Технология проведения делового совещания на предприятии

Содержание

 

Введение.................................................................................................................3

1. Сущность деловых совещаний и их виды.........................................................4

2. Технология  проведения делового совещания  на предприятии.......................9

Заключение.............................................................................................................17

Список литературы..................................................................................................18

 

Введение

 

Совещание - это один из основных видов деятельности менеджеров. Чем выше положение руководителя, тем больше времени ему приходится уделять совещаниям, заседаниям, переговорам, деловым встречам и другим формам межличностного общения.

Совещание определяется толковым словарем как  производное от глагола совещаться, т. е. сговариваться, советоваться, совместно  обсуждать с кем-либо что-нибудь, как «заседание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов, действий, мер», которое проводится обычно по оперативным вопросам. У слова «совещание» есть синонимы - пятиминутка, летучка, оперативка, планерка      [5, С. 120].

Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном  месте в обусловленное время  для обсуждения и принятия решений  по заранее поставленным вопросам [4, С. 228].

Актуальность  темы связана с тем, вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивается столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний. Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно, с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и по его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены

Цель работы – исследование особенностей деловых совещаний. Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить сущность деловых совещаний и их виды;

- исследовать  технологию проведения делового совещания на предприятии.

1. Сущность деловых совещаний и их виды

 

Совещания, заседания, собрания представляют собой  разные формы участия персонала  предприятия в рассмотрении, обсуждении, решении различных вопросов.

Исследования  показывают, что руководители разных рангов используют от 10 до 50% своего рабочего времени на проведение совещаний, много времени тратится и на их подготовку. Иногда менеджер в течение рабочего дня бывает на трех-четырёх заседаниях и совещаниях [6, С. 108].

На совещаниях руководитель разъясняет свою позицию, убеждает собравшихся, готовит к  правильному восприятию своего решения. Когда появляется приказ, распоряжение или указание, работники, присутствующие на совещании, воспринимают его как результат решения, в подготовке которого они принимали участие.

Совещания и заседания – наиболее распространенные методы руководства, способы подготовки и принятия управленческих решений, изучения и формирования мнения коллектива, оценки способностей подчиненных. Умелое проведение совещания, искренняя заинтересованность собравшихся в ее решениях, дают возможность вовлечь в активную дискуссию даже инертных людей, которые редко выступают.

Овладение знаниями и навыками, необходимыми для организации и проведения совещаний, собраний и заседаний, а  также эффективного участия в  них, – один из важнейших элементов  подготовки руководителя, совершенствования  организации его работы. Следует отметить, что практика проведения многочисленных и многолюдных совещаний, которая получила значительное распространение на некоторых предприятиях, приводит к тому, что руководители подразделов и главные специалисты нерационально используют свое рабочее время, лишены возможности планировать рабочий день, отвлекаются от выполнения своих прямых обязанностей, не могут квалифицированно и оперативно влиять на организацию работы.

В том  случае, когда все или большинство вопросов, по которым решения должны быть приняты только конкретными руководителями, рассматриваются на совещаниях, снижают ответственность руководящего состава, инициативу, желание самостоятельно принимать решение.

Существует  определенное отличие между такими формами коллективной работы, как совещание, заседание и собрания.

Совещание – это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса.

Заседание – это форма организации работы постоянно действующего органа (комитета, коллегии, совета, комиссии, группы).

Собрание – это общее присутствие в определенном месте людей, которые объединены конкретной целью (собрания работников предприятия, подраздела, членов общества и др.) [8, С. 53].

В практике управленческой деятельности преобладают совещания. Они  имеют как позитивные, так и негативные, стороны.

К позитивным сторонам делового совещания относятся:

• возможность оперативно и в сжатый срок получить нужную информацию, ознакомиться с разными точками зрения на проблему и пути ее решения;
• принятие коллегиальных решений.

К негативным сторонам делового совещания относятся:

• их высокая стоимость;
• неопределенность коллективной ответственности.

Деловые совещания классифицируются по ряду признаков:

1. По целям:

• учебные (цель совещания – передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию);
• разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, правильности и своевременности его стратегии и действий);
• проблемные (цель совещания – разработка путей и методов решения проблем);
• координационные (цель совещания – координация работы подразделов);
• информационные (цель совещания – осуществление сбора, обмена и обобщения данных, по любой проблеме и определению взглядов участников совещания).

2.  По способу проведения:

• диктаторские;
• автократичные;
• сегрегативные;
• дискуссионные;
• произвольные.

Диктаторское  совещание характеризуется следующими признаками: право голоса имеет только руководитель; он сам излагает свои взгляды, выдает приказ или указание; количество участников не регламентируется. Особенности таких совещаний – сохранение иерархии работников, однозначность в постановке заданий, быстрое осуществление решений.

Автократичное совещание является разновидностью диктаторского, его ход предусматривает  вопросы руководителя и ответы участников совещания. По требованию или за разрешением руководителя допускаются выступления. Количество участников подобного совещания ограничено. Такие совещания, как правило, представляют собой своеобразный отчет участников перед руководителем, во время которого каждый имеет возможность в большей или в меньшей мере изложить свой взгляд.

Сегрегативное совещание предусматривает порядок, при котором руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать.

Дискуссионные совещания - это наиболее демократический  способ решения проблем, которые  выносят на совещание. Такие совещания  организуют в случае необходимости координации действий сотрудников или подразделений. Их может проводить как руководитель, так и избранный участниками председатель. Количество участников ограничено, обычно не больше 15 человек. Каждый участник дискуссионного совещания имеет возможность свободно изложить свое мнение, которое способствует повышению ответственности за выполнение принятых решений, дает возможность открыто обсуждать любые взгляды, в том числе руководителя, способствует сплоченности членов коллектива.

Произвольное  совещание, как правило, имеет место  тогда, когда обмениваются мнениями работники, профессиональные обязанности которых тесно взаимосвязаны. Оно происходит без повестки дня, без председателя, на нем не принимают никаких решений. Примером такого совещания является обсуждение руководителем, его заместителями, помощниками, ведущими специалистами общего состояния дел или важной проблемы.

3.  По степени  подготовленности:

а) запланированные

К запланированным  совещаниям принадлежат:

• совещания, которые регулярно проводят руководители, – еженедельные совещания с практически постоянной повесткой дня, например, подведения итогов недели (месяца), определения задания, на следующую неделю, распределение работ и ресурсов (рабочей силы, времени), согласования взаимодействия и др.;
• совещания по важнейшим проблемам деятельности предприятия, которые требуют специальной подготовки, присутствия представителей других учреждений;

б) внеплановые: проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (например, при поступлении нормативного документа, который изменяет порядок работы и др.).

4.  По периодичности:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

5.  По количеству  участников:

• совещания с узким составом участников (до 5 человек);
• расширенные совещания (до 20 человек);
• представительские совещания (свыше 20 человек).

6.  По составу  участников:

• совещания с постоянным составом участников;
• совещания с непостоянным составом участников;
• совещания со смешанным составом участников;
• совещания с составом, который регламентирован нормативным актом [2, С. 101-103].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Технология проведения делового  совещания на предприятии

 

В работе менеджера, связанной с проведением делового совещания, можно выделить три этапа:

1) подготовка  совещания;

2) проведение  совещания;

3) подведение  итогов совещания. 

В таблице  приведены составляющие элементы каждого  этапа [3, С. 89].

Таблица

Содержание  организации делового совещания  в предприятии

Организация делового совещания
1. Подготовка совещания:	2. Проведение совещания:	3. Подведение итогов совещания:
1.1. Планирование совещания.	2.1. Открытие совещания.	3.1. Принятие решения.
1.2. Подготовка доклада и проекта решения.	2.2. Объявление доклада.	3.2. Подписание протокола.
1.3. Подготовка документов и помещения.	2.3. Ответы на вопросы.	3.3. Контроль выполнения принятых  решений.
1.4. Подготовка участников к совещанию.	2.4. Обсуждение доклада.

 

Запланированные совещания проводят согласно графику, который составляют на месяц (квартал).

Однако  регулярные совещания типа ежедневных, а также оперативок, как правило, заранее оговоренную повестку дня  не имеют. На них решают текущие, оперативные вопросы деятельности предприятия, подразделения.

Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно, это позволит:

• сосредоточить внимание собравшихся на важнейших моментах;
• отделить второстепенные вопросы;
• верно определить состав участников;
• повысить эффективность принимаемых решений;
• организовать контроль за выполнением решений, которые приняты.

Цель  проведения совещания может быть разной: получение и разъяснение информации; обмен информацией, инструктирование подчиненных, консультации, обсуждения, необходимые при подготовке важных решений, определения заданий и путей их выполнения; стимулирование новых идей и предложений; разработка и принятие коллективного решения, анализ конфликтных ситуаций; согласовывание общих действий, координация сроков, распределение ресурсов, определения методов работы разных структур управления; обсуждение запланированных мероприятий, программ и проектов решений и др.

Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщения новой информации, согласования действий, в ситуации, которая сложилась, и т. п.).