образует исходную  точку для присвоения процессов  (или задач в рамках процессов)  организационным единицам и помогает  таким образом избежать противоречивого  присвоения полномочий и сфер  ответственности. Требуемые квалификации  и распределение потребности  в них по времени являются  важными исходными данными для  формирования должностей и их   присвоения   организационным   единицам,   а   также   для дальнейшего подразделения  должностей в соответствии с  принципами управления в различных  организационных единицах.

      Разработка  конкретной организационной структуры  предполагает создание сети, по  которой проходят управленческие  решения, осуществляется информационная  связь различных уровней управления  и контроль за выполнением решений. Организационная структура позволяет определить каналы движения информации и выявить те участки, где инициируется хозяйственная деятельность. Большинство организаций развивается в течение определенного периода времени. Они начинают свою работу с выполнения малых и простых операций, которые по мере расширения масштабов деятельности постоянно усложняются.

      Схемы организационных  структур являются графическими  представлениями, определяющими  центральный орган управления  со всеми подчиненными ему  уровнями. В организационных схемах  отдельные элементы получают  свои названия. В них определяются  работники, способные обеспечить  тот или иной участок деятельности  предприятия. Существует несколько  типов организационных структур. Их изучение позволит предпринимателю  определить структуру своего  собственного предприятия. В зависимости  от характера связей выделяются  несколько основных типов организационных  структур управления:

         – линейная;

         – функциональная;

         – линейно-функциональная;

         – матричная;

         – дивизиональная;

         – множественная.

      Организационная  структура смешанного типа применяется  при значительном расширении  предприятия. В любом случае  одна из этих структур обязательно  присутствует в организационной  схеме типичной оптовой организации.¹⁰

      Обычно  оптовое предприятие начинает  свою деятельность с простой  линейной организации, в которой  распределение полномочий идет  сверху вниз. По мере того как  возрастает ответственность работников  верхних уровней, появляется необходимость  увеличить полномочия конкретных  сотрудников в определённом звене  более низкого уровня управления, закрепив за ними только консультативные  функции.

      При усложнении  решаемых задач и увеличении  в связи с этим ответственности  администрации необходимо предоставить  специальные полномочия конкретным  работникам функциональных подразделений  с ограничением их прав в  пределах выполняемых функций.

      Можно выделить  следующие системы управления  в оптовых предприятиях:

     1. Централизованное  управление.

      Центральный  орган, в лице руководителя  предприятия или главных управляющих,  наделен правом принятия решений  на верхнем уровне управления. Нижестоящие уровни выполняют  эти решения, при этом масштаб  их участия в процессе принятия  решений невелик.

     2. Децентрализованное  управление.

      Децентрализованное  управление применяют для ускорения  процесса принятия решений. При  децентрализованном управлении  право принятия решений по  конкретным вопросам деятельности  предоставляется тому уровню  управления, на котором данная  деятельность осуществляется. Децентрализованное  управление позволяет улучшить  качество решений, принимаемых  как на высшем, так и более низших уровнях. При этом осуществляется непрекращающаяся работа по обучению и совершенствованию профессиональных навыков штатного состава. Такое управление  дает возможность высшим должностных лицам уделять больше времени вопросам эффективного планирования и финансирования. Работники низших уровней управления участвуют в выполнении решений, влияя таким образом на деятельность руководства.

     3. Неформальная  организация управления

      Описанные  выше виды управления представляют  собой четко определенные структуры  с формальной организацией управления. Все работники в этой структуре знают свое должностное положение, меру ответственности и полномочий, а также порядок отчётности. Формальная организация создается компетентным органом для установления связей с коллективом работников и реализации намеченных целей и задач. Неформальная структура организации создается для удовлетворения определённых интересов какой-либо группы людей, не признающих формальное распределение обязанностей. Предприятия с неформальной организацией управления подчас негативно называют подпольными, однако при этом, многие руководители приходят к признанию преимуществ такой организации управления. В условиях все более расширяющихся информационных связей именно такая организация позволяет решать проблемы, которые весьма трудно разрешить при существовании формальной организации управления.¹¹

      Для совершенствования  организационной структуры собственного  предприятия или её реорганизации  руководитель найдет полезным  ознакомление со следующими принципами  организационного управления.

      Принцип (от лат. principium — начало, основа), основное исходное положение какой-либо теории, учения, науки, мировоззрения, политической организации и т.д.; внутреннее убеждение человека, определяющее его отношение к действительности, нормы поведения и деятельности; основная особенность устройства какого-либо механизма, прибора.

2.2. Факторы, определяющие  вид организационной структуры  оптовой торговой организации

      Наиболее  трудная задача для руководителя  предприятия состоит в определении  типовой формы его организации.  На сегодняшний день среди  тысяч имеющихся предприятий  нет двух одинаковых. Даже внутри  многоразветвлённой сети корпораций оптового распределения трудно найти два похожих предприятия.

      При всей  похожести функциональной деятельности  оптовых предприятий существуют  значительные различия в их  организационной структуре, связанные  с количественным и качественным  составом работающих. Имея ввиду выше сказанное, мы всё же попытаемся дать общую характеристику организации малых, средних и крупных предприятий оптовой торговли.

      Малым предприятием  оптовой торговли мы считаем  такое, которое имеет в своём  составе до 25 работников. Форма владения  собственностью может быть одной  из трёх, описанных выше. Организация  такого предприятия может пройти  несколько стадий пока, наконец,  владелец не решит вопрос о  распределении прав и ответственности  работников. Основные функции работников  состоят в осуществлении основной  деятельности и включают: продажу,  закупку, хранение товаров и  обслуживание ими потребителей. Организационную структуру малого  предприятия оптовой торговли  можно представить в следующем  виде:

1. Президент, главный управляющий, управляющий сделками (владелец)
2. Управляющий складским хозяйством   
3. Агент по закупкам   
4. Управляющий канцелярией, кредитом 
5. Управляющий продажами
6. Складские рабочие, водители
7. Клерк по контролю за закупками
8. Бухгалтеры, машинистки, клерк (и)
9. Коммивояжеры

        Среднее  по размерам предприятие оптовой  торговли может содержать от 25 до 100 человек. В этом случае  администрация должна сосредоточить  своё внимание на том, чтобы  упорядочить расстановку кадров  в соответствии с существующими  организационными принципами. В  среднем предприятии оптовой  торговли характер деятельности  значительно усложняется. Администрации  помимо основных вопросов деятельности  приходится решать вопросы, связанные  с модернизацией оборудования, арендой  помещений, обучением кадров и  их материальным обеспечением. Организационная  структура среднего оптового  предприятия:

1. Президент, главный управляющий, управляющий сделками (владелец)
2. Управляющий складским хозяйством 
3. Управляющий закупкам
4. Главный бухгалтер-контролер
5. Управляющий продажами
6. Управляющий арендой
7. Водители
8. Складские рабочие
9. Приказчики
10. Клерки по счету товара
11. Агент по закупкам
12. Управляющий канцелярией         
13. Отдел внутренних продаж
14. Коммивояжеры            
15. Торговый агент по закупкам запасных частей
16. Программист         
17. Бухгалтер, машинистки, клерки
18. Торговые агенты по продажам

      Крупное  предприятие оптовой торговли  насчитывает более 100 человек  и имеет широкий диапазон хозяйственной  деятельности. Организация такого  предприятия предусматривает назначение  квалифицированных управенческих кадров на все особо важные участки деятельности. Обычно крупная организация оптовой торговли является корпорацией, что связано с необходимостью крупного финансирования. Децентрализация управления необходима при различиях в местонахождении отделений фирмы, а также при большом разнообразии ассортимента товаров и категорий потребителей. Правление директоров представляет владельцев компании. Оно назначает президента и главного управляющего делами для Управления корпорацией. Другие члены правления занимают ответственные посты в фирме. В крупном предприятии оптовой торговли количество работников может достигать нескольких тысяч. Типичная форма организации крупного предприятия:

1. Президент
2. Главный управляющий          
3. Управляющий финансами
4. Главный бухгалтер-контролер
5. Управляющий складским хозяйством
6. Управляющий закупками
7. Управляющий продажами
8. Управляющий по использованию оборудования
9. Диспетчер
10. Мастер                           
11. Агент по закупкам
12. Приказчики                                
13. Агенты по внутренним продажам
14. Коммивояжеры                            
15. Отдел кредита и денежных поступлений
16. Бухгалтер, машинистки, клерки           
17. Водители
18. Складские рабочие 
19. Отдел управления записями
20. Торговые агенты по закупкам запчастей
21. Торговые агенты по спецпродажам
22. Программист

      Необходимость  в специализации труда и улучшении  организации управления приобретают  особое значение для функциональных  сфер деятельности, связанных с  хранением товарных запасов. Несмотря  на автоматизацию и усовершенствованное  оборудование, одними из самых  дорогостоящих операций в оптовом  распределении остаются складские  операции по приёму, хранению  и отгрузке товаров. Создание  организации оптового склада  является одним из звеньев  в общей цепи организационных  мероприятий. Склад всегда изображается  в организационной схеме компании, хотя в ней могут отсутствовать  его организация и штатный  состав. С целью правильной расстановки  занятых работников разрабатывается  организационная схема склада. Типичная  организационная структура склада:

1. Управляющий складским хозяйством     
2. Отдел приема возвращенных товаров
3. Отдел эксплуатации и ремонта оборудования
4. Отдел приема
5. Отдел хранения
6. Отдел отгрузки
7. Отдел доставки
8. Отдел выполнения заказов
9. Отдел упаковки