Участие линейных руководителей организации в процессе управления персоналом на примере ЧТУП «ЕДИДА»

Средняя степень ответственности  предполагает ответственность руководителей  за денежные средства, безопасность подчиненных, материальные ценности, с которыми они работают; ответственность исполнителей за работу в опасных условиях, за материальные ценности и важные документы. Таким образом, в данном случае речь идет о дополнительной общей и  функциональной ответственности.

Высшая степень ответственности  — это ответственность руководителя организации (подразделения) за все  аспекты деятельности и за подчиненных, т.е. общая дополнительная ответственность.

Полномочия и ответственность  должны соответствовать друг другу, иначе могут возникнуть неблагоприятные  последствия для организации и ее персонала. Так, если полномочия превышают ответственность, открывается свобода для административного произвола, поскольку многие действия руководителей могут остаться безнаказанными. Обратная же ситуация приводит к параличу активной деятельности из-за боязни негативных последствий для себя.

В современных условиях ни один человек  не в состоянии единолично руководить организацией и решать все возникающие  проблемы. Во-первых, этих проблем слишком  много, а ресурс времени у него ограничен, а во-вторых, они настолько  специфичны, что требуют использования  знаний и опыта многих людей.

В связи с этим руководителю приходится распределять свои полномочия, необходимые  для решения проблем в рамках организации, между подчиненными. Это  дает ему возможность, с одной  стороны, освободиться от второстепенных задач, а с другой стороны, приблизить принятие решений к месту их реализации.

Распределение должностных полномочий в организации может осуществляться на основе двух подходов. Один основывается на единоначалии и разделении полномочий, в соответствии с чем они принимаются только непосредственно из рук руководителя и исполнитель отвечает только перед ним. При этом руководитель передает подчиненным функциональную ответственность, сохраняя за собой лишь общую.

Управление «через голову» здесь  недопустимо, ибо ведет к разрушению основ организации, и таким образом  неукоснительно соблюдается хорошо известный из истории средних  веков принцип феодального вассалитета, гласящий, что «вассал моего вассала  — не мой вассал».

В то же время в отдельных случаях  встречается иной подход к распределению  полномочий — система множественного подчинения, или поглощения полномочий. Ее суть состоит в том, что вышестоящий  руководитель (обычно являющийся собственником), передавая подчиненному полномочия, одновременно полностью сохраняет  их за собой. Это позволяет ему  в любой момент вмешиваться в  действия сотрудников всех нижестоящих  уровней управления, что в предыдущем случае считается недопустимым.

Масштабы полномочий, концентрируемых  в руках того или иного сотрудника, определяются рядом факторов. Прежде всего, это сложность, важность и  разнообразие решаемых проблем. Так, чем  они больше, тем значительнее должны быть полномочия. В противоположном  направлении действуют глубина  разделения труда и ритмичность  производственных процессов, поскольку  первая упрощает отдельные операции, а вторая приводит к большей стандартизации деятельности в целом, снижению ее сложности, а следовательно, потребности в значительных полномочиях для принятия решений.

Не требуется больших полномочий и при развитой системе коммуникаций, в условиях которой легко связаться  с руководством и получить от него необходимые указания.

Во многом размер полномочий предопределяется личными особенностями руководителей  и исполнителей, например квалификацией, опытом, образованием: чем они выше, тем больше полномочий может быть предоставлено.

Наконец, полномочия зависят от морально-психологического климата в организации. Если он благоприятен, исполнителям может быть предоставлена  значительная самостоятельность, которой  они не будут злоупотреблять, и  наоборот, неблагополучные коллективы должны быть под жестким контролем  руководства.

В количественном отношении масштабы полномочий характеризуются двумя  моментами: величиной ресурсов, которыми данный уровень управления может  распоряжаться самостоятельно, без  согласования с вышестоящим, и числом лиц, которые юридически или фактически должны выполнять принятые решения.

При распределении управленческих полномочий учитывается ряд важных обстоятельств:

1) полномочия должны быть достаточными  для достижения стоящих перед  данным субъектом целей; 

2) полномочия каждого субъекта должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходится сотрудничать, чтобы обеспечить их взаимодополнение и сбалансированность системы управления, а следовательно, и ее эффективное функционирование;

3) линии полномочий в организации  должны быть четкими, чтобы  каждый сотрудник точно знал, от кого он получает задания,  кому их передает, перед кем  отвечает и кто должен отвечать перед ним;

4) за исключением особо оговоренных  случаев разделения полномочий, они полностью передаются исполнителю  только одним руководителем; 

5) исполнители обязаны все проблемы, не выходящие за рамки их  полномочий, решать самостоятельно, не переадресовывая руководителю, и нести перед ним полную  ответственность за свою деятельность  и ее результаты.

Полномочия распределяются не всегда равномерно, они по тем или иным причинам могут быть рассредоточены преимущественно на верхних или на нижних «этажах» управления. Тогда в первом случае имеет место их централизация, а во втором — децентрализация, но все полномочия не могут быть централизованы или децентрализованы. Полной централизации препятствует то, что люди располагают лимитированными ресурсами времени, знаниями, опытом, квалификацией и могут одновременно решать лишь определенное число проблем и усваивать ограниченный объем информации, а поэтому централизация в одном отношении требует одновременно противоположного подхода в другом.

Например, излишнее сосредоточение тех  или иных проблем в вышестоящей  управленческой структуре приведет к тому, что большинство решений  по ним неизбежно будет приниматься  на ее нижних этажах. Это не прибавит им качества, зато снизит оперативность  и усилит бюрократизацию управления.

Достоинства централизации полномочий состоят, во-первых, в облегчении концентрации усилий персонала на ключевых направлениях деятельности; во-вторых, в устранении неоправданного параллелизма; в-третьих, в сосредоточении процесса принятия решений в руках тех, кто лучше знает общую ситуацию, имеет большие кругозор, знания, опыт.

Однако централизация имеет  свою оборотную сторону: затрачивается  много времени на передачу информации, в процессе чего значительная часть  ее теряется или искажается; важнейшие  решения принимаются лицами, плохо  представляющими себе конкретную ситуацию, а исполнители, которым она хорошо знакома, от выработки и принятия решений устранены, и последние  им навязываются принудительно.

Усложнение производственных и  информационных связей, увеличение числа  субъектов, входящих в организацию, степени их самостоятельности обусловили тенденцию к децентрализации  управления. Последняя позволяет:

1) быстро разрабатывать и принимать  самостоятельные инициативные решения,  в том числе при участии  непосредственных исполнителей;

2) более определенно отражать  в этих решениях объективную  ситуацию;

3) отказаться от получения детальных  инструкций из центра, снизив  этим его перезагруженность второстепенными проблемами и сократив информационные потоки;

4) ориентировать исполнителей на  конкретные результаты, а не на  показатели.

В то же время децентрализация должностных  полномочий сопровождается и рядом  негативных последствий. Прежде всего, вследствие обособленности процесса принятия решений и концентрации его в  руках руководителей низовых  уровней, не обладающих широким кругозором, слабо учитываются или вовсе  игнорируются интересы остальных, а  сами решения носят тактический  характер, оказываются мелкими, малоэффективными. Из-за отсутствия же общих правил и процедур их «утряска» занимает много времени и далеко не всегда оказывается успешной.

Сегодня руководитель, сохраняя за собой  выработку стратегии, контроль и  общее управление, часто передает решение менее значимых проблем, необходимые для этого права  и ответственность подчиненным, обладающим знаниями, опытом, заинтересованностью  принять участие в управлении. При этом власть не распыляется, а  тиражируется и сосредоточивается  на нужном уровне, в результате чего происходит рациональное перераспределение  прав, обязанностей и ответственности  между отдельными лицами и коллективами «во временное пользование». Оно  предполагает наличие благоприятного морально-психологического климата  и взаимного доверия между  руководителями и исполнителями. Сегодня  на Западе, например, делегируются полномочия на право подписания контрактов на сумму до 100 тыс. долл.

Делегируя полномочия, руководитель предварительно определяет, для чего, кому, каким образом их передавать, какие выгоды для него, самих подчиненных  и организации в целом при  этом могут быть получены и какие  препятствия могут возникнуть. Но общий подход состоит в том, что  делегировать полномочия нужно всегда, когда для этого есть возможность, максимальному количеству сотрудников, находящихся на самых низких этажах управленческой структуры, там, где  на практике реализуются принимаемые  решения.

Процесс делегирования начинается с классификации стоящих проблем, составления перечня полномочий, которые могут быть реально делегированы, выгод и риска, связанных с  этим, характера, способностей и моральных  качеств подчиненных.

Для решения вопроса о делегировании  зарубежные специалисты в области  управления рекомендуют использовать так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая в значительной степени облегчает руководителю ориентировку в ситуации:

 

С точки зрения необходимости контроля, делегируемые проблемы можно разделить на: требующие текущего контроля за их результатами; требующие обычного контроля или самоконтроля с периодическим информированием руководителя; требующие специального контроля в отношении отдельных моментов; требующие полного контроля и не допускающие отклонений от предписываемых действий. В предпоследнем случае полномочия делегируются выборочно, а в последнем вообще не делегируются.

Обычно делегируются следующие  виды полномочий:

— решать частичные, узкоспециальные  проблемы, в которых исполнители  разбираются заведомо лучше руководителя;

— осуществлять подготовительную работу (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных  проектов), носящую в большинстве  случаев рутинный характер, но тем не менее дающую возможность продемонстрировать свои способности;

— присутствовать на различных мероприятиях информационного характера, выступать  с сообщениями, делиться опытом.

При этом черновая и малоинтересная работа чередуется с увлекательной, побуждающей исполнителей совершенствовать свои знания, навыки, соревноваться друг с другом, добиваться первенства. Игнорирование этих обстоятельств, постоянное вмешательство в работу исполнителей, подавление их самостоятельности и т.п. приводят к ухудшению морально-психологического климата и подрывают саму идею делегирования.

В то же время ни при каких обстоятельствах не делегируется: решение проблем, связанных с выработкой общей политики организации или подразделения; особо важных и срочных, предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных задач, вопросов, связанных с поощрением и наказанием сотрудников.

 

 

Совокупность должностей служащих находит свое отражение в штатном  расписании — документе, утверждаемом первым руководителем и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных  единицах) по каждой должности, наименованиях  должностей, должностных окладах  и надбавках к ним.

На первом этапе составления  штатного расписания обычно исходят  из имеющихся занятых и вакантных  должностей, а на следующем состав и структуру кадров можно оптимизировать.

Требования, предъявляемые к той  или иной должности, содержатся в  должностной инструкции, о которой  подробно пойдет речь в гл. 28. Здесь  же приведем общий перечень ее разделов.

1. Краткий перечень основных  обязанностей и функций. 

2. Конкретные обязанности, ответственность. 

3. Участие в планировании и  принятии решений. 

4. Участие в информационном обмене.

5. Подотчетность. 

6. Внешние контакты. 8. Условия труда. 

Для характеристики рабочих должностей используется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники. В них для каждой профессии и разряда перечисляются такие параметры, как «характеристика работ», содержащая перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения того или иного соответствующего выполняемой работе разряда; «должен уметь», под чем подразумевается минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду, а также «примеры работы», наиболее характерные для этой профессии. Кроме того, любой рабочий должен знать и уметь выполнять правила эксплуатации оборудования, ухода за ним, техники безопасности и предохранения от пожара.