Элементы организаций и процесса управления

Содержание

 

ТЕМА I. ЭЛЕМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

Лекция 1. Организации, менеджеры и успешное управление

Такая область  как управление развилась в ответ на необходимость объяснить, «почему» и «вследствие чего» преуспевают или рушатся организации. Ученые в области управления путем исследований и практики в области управления методом проб и ошибок неустанно ищут ответ на вопрос: «Чем определяется успех организации?» ответ на этот вопрос ведет к ответу на более прагматичный вопрос: «Что  может сделать руководитель, чтобы обеспечить успех организации?».

Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента. Поэтому начнем изучение менеджмента, усвоив сначала, что такое организация и почему ею нужно управлять.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться  организацией. К ним относятся:

1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы;
2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в  одну эти существенные характеристики, мы получаем важные определения:

«Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей» (Честер Барнард – один из классиков менеджмента 30-40-х годов).

Для большей  точности скажем, что приведенное  выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может очень маленьких.

Формальное  управление редко имеет дело с  организациями, имеющими только одну цель. Предмет курса – это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей.

Все сложные  организации имеют общие для  них характеристики.

1. Ресурсы. Цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди, капитал, материалы, технология и информация.
2. Зависимость от внешней среды. Организации полностью зависят от внешней среды как в отношении своих ресурсов, так и в отношении своих потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь. Термин внешняя среда включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации. Большое значение имеет тот факт, что когда организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится вне пределов влияния менеджеров.
3. Горизонтальное разделение труда. Вероятно, самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда, что позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно.
4. Подразделения. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели.
5. Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Горизонтальное и вертикальное разделение труда – две внутренние организационные формы разделения труда в организации. Вертикальное – отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления

6. Необходимость  управления. Управление является существенно важной деятельностью для организации. Во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом. Работа по управлению, для того, чтобы организация могла действовать успешно, должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственность.

Суть управленческой деятельности

Управленческая  работа по сути своей очень сильно отличается от неуправленческой: работа начальника цеха имеет гораздо больше общего с работой президента компании, чем с работой людей, которые находятся под его управлением. «Станочники, овладев техникой приготовления какой-то детали на своем станке, могут потом в течение недель заниматься этой операцией, торговцы большую часть жизни проводят, продавая один и тот же вид продукции. Руководитель же не вправе ожидать такой однородности в своей работе. Скорее, характерным для него будет кратковременность, разнообразие и фрагментарность осуществляемой деятельности». (Генри Минцберг. Природа управленческого труда.1973).

Роли руководителя. Касаясь содержания работы менеджера, Минцберг находит еще одну общую черту управленческой работы – роли руководителя. Роль, по его определению, является «набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности». Минцберг выделяет десять ролей, которые принимают на себя руководители в различные периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трех крупных категорий: межличностные, информационные и роли по принятию решений (см. рисунок). Роли не могут быть независимы одна от другой.  Наоборот, они взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого. Менеджеры непрерывно меняют роли сталкиваясь с ежедневными проблемами и неопределенными ситуациями. Однако  в зависимости от организационного уровня менеджера один тип ролей может преобладать над другим по своему значению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Управленческие  функции: определение управления

Управление  – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формирования и достижения целей организации. Питер Ф.Друкер – ведущий теоретик в области управления и организации: « Управление – это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу».

Функции управления взаимодействуют между  собой, формируя единый процесс, т.е. непрерывную цепь взаимосвязанных действий.

Уровни управления

Хотя все руководители играют определенные роли и выполняют определенные функции, это не значит, что большое число  руководителей в крупной компании заняты выполнением одной и той же работы. Одна из форм разделения управленческого труда носит горизонтальный характер: расстановка конкретных руководителей во главе отдельных подразделений. Как и в случае горизонтального разделения труда для выполнения производственных работ, горизонтально разделенная управленческая работа должна быть скоординирована, чтобы организация могла добиваться успеха в своей деятельности. Вертикальное развертывание разделения труда в результате образует уровни управления (армия). Обычно в организации можно определить, на каком уровне находится один руководитель по сравнению с другими. Это осуществляется через название должности.

Вне зависимости  от того, сколько уровней управления существует, руководителей традиционно делят на три категории. Социолог Талкотт Парсонс рассматривает эти категории с точки зрения функции, выполняемой руководителем в организации. Согласно определению Парсонса, лица на техническом уровне  в основном занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказании услуг. Лица, находящиеся на управленческом уровне, в основном заняты управлением и координацией внутри организации. Руководители на институциональном уровне (уровень социальных структур – государство, бизнес, религия, корпорация и т.п., выполняющих определенные общественные функции) заняты в основном разработкой долгосрочных планов, формированием целей, адаптацией организации к различного рода переменам, управлением отношениями между организацией и внешней средой и т.п.

Более общеупотребимый  способ описания уровней управления состоит в выделении руководителей низового звена или операционных управляющих, руководителей среднего звена и руководителей высшего звена.

Два способа  представления уровней управления. (Пирамида – на каждом последующем уровне управления людей меньше, чем на предыдущем).

Более глубокое горизонтальное разделение менеджеров предполагает их специализацию по ключевым сферам деятельности, образующим подсистемы предприятия.

Руководители низового звена

Младшие начальники, которых также называют руководителями первого (низового) звена или операционными руководителями – это организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками. Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Это – мастер, мастер смены, заведующий отделом. Большая часть руководителей вообще – это руководители низового звена.

Руководители среднего звена

Работа младших начальников  координируется и контролируется руководителями среднего звена. Типичными должностями  руководителей среднего звена управления являются: декан, управляющий сбытом по региону  или по стране и директор филиала. Руководитель среднего звена часто возглавляет крупное подразделение или отдел в организации. Характер его работы в большей степени определяется содержанием работы подразделения, чем организации в целом.

В основном, однако, руководители среднего звена являются буфером между руководителями высшего и низового звеньев. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена и передают эти решения обычно после трансформации их в технологически удобной форме, в виде спецификаций и конкретных заданий низовым линейным руководителям. Хотя существуют вариации, большая часть общения у руководителей среднего звена проходит в форме бесед с другими руководителями среднего и низового звеньев. Одно исследование по вопросам работы руководителя среднего звена на производственном предприятии показало, что они проводят около 89% времени в устном взаимодействии. В другом исследовании указывается, что руководитель среднего звена проводит только 34% своего времени в одиночестве, там также подчеркивается, что большая часть времени затрачивается этими руководителями на устное общение.

Руководители высшего звена

Высший организационный  уровень — руководство высшего звена — гораздо малочисленнее других. Даже в самых крупных организациях руководителей высшего звена  их всего несколько человек. Типичные должности руководителей высшего звена в бизнесе — это председатель Совета, президент, вице-президент корпорации и казначей корпорации. В армии их можно сопоставить с генералами, в среде государственных деятелей — с министрами, а в университете — с канцлерами (ректорами) колледжей.

Руководители  высшего звена отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом или для основной части организации. Сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на весь облик компании. Например, атмосфера, в которой действует федеральное правительство, да и вся страна, обычно претерпевает значительные изменения при новом президенте. Вспомните о контрастах между правлениями администрации Кеннеди, Джонсона, Никсона, Форда, Картера и Рейгана. Влияние руководителя высшего звена в компании может быть блестяще проиллюстрировано на примере драматических изменений, которые претерпела компания «Крайслер» под руководством Ли Якокки (Ли Якокка. Карьера менеджера: Пер. с англ. М.: Прогресс, 1990). Поэтому успешно действующие руководители высшего звена в больших организациях ценятся очень высоко, и их труд оплачивается очень хорошо.

Но велики и  тяготы такого поста: человек на этой должности, как правило, очень одинок.

После тщательного изучения деятельности пяти руководителей высшего  звена Минцберг пришел к такому выводу: «Количество работы, которую приходится выполнять руководителю или которую он считает необходимым выполнять в течение дня, — огромно, а темп, с которой она должна быть выполнена, очень напряженный. Основная причина тому - работа руководителя высшего звена не имеет четкого завершения. В отличие от агента по сбыту, который должен сделать определенное количество телефонных звонков, или рабочего на производстве, который должен выполнить норму выработки, на предприятии в целом не существует такого момента, если не считать полной остановки этого предприятия, когда работу можно считать законченной. Поэтому и руководитель высшего звена не может быть уверен, что он (или она) успешно завершили свою деятельность. Поскольку организация продолжает действовать и внешняя среда продолжает меняться, всегда существует риск неудачи. Хирург может закончить операцию и считать свою задачу выполненной, но руководитель высшего звена всегда чувствует, что нужно делать что-то еще, больше, дальше. Рабочая неделя продолжительностью 60 — 80 часов для него не редкость.

Ниже приводится пример того, как расходуется это  время.

Незапланированные встречи 10%

Поездки, осмотры 3%

Работа с бумагами 22%

Запланированные заседания, встречи 88%

Разговоры по телефону 6%

Менеджер в  сравнении с предпринимателем

Термин предприниматель  был введен французским экономистом  Ришаром Кантиллоном, жившим в начале XVIII века. И с тех пор это слово означает человека, который берет на себя риск, связанный с организацией нового предприятия или с разработкой новой идеи, новой продукции или нового вида услуг, предлагаемых обществу. Очень важно понимать, что слова «предприниматель» и «менеджер» не являются синонимами.