Информационные процессы и их виды. Понятие информационной системы

Тезаурусы содержат предметные заголовки, организованные в списки, которые помогают пользователям  найти соответствующий заголовок  по теме (разделу), представляющей интерес, определить связанные термины, используемые для более узких или более широких тематических разделов. Одна из функций управляемого словаря заключается в выборе из большой группы синонимов одного термина, который наиболее точно описывает тему.

Следующий этап - это передача информации между различными элементами информационной системы. Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи. Дистанционная передача по каналам связи сокращает время передачи данных, но для ее осуществления необходимы специальные технические средства (оптоволоконные сети, модемы, факсы и т.п.). Автоматически собирая информацию, эти технические средства могут передавать ее непосредственно в память компьютера для дальнейшей обработки. Именно на этом построены все современные системы электронного документооборота.

Сообщение от источника  к приемнику передается в материально-энергетической форме - электрический, световой, звуко­вой  и другие сигналы. Человек воспринимает сообщение органами чувств. Приемники информации в технических системах представляют собой измерительную и регистрирующую аппаратуру.

Канал информации совмещает биологические, социальные, технические (радио, телевидение) и  психологические процессы (восприятие информации, запоминание, воспроизведение). Каналами информации являются сложные телекоммуникационные системы и физические поля (электромагнитные, радиоволны). И, естественно, каналы связи могут вносить в передаваемую информацию различного рода искажения. Соответственно возникает необходимость в разработке методов передачи, уменьшающих искажение информации. Этому посвящена одна из основных теорем теории информации о передаче сигналов по каналам связи при наличии помех, приводящих к искажению, - теорема Шеннона. Пусть надлежит передать последовательность символов, появляющихся с определенными вероятностями, причем имеется некоторая вероятность того, что передаваемый символ в процессе передачи будет искажен. Простейший способ, позволяющий надежно восстановить исходную информацию по полученной, состоит в том, чтобы каждый передаваемый символ повторить большое число раз. Однако это приведет к уменьшению скорости передачи информации, практически сведет ее к нулю. Теорема Шеннона утверждает: существует такое, зависящее только от указанных вероятностей положительное число, что при скорости передачи, меньше или равной этому числу, можно восстановить исходную последовательность символов с очень малой вероятностью ошибки. В то же время при скорости больше данного числа это уже невозможно.

Центральным этапом в процессе обращения информации в информационной системе является обработка информации. В зависимости  от общего назначения системы на данном этапе проводится систематизация собранной  информации, реализуются поисковые, логические или другие аналитические процедуры. Например, проводится статистический анализ собранных данных или автоматический перевод на другой язык введенных текстов.

Необходимым в  процессе обращения информации в  информационной системе является этап хранения информации. Для информации, которая должна быть распространена широко, необходимы хранилища, внешние по отношению к человеческой памяти; накопление человеческого опыта, знаний и обучение были бы невозможны без такой памяти, делая совершенно необходимым появление письма.

В течение XX столетия универсальные электромагнитные средства открыли новые возможности для  фиксации первичной аналоговой информации. Магнитная звуковая лента используется, чтобы фиксировать речь и музыку, магнитная видеозапись обеспечивает дешевое средство для записи аналоговых голосовых и видеосигналов непосредственно и одновременно.

Магнитная технология имеет и другие области применения прямой записи аналоговой информации, включая алфавитно-цифровую. Магнитные  символы, штриховые коды и специальные метки печатаются на чеках, бланках и формах для последующего считывания магнитными или оптическими устройствами и преобразования их в цифровую форму. Банки, учебные заведения и предприятия розничной торговли полностью переходят на эту технологию. Тем не менее бумага и пленка продолжают быть доминирующими средствами для прямого хранения текстовой и визуальной информации в аналоговой форме.

Многосторонность современных  информационных систем связана с  их способностью представлять информацию с помощью электроники в форме цифровых сигналов и манипулировать ими автоматически с чрезвычайно высокой скоростью. Информация хранится в большом количестве бинарных (двоичных) устройств, которые являются базисными компонентами цифровой технологии. Так как эти устройства находятся только в одном из двух состояний, то информация представляется в них или как отсутствие, или как присутствие энергии (электрического импульса). Эти два состояния двоичных устройств удобно обозначать двоичными цифрами - ноль (0) и единица (1).

Этим способом алфавитные символы письма на естественном языке  могут представляться в цифровой форме как комбинации нолей (отсутствие импульса) и единиц (наличие импульса).

Создание носителей записи и техники записи дало возможность обществу начать формирование хранилищ человеческих знаний. Идея относительно сбора и организации письменных записей, по-видимому, зарождается в Шумерах приблизительно 5 000 лет назад; египетские письмена появились вскоре после этого. Ранние коллекции шумерских и египетских текстов, записанных клинописью на глиняных табличках и иероглифами на папирусах, содержат информацию относительно юридических и экономических операций.

В этих и других ранних коллекциях документов (например, китайских, относящихся  к эпохе династии Shang во II тысячелетии до н.э., и буддистских в Индии, датированных V столетием до н.э.) трудно разделить понятия архива и библиотеки.

С Ближнего Востока понятие  коллекции документов проникло в  греко-римский мир. Римские императоры институциализирова-ли собрания материалов переписи уже в VI столетии до н.э. Большая библиотека в Александрии, основанная в III столетии до н.э., известна как самое крупное собрание папирусов, содержащих описи материальных запасов, налоговые и другие платежи гражданам, продавцам и друг другу. Это, короче говоря, древний эквивалент сегодняшних административных информационных систем.

Академический блеск исламского мира от VIII до XIII столетия может быть в значительной степени приписан существованию общественных и частных книжных библиотек. Так, Бейт Аль-Хикм («Дом Мудрости»), основанный в 830г. в Багдаде, содержал публичную библиотеку с большим собранием материалов по широкому кругу вопросов, а библиотека X в. Калиф Аль-Хакам в Кордое (Испания) насчитывает более чем 400 000 книг.

Запоздалое, но быстрое развитие европейских библиотек XVI столетия последовало за изобретением печати с наборным шрифтом, которое поощряло рост печатной продукции и издательской индустрии. С начала XVII столетия литература стала важнейшим средством для распространения знаний. Понятие «первичная литература» используется, чтобы обозначать исходную информацию в различных печатных изданиях: в газетах, монографиях, трудах конференций, учебных и деловых журналах, отчетах, патентах, бюллетенях и информационные листках. Академический журнал - классическое средство научного общения впервые появился в 1665г. Тремя сотнями лет позже число периодических изданий в мире было оценено больше, чем в 60 000, отражая не только рост числа ученых и расширение объема знаний вследствие специализации, но также и созревание системы поощрений, которая побуждает ученых издаваться.

В течение короткого времени  произошел быстрый рост количества напечатанной информации, что страховало любого индивидуума от полного поглощения даже крохотной доли ее. Такие приемы, как оглавления, резюме и индексы различных типов, которые помогают в идентификации и поиске релевантной информации в первичной литературе, использовались начиная с XVI столетия и привели к созданию в XIX столетии того, что было названо «вторичной литературой». Цель вторичной литературы состоит в том, чтобы «фильтровать» первичные информационные источники - обычно в определенной области - и обеспечивать указатели к этой литературе в форме обзоров, рефератов и индексов. В течение прошлого столетия были созданы системы предметного, национального и международного реферирования и индексирования, которые действуют как ворота к нескольким атрибутам первичной литературы: авторы, тематика, издатели, даты (и языки) публикации и цитаты. Профессиональная деятельность, связанная с этими облегчающими доступ инструментальными средствами, названа документированием.

Огромные массивы напечатанных материалов делают невозможным, как  и нежелательным, для любого учреждения приобретение и хранение даже маленькой части их. Хозяйское отношение к зарегистрированной информации стало вопросом публичной политики, так как многие страны основали национальные библиотеки и архивы, чтобы управлять организованным сбором и приобретением документов. Так как эти учреждения в одиночку не способны не отставать от выхода новых документов и записей, то развиваются новые формы кооперативного планирования и совместного использования записанных материалов, а именно, публичные и частные, национальные и региональные библиотечные сети и консорциумы.

Появление цифровой технологии в середине XX столетия активно повлияло на хранилища накопленной человечеством  информации. Усовершенствования компьютерной памяти, передачи данных, программного обеспечения для совместного  использования компьютеров и автоматизированных методов индексации текста и поиска подпитывают разработку компьютерных баз данных. Электронные приложения к библиографическому управлению в библиотеках и архивах привели к разработке компьютеризованных каталогов и к объединению каталогов в библиотечные сети. Они также имели результатом введение всесторонних программ автоматизации в этих учреждениях.

Взрывное развитие систем коммуникаций после 1990г., особенно в  академическом мире, ускорило появление  «виртуальной библиотеки». Ведущей чертой развития становится публично ориентированная информация. Размещенная в тысячах баз данных, распределенных во всем мире, возрастающая часть этого обширного ресурса теперь доступна почти мгновенно через Интернет - объединение компьютерных сетей, связывающих глобальные сообщества пользователей. Межсетевые ресурсы электронной информации включают избранные библиотечные каталоги, собрание сочинений литературы, некоторые журналы реферирования, полнотекстовые электронные журналы, энциклопедии, научные данные из многочисленных дисциплин, программные архивы, демографические справочники, сотни тысяч сообщений информационного табло и электронной почты.

Как правило, информация, систематизированная  и хранящаяся в информационной системе, предназначена для некоторого круга пользователей. Причем в качестве пользователей могут выступать не только люди, но и другие информационные системы. Одновременное обеспечение одной и той же информацией широкого круга пользователей приводит к необходимости ее тиражирования. В процессе тиражирования создаются идентичные копии информации, которые на следующем этапе должны быть распространены по адресатам. С технической точки зрения все копии абсолютно идентичны. Однако в процессе решения юридических задач возникает проблема различения оригинала и копий документа. Для защиты оригинала документа применяются дополнительные процедуры, например электронная цифровая подпись.

Распространение информации нередко сопряжено с необходимостью преодоления информационных барьеров. Сегодня в научной литературе выделяют следующие информационные барьеры: большой объем информации. Лавинообразный поток информации, который наблюдается в последние годы, не дает человеку воспринять ее в полном объеме; технические барьеры. Например, искусственные помехи, препятствующие уверенному приему радио-, телепрограмм, т.е. распространению радио-, теле- и иных технических сигналов в полосе частот, на которых осуществляется вещание по лицензии. Техническими барьерами могут быть также индустриальные помехи (т.е. искусственные помехи, возникающие при эксплуатации технических устройств в процессе хозяйственной деятельности); барьер незнания (неосведомленности). Потребитель не знает, что необходимая ему информация реально существует; коммуникативный барьер. Потребитель знает, что нужная ему информация существует, но он не имеет возможности получить ее. Причины здесь могут быть разные: от отсутствия связи между специалистами, учреждениями, странами до явного или неявного нежелания широко распространять информацию, задержка и сокрытие информации министерствами, ведомствами и другими организациями; межъязыковой и внутриязыковой барьеры. Информация доступна, но написана на незнакомом потребителю языке. Информация может быть не воспринята вследствие несогласованности терминологии и знаковых систем, используемых различными дисциплинами.

В сфере распространения  информации действует объективный  закон избыточности информации. Позитивная избыточность информации имеет своей  целью оптимизировать весь процесс  коммуникации. Позитивная избыточность используется активно в процессе обучения, когда неоднократные повторения характерных ситуаций приводят к лучшему усвоению их аудиторией.

Позитивная  избыточность часто используется законодателем  как прием повышения эффективности  восприятия нормативных актов. Так, многие положения Конституции РФ находят повторение в федеральных  законах и законодательстве субъектов  Федерации.

Негативная  избыточность нарушает нормальное течение информационного процесса. Она представляет своего рода «шум» или «помехи». Это, например, декларативные нормы и положения, которые не снабжены механизмом реализации. Не выполняя функций регуляции и саморегуляции, такие законы негативно избыточны. Средством преодоления негативной избыточности служит высокий уровень подготовки нормативных правовых актов.

Другой объективный  закон, действующий при распространении  информации, закон искажения информации по мере ее движения. Этот закон связан с различной способностью и готовностью субъектов к ее восприятию. Именно поэтому в тех случаях, когда важна достоверность и полнота информации, встает вопрос о фиксации информации на материальном носителе и соблюдении определенных требований к процедуре и способу фиксации. Так, например, для того, чтобы информация имела доказательную силу в ходе судебного разбирательства, она должна быть задокументирована с соблюдением строго установленных процессуальных требований.