Технология формирования информационного обеспечения процесса принятия решений

3) по форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная;

4) по изменчивости во времени  — условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

5) по способу передачи — спутниковая,  электронная, телефонная, письменная  и др.;

6) по режиму передачи — в  нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

7) по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

8) по стадии жизненного цикла  объекта — по стадии стратегического  маркетинга, НИОКР, организационно-технологической  подготовке производства и т.д.  до списания;

9) по отношению объекта управления  к субъекту — между фирмой  и внешней средой, между подразделениями  внутри фирмы по вертикали  и горизонтали, между руководителем  и исполнителями, неформальные  коммуникации.

Идея классификации информации используется при ее кодировании.

Основные требования к качеству информации:

• своевременность;

• достоверность (с определенной вероятностью);

• достаточность;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла  товаров фирмы и конкурентов  и т.д.);

• адресность;

• правовая корректность информации;

• многократность использования;

• высокая скорость сбора, обработки  и передачи;

• возможность кодирования;

• актуальность информации.

Организация массива информации. Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих  воздействий.

Цель создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения  по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность  многократного ее использования;

• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

• предохранение информации от искажений;

• защиту от несанкционированного доступа  к информации.

Организация потоков информации. Под  потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.

Информационный поток характеризуется  адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может  подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации — количественная характеристика, измеряемая с помощью  условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и  др.).

Обьем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Важнейшим этапом формирования информационного  обеспечения является организация  технологического процесса переработки  информации с помощью новых информационных технологий (НИТ).

Новые информационные технологии включают /17/:

новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных  сетей ЭВМ;

новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

технологии, исключающие бумагу как  основной носитель информации;

новые технологии принятия решений  на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами  представления моделируемых ситуаций и т.п.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов  обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню  функций, которые обеспечиваются в  результате ее внедрения (табл. 1).

Таблица 1 - Функции новых информационных технологий

Номер функции	Функция
1	2
1	Общая обработка документов, их верификация и оформление
2	Локальное хранение документов
3	Обеспечение сквозной доступности  документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом
4	Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места
5	Электронная почта
6	Персональная обработка  данных
7	Составление, воспроизведение  и полиграфическое размножение  документов
8	Объединение электронной  и вербальной коммуникации
9	Обмен информацией между  базами данных
10	Ввод данных или форм
11	Ведение персональных баз  данных
12	Генерация отчетов по обработке  данных
13	Управление ресурсами
14	Контроль исполнения
15	Управление личным временем
16	Контроль автоматической корреспонденции
17	Поддержка технического и  профессионального инструктажа  служащих
18	Передача данных
19	Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала
20	Обеспечение стилистического  качества документов
Продолжение таблицы 1.
1	2
21	Моделирование решений  и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений
22	Автоматизированное обучение
23	Служба консультаций
24	Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест
25	Обмен локальной и персонализированной  информацией
26	Служба видеотекста
27	Обмен и интеграция программных  средств
28	Перенос документов с одного носителя на другой
29	Полиграфическое оформление документа
30	Телефонные и телевизионные  совещания
31	Групповой контакт через  терминалы

 

 

На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента  должна определять:

- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

- исполнителей задач;

- информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;

- режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;

- объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;

- порядок и формы представления информации, необходимой для управления;

- время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;

- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Принятие управленческих решений - основная и ответственная  функция менеджера.

Нарушение правил поведения  в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть до банкротства и ликвидации), делающим его деятельность бессмысленной.

Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более  высокие требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации, выработали методологию и технологию обработки информационных материалов.

Сейчас эти подразделения  выполняют функции квалифицированных  консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.

Повышение эффективности  использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Информационное обеспечение  предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

1. Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М.: Экономика, 2010.
2. Зурковски П. Информационный бизнес: взгляд изнутри. // Мировая экономика и международные отношения. №8, 2010.
3. Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология: миллионные прибыли: Пер. с англ. - М.: Экономика, 2011.