Технология проведения делового совещания на предприятии

Требования к повестке дня совещания:

• оптимальное количество вопросов (один-два пункта);
• формулировка вопросов должна быть четкой и понятной для всех участников совещания;

Дату и время проведения совещания устанавливают согласно плану или по указанию руководителя. В случае потребности их согласовывают с заинтересованными подразделениями и работниками. Длительность совещания не должна превышать 1,5 час, а оперативного – 30-35 мин.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, во время второго пика суточной работоспособности, поскольку  первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить больше одного совещания в день, тем более, с постоянным составом участников [9, С. 288].

Состав участников совещания устанавливают согласно его цели и повестке дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не больше 20 человек. Неоправданное увеличение численности усложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает в собравшихся чувство неудовлетворения, потерянного времени. С определенной степенью условности можно утверждать, что эффект от совещания обратно пропорциональный количеству ее участников [6, С. 167].

Подготовка  доклада – один из элементов ответственности  организации совещания. Плохой доклад может дискредитировать проблему, покачнуть  авторитет руководителя, снизить эффективность совещания.

Подготовка доклада и проекта  решения предусматривает:

• выбор докладчика;
• подготовку доклада;
• его обсуждение и коррекция доклада.

При выборе докладчика учитывают такие факторы:

• значение проблемы; иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса;
• наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;
• необходимость в процессе совещания вести полемику по узкопрофессиональным вопросам, к которой руководитель может быть не готов;
• желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении тех или других мероприятий.

План  доклада может состоять из таких  пунктов: вступление, основная часть  доклада, предложения (рекомендации), вывод.

Во вступлении формулируют цель (задание) совещания, положения, которые определяют ее актуальность, предполагаемые результаты (разработать рекомендации, принять решение и тому подобное). Следует четко определить предмет обсуждения и направление дискуссии.

В основном разделе формулируют все вопросы, которые подлежат рассмотрению, дают их характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия) и отмечают пути решения.

Если  предмет обсуждения определен и  понятен присутствующим, то вспомогательную информацию можно сократить и освещать только действительно важные, необходимы сведения.

Фактические данные доклада должны быть абсолютно достоверными.

Рекомендации  следует выделить особенно. В ряде случаев целесообразно предоставлять альтернативные варианты, чтобы собравшиеся могли самостоятельно сделать выбор.

Вывод может  быть представлен в виде итогов или  выводов. В первом случае идет речь о сжатом перечне основных положений  доклада, во втором – на основе изложенных аргументов делают выводы и обобщения. В обоих случаях в выводе не рекомендуется использовать новые  данные и аргументы.

Излагая суть дела, следует избегать второстепенных деталей и подробностей. Доклад не нужно перегружать фактами и цифрами, его основу должны составлять собственное положение, а примеры (цифры, описания, факты) приводят лишь с целью аргументации, убеждения, привлечения внимания.

Помещение выбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещением, где проводят совещание, как правило, является кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

Помещение может быть оборудовано экраном, демонстрационной доской, средствами, для демонстрирования слайдов. Для участников необходимо создать комфортные условия (удобные кресла или стулья, письменные принадлежности, минеральная вода и др.).

Подготовка участников к совещанию  предусматривает:

• определение работниками своей роли в решении заданий, поставленных перед совещанием;
• выяснение работниками своей позиции по вопросам, которые предусматривается обсудить;
• подробное ознакомление с документами;
• четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;
• подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;
• подготовку текста выступления.

Проведение совещания.

Открывая  совещание, руководитель, как правило, объявляет короткое вступительное слово, сообщает состав собравшихся, в случае потребности называет Ф.И.О. и должности всех или некоторых участников. Среди участников совещания не должно быть неизвестных лиц.

После вступительного слова начинается доклад или сообщение. Такой порядок установлен традиционно. Однако не всегда он оправдан. В ряде случаев доклад может заменить короткая информация, представленная участникам в письменном виде, тезисы доклады или ее текст.

Текст доклада  должен содержать конкретные предложения, которые будут предметом обсуждения.

Доклад  должен быть коротким и четким, при  этом следует сделать необходимые  акценты на рассматриваемые проблемы. Этому будут способствовать точность содержания, логика изложения, грамотный язык, эмоциональность.

Доклад  должен вызывать интерес аудитории. Трудно надеяться на активное обсуждение, если вопросы, рассматриваемые в докладе, далеки для участников совещания, и, в целом, оставляют их безразличными.

Следует уделять внимание мотивации, которая  способствует привлечению внимания слушателей, учитывать реакцию аудитории и изменять эмоциональную расцветку выступления в соответствии с ней.

Важнейшим элементом, который способствует успешному  восприятию доклада, является смелая и  откровенная формулировка трудных, не решенных вопросов. Это всегда привлекает аудиторию, мобилизирует ее внимание. Доклад должен быть информативным для определенной аудитории.

По окончании  доклада (сообщения, информации) докладчик  отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме.

Цель  ответов на вопросы – разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал, согласно просьбе участников, убедить их в достоверности информации. Однако вопросы не должны выходить за рамки обсуждаемой темы, отвлекать внимание участников от основной цели совещания.

Порядок постановки вопросов и ответов на них должен быть четко определен. Следует ориентировать участников совещания на конкретную и точную формулировку вопросов.

Отвечая на вопросы, следует придерживаться таких рекомендаций:

1. Если  в письменном виде задано несколько  вопросов, перед тем как отвечать, нужно ознакомиться с их содержанием. Следует распределить их таким образом, чтобы вопросы, на которые наиболее аргументированы ответы, зачитывали последними.

2. Если  вопросы задают в письменном  виде, то их следует полностью  зачитывать, ничего не изменяя в тексте.

3. Ответы  на вопросы должны быть логическими, исчерпывающими по содержанию, понятными по форме и откровенными. Попытки замаскировать или скрыть истину приводят к неосведомленности участников, к созданию ситуации, когда участники совещания не будут стремиться высказывать свои взгляды и активно участвовать в выработке решения. В последнем случае цель совещания достичь не удается [2, С. 353].

Авторитету  ведущего совещание будут способствовать такие рекомендации:

• благодарить каждого оратора за выступление;
• все сообщения делать стоя, за исключением коротких комментариев;
• называть не только фамилию того, кто выступает, но и его имя, отчество и должность [5, С. 128].

В своей  деятельности менеджер также должен учитывать следующие рекомендации:

1. Принимая  участие в полемике, не следует  читать текст выступления, даже  если он был подготовлен предварительно. Наличие текста, тезисов или плана  выступления, безусловно, полезно, поскольку предоставляет уверенности тому, кто выступает, организует его язык, дает возможность сдерживать регламент, облегчает ведение протокола. Однако нужно учитывать, что текст выступления, составленный к началу совещания в соответствии с повесткой дня, в ходе совещания может нуждаться в коррекции или даже оказаться неприемлемым. Следовательно, текст не должен ограничивать возможности того, кто выступает; он может быть лишь основой для изложения его мыслей. Кроме того, чтение текста выступления, как правило, лишено эмоциональной расцветки, образности, создает представление формального акта и потому негативно воспринимается аудиторией. Живое, непосредственное изложение всегда лучше, чем обычное чтение.

2. Какой  бы не была реакция аудитории,  основная идея выступления должна  быть доведена до слушателей.

3. В ходе  выступления следует обращаться  ко всей аудитории, а не к  отдельному оппоненту. Это способствует  деловому и спокойному обсуждению.

4. Необходимо  четко аргументировать причины  своего несогласия с оппонентом. При этом относиться к нему  с уважением, не допуская оскорблений.

5. Каждое  выступление должно завершаться  конкретными предложениями. Если их нет, выступать нецелесообразно.

6. Указывая  на слабые стороны в других  выступлениях, не спорить с участниками  совещания, а убедить в ошибочности их взглядов.

7. Готовясь  к выступлению, целесообразно  записывать важные предложения других участников совещания. Это даст возможность избежать повторения, изменить акценты, поддержать или отклонить определенные рассуждения.

8. Не  рекомендуется продолжать полемику  во время перерыва, которую следует  использовать, чтобы отдохнуть [1, С. 189].

Подведение итогов совещания.

При подготовке проекта решения следует, во-первых, обсудить все важнейшие принципиальные положения. Во-вторых, необходимо четко  отметить, что следует сделать, кто, когда и по каким критериям  будет оценивать результат, кто и как будет контролировать выполнение решения.

Для составления проекта решения следует привлекать активнейших участников совещания, в частности, тех, чьи предложения вошли в этот проект.

Производительность  совещания характеризует такой  показатель:

Количество входной информации

Количество  исходной информации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Совещание – это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса. Они имеют как позитивные, так и негативные, стороны.

Деловые совещания классифицируются по следующим признакам: по целям, способу проведения, степени подготовленности, периодичности, количеству и составу участников.

В работе менеджера, связанной с проведением делового совещания, выделяют три этапа:

1) подготовка  совещания: планирование; подготовка доклада и проекта решения; подготовка участников;

2) проведение  совещания: открытие; объявление доклада; ответы на вопросы; обсуждение доклада;

3) подведение  итогов совещания: принятие решения; подписание протокола; контроль выполнения принятых решений.

При подготовке совещания необходимо ясно и однозначно сформулировать цель. Определяя цель совещания, следует чётко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщения новой информации, согласования действий, в ситуации, которая сложилась, и т. п.).

План  доклада может состоять из таких  пунктов: вступление, основная часть  доклада, предложения (рекомендации), вывод. Сам доклад должен быть коротким и четким, при этом следует сделать необходимые акценты на рассматриваемые проблемы.

При подготовке проекта решения следует, обсудить все важнейшие принципиальные положения; четко отметить, что следует сделать, кто, когда и по каким критериям будет оценивать результат, кто и как будет контролировать выполнение решения.

Список  литературы

 

1. Грибов, В.Д. Менеджмент: Учеб. пособие / В.Д. Грибов. — М.: КНОРУС, 2009. - 280 с.