Этапы стратегического планирования в организации

    Но наше исследование также показывает, что группа компаний смогла сократить этот разрыв через улучшение и планирования, и реализации. Эти компании, среди которых в том числе Barclays, Cisco Systems, Dow Chemical, 3M и Roche, разработали реалистичные планы, которые твердо опирались на базовую экономику их рынков, а затем использовали эти планы для лучшей реализации стратегии. Их дисциплинированные процессы планирования и реализации снижают вероятность неудачи. А если не все они добьются запланированных показателей, то эти процессы помогут им обнаружить причины неудачи и внести соответствующие коррективы. И хотя методы этих компаний значительно различаются: от уникальных форм планирования до интегрированного процесса использования ресурсов, наш опыт говорит, что ими может воспользоваться любой бизнес.

    Разрыв между стратегией и результатами

    Осенью 2004 года наша компания Marakon Associates совместно с Economist Intelligence Unit опросила по всему миру высших руководителей 197 компаний с объемом продаж, превышающим $500 миллионов. Мы хотели выяснить, насколько успешно компаниям удается перевести свои стратегии в конкретные результаты. Особенно, насколько им удается добиться зафиксированных в стратегическом плане финансовых показателей. А когда они терпят неудачу, каковы наиболее частые причины этого, и что наиболее эффективно служит для сокращения разрыва между стратегией и реализацией? Мы узнали много нового, и это заставило нас задуматься.

    Хотя опрошенные руководители работают на разных рынках и в разных странах, у них много общих проблем, касающихся планирования и реализации. Почти все из них сталкиваются со сложностями при достижении финансовых показателей, стоящих в долгосрочных планах. Более этого, процессы, которые они используют при разработке планов и отслеживании результатов, не позволяют сделать однозначный вывод, происходит ли разрыв из-за плохого планирования, плохой реализации, обоих или ни одного из них. В частности мы выяснили, что:

    Компании редко сравнивают текущие результаты с долгосрочными планами. Согласно нашему опыту, менее 15% компаний регулярно сравнивают результаты каждого подразделения с прогнозом для него и с его прошлогодними стратегическими планами. В результате высшее руководство не знает, опираются ли их прогнозы, лежащие в основе капитальных инвестиций и портфельной стратегии, на реальные результаты деятельности. Что еще важнее, они рискуют закрепить то же самое несоответствие между результатами и прогнозами в их будущих решениях об инвестициях. Действительно, тот факт, что так мало компаний постоянно проводят мониторинг запланированных и реальных результатов, может объяснить, почему так много компаний продолжают тратить деньги на плохие стратегии, вместо того, чтобы искать новые варианты.

    Результаты редко соответствуют прогнозам на протяжении нескольких лет. Когда компании все же проверяют результаты на их соответствие прогнозам на протяжении нескольких лет, обычно получается картина, которую один из наших клиентов недавно описал как "диагональные жалюзи", где прогноз на каждый год напоминает жалюзи, висящие диагонально. Если дела обстоят хорошо, начало каждого последующего года чуть выше, чем начало предыдущего, но результаты редко совпадают со сделанным в прошлом году прогнозом. Очевидное осложнение: год за годом результаты хуже запланированных.

    Феномен жалюзи является источником и других проблем. Во-первых, поскольку на финансовые прогнозы нельзя полагаться, высшее руководство не может с уверенностью привязать инвестиции к стратегическому планированию. Следовательно, разработка стратегии и распределение ресурсов отделены друг от друга. Во-вторых, без надежного финансового прогноза руководство не знает, стоит ли конкретный бизнес больше для компании и ее акционеров, чем для потенциальных покупателей. В результате бизнесы, разрушающие акционерную стоимость, слишком долго задерживаются в портфеле (в надежде, что их результаты в конце концов улучшатся), а бизнесы, создающие стоимость, недополучают капитал и другие ресурсы. В-третьих, плохие финансовые прогнозы затрудняют коммуникации с инвестиционным сообществом. Ведь чтобы избежать "недостачи" в конце квартала, директор по финансам и глава отдела по связям с инвесторами часто вносят "поправки" в финансовый прогноз, являющийся результатом консолидации планов бизнес единиц. Поскольку плохой финансовый прогноз может испортить репутацию компании среди аналитиков и инвесторов. 

    ЖАЛЮЗИ БИЗНЕСА График показывает динамику обычную для многих компаний. В январе 2001 года менеджмент одобряет стратегический план (Plan 2001), обещающий скромные результаты на первый год и очень хорошие на последующие годы (первая сплошная линия). За превышение прогнозируемых на первый год результатов менеджмент получает благодарность и материальное поощрение. Затем готовится новый план, опять прогнозирующий скромные результаты на первый год и очень хорошие - на последующие (вторая сплошная линия – Plan 2002). Этот план также реализуется лишь частично, поэтому разрабатывается новый план и так далее. Действительный рост результатов можно увидеть, сложив вместе начальные пункты каждого плана (прерывистая линия).

    «Трудности перевода». Учитывая низкое качество финансовых прогнозов в стратегическом плане, не удивительно, что большинству компаний не удается реализовать полную потенциальную стоимость стратегии. Как мы уже упоминали, исследование показывает, что в среднем большинство стратегий реализуются лишь на 63% своего финансового потенциала. А более трети опрошенных руководителей считают, что даже менее чем на 50%. Иначе говоря, если бы менеджмент смог добиться полного потенциала своей текущей стратегии, рост стоимости мог составить от 60% до 100%!

    Разрыв между стратегией и результатами может стать следствием комбинации факторов, таких как непроработанные планы, неверное распределение ресурсов, ошибки в коммуникации и ограниченный контроль за результатами. Менеджмент обычно начинает со стратегии, которая, по его мнению, со временем приведет к определенным финансовым результатам и росту стоимости (100%). Но согласно опрошенным нами руководителям, невозможность сконцентрировать правильные ресурсы в правильном месте и в правильное время ведет к снижению потенциальной стоимости стратегии на 7.5%. Примерно 5.2% теряется из-за плохих коммуникаций, 4.5% - плохого планирования, 4.1% - при ошибках в расчетах и т.д. Конечно, эти оценки отражают средний опыт опрошенных руководителей и не могут представлять каждую компанию или каждую стратегию. Тем не менее, они указывают на проблемы, на которые менеджерам стоит обратить внимание при пересмотре процессов планирования и реализации стратегии их компании. В результате исследования просматривается примерно следующая серия событий: Стратегии одобряются, но их плохо коммуницируют. Поэтому перевод стратегии в конкретные шаги и планирование ресурсов становится почти невозможен. Более низкие уровни в организации не знают, что им нужно делать, когда делать, и какие ресурсы потребуются для обеспечения результатов, ожидаемых высшим руководством. Соответственно, ожидаемые результаты так никогда и не материализуются. И поскольку никто не несет ответственности за провал, цикл повторяется, часто на протяжении многих лет.

    «Узкие места» часто просто не заметны руководству. В результате процессов, используемых большинством компаний при разработке планов, распределении ресурсов и отслеживании результатов, высшее руководство иногда просто не может определить, происходит ли разрыв между стратегией и результатами от плохого планирования, реализации, обоих или ни того и ни другого. Из-за переизбытка в планах слишком амбициозных прогнозов компаний часто списывают неудачи при их реализации на завышенные оценки. А вот когда планы вполне реалистичны, но результаты все равно не достигнуты, это уже тревожный звонок для руководителей. Часто последние просто не в состоянии выяснить, были ли произведены все необходимые действия; все ли ресурсы использовались точно по расписанию; отреагировали ли конкуренты, как ожидалось, и т.д. К сожалению, без четкой информации, как и почему результаты оказались ниже ожидавшихся, для руководства практически невозможно предпринять шаги, которые исправили бы ситуацию.

    Разрыв между стратегией и результатами поощряет культуру "расслабления". Во многих компаниях проблемы с планированием и реализацией усиливаются (иногда в разы) из-за скрытых сдвигов в культуре. Эти перемены происходят незаметно, но быстро, и когда они уже произошли, ситуацию очень трудно исправить. Сперва принятие нереалистичных планов приводит к тому, что вся организация ожидает, что эти планы не будут выполнены. После того, как они оправдались, эти ожидания становятся опытом, а нормой становится то, что обещанные результаты никогда не достигаются. Вместо того, чтобы стараться выполнить взятые на себя обязательства, менеджеры, ожидая неудачи, стремятся защитить себя от последствий. Они тратят свое время на заметание следов, вместо того, что искать пути исправления ситуации. Организация становится менее самокритичной и менее интеллектуально честной в том, что касается ее недостатков. Соответственно, теряется способность к действиям.

    Наше исследование и наш опыт работы со многими из этих компаний показывают, что при планировании и реализации они следуют семи правилам. Эти правила позволяют им объективно оценивать любые неудачи и определять, происходят ли те от стратегии, планирования, реализации или способностей сотрудников. И эти же правила помогают им заранее обнаруживать проблемы, что позволяет вовсе избегать неудач. Эти правила могут показаться простыми, и даже очевидными, но если всем им точно следовать, они могут трансформировать и качество стратегии компании, и ее способность гарантировать результаты.

    Правило 1: Ставьте простые и конкретные задачи. В большинстве компаний стратегия является крайне абстрактной концепцией, которую часто путают с видением или стремлением, и ее не получается легко коммуницировать или переводить на язык конкретных действий. Но без четкого осознания, куда и зачем движется компания, нижние уровни организации не могут разрабатывать реализуемые планы. Проще говоря, не получается установить связь между стратегией и результатами, потому что сама стратегия не достаточно конкретна.

    Чтобы направить процессы планирования и реализации на верный путь, лучшие компании избегают длинных описаний великих целей, а вместо этого придерживаются ясного языка для описания будущих действий. Боб Даймонд, гендиректор Barclays Capital, одного из самых быстрорастущих инвестиционных банков Европы, выразил это так: "Мы очень четко сказали, что будем, и чего не будем делать. Мы знали, что не сможем конкурировать с крупными американскими фирмами. Что не будем работать в неприбыльных сегментах рынков капитала. Но вместо этого будем инвестировать в зону евро. Мы постарались до каждого донести нашу стратегию и то, чем она отличается от других, и мы смогли больше времени потратить на задачи, являющиеся ключевыми для реализации этой стратегии".

    Ясно говоря, в чем заключается стратегия, и что она в себя не включает, компании, такие как Barclays, делают так, что все двигаются в едином направлении. Что более важно, они гарантируют результаты, их планирование становится более эффективным, а обязанности становится легче распределить.

    Правило 2: Критикуйте и прорабатывайте допущения, а не прогнозы. Во многих компаниях стратегический план бизнес подразделения - это просто некая договоренность, являющаяся результатом переговоров с корпоративным центром по поводу предполагаемых результатов и финансовых прогнозов. Планирование, таким образом, в основном является политическим процессом, при котором руководство подразделения отстаивает более низкие прогнозы краткосрочной прибыли (чтобы обеспечить себе более высокие годовые бонусы), а топ-менеджмент настаивает на более долгосрочных обязательствах (чтобы удовлетворить правление и других заинтересованных лиц). Не удивительно, что появляющиеся в результате этих переговоров прогнозы, почти всегда недооценивают потенциальные результаты в краткосрочной перспективе и переоценивают те, что можно реалистично ожидать в долгосрочной.

    Даже в компаниях, где процесс планирования изолирован от политических мотивов при оценке результатов и размера компенсации, имеющийся подход при составлении финансовых прогнозов имеет свои врожденные пороки. Действительно, финансовые прогнозы часто составляются в полной изоляции от маркетинговой или стратегической функций. Финансовая функция подразделения готовит очень подробный прогноз, краткосрочные допущения которого могут быть вполне реалистичны или даже консервативны, но долгосрочные не опираются на реальную информацию. Например, прогнозы прибыли обычно основываются на очень приблизительной оценке среднего ценообразования, роста всего рынка и доли компании на рынке. Прогнозы долгосрочных издержек и стоимости капитала основываются на допущениях, касающихся ежегодного роста производительности, возможно, привязанного к какой-нибудь очередной программе повышения эффективности. Для высшего руководства сложно разобраться в этих прогнозах. Каждый пункт может быть абсолютно логичным, но план и прогноз в целом направлены вовнутрь, что делает их бесполезными при реализации стратегии.

    Высокопроизводительные компании подходят к планированию по-другому. Они хотят, чтобы их прогнозы поддерживали то, что они в действительности делают. Для этого они должны удостовериться, что допущения, лежащие в основе их долгосрочных планов, отражают и реальную экономику их рынков, и результаты компании по сравнению с конкурентами. Директор Tyco Эд Брин, пришедший в компанию в июле 2002 года, считает, что быстрое выздоровление Tyco произошло благодаря изменению процесса планирования. Когда Брин занял свой пост, Tyco являла собой лабиринт, состоящий из 42 бизнес -подразделений и нескольких сотен центров прибыли, выстроенный за многие годы бесчисленных поглощений. Лишь у некоторых из бизнесов Tyco были полноценные планы, и почти ни у одного из них не было надежных финансовых прогнозов.

    Чтобы охватить сложные операции конгломерата, Брин прикрепил к каждому подразделению кросс-функциональную команду, состоящую из представителей стратегии, маркетинга и финансов, чтобы получить детальную информацию о прибыльности основных рынков Tyco, продуктов и услуг, а также издержках и ценовом позиционировании относительно конкурентов. Команды встречались с руководителями корпорации каждые две недели в течение первых полугода Брина в должности, чтобы обсудить сделанные наблюдения. Эти дискуссии фокусировались на допущениях, которые определяли долгосрочные финансовые результаты каждого подразделения, а не на самих финансовых прогнозах. Если все приходили к согласию относительно допущений, касающихся рыночных тенденций, для финансистов Tyco уже не представляло особой сложности подготовить ориентированный вовне и согласованный внутри прогноз для каждого подразделения.