Проектирование подсистемы «Кафедра Информационые Системы» информационной системы «Электронный документооборот «МУИТ

Министерство  образования и науки Республики Казахстан

 

 

Международный университет информационных технологий

 

Кафедра Информационные системы и математическое моделирование

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рысбеков Нурым

 

 

«Проектирование подсистемы «Кафедра Информационые Системы» информационной системы «Электронный документооборот «МУИТ»»»

 

 

Курсовая  работа

 

Специальность 5В070300 «Информационные  системы»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Алматы 2012

Министерство  образования и науки Республики Казахстан

 

 

 АО  Международный университет информационных технологий

 

 

Кафедра «Информационные системы и математическое моделирование»

 

 

 

 

 

 

«Допущен  к защите»

Зав.кафедрой ИСиММ

_____________Омарова  Ж.Я

«__ »______________ _______

 

 

 

 

Курсовая  работа

 

 

На тему «Проектирование подсистемы «Кафедра Информационные системы» информационной системы «Электронный документооборот «МУИТ»»»

 

 

Специальность 5В070300 «Информационные  системы»

 

 

 

Выполнил: студент 4 курса  группы IS-0901К

       Рысбеков Нурым

                       Научный руководитель:

ассистент-профессор кафедры ИСиММ

Рысбекова А.А.

 

 

 

 

Алматы 2012

АО Международный университет информационных технологий

 

Факультет Информационных технологий

 Кафедра Информационные системы и математическое моделирование

 

 

Специальность5В070300 Информационные системы

 

 

ЗАДАНИЕ

ПО  КУРСОВОЙ  РАБОТЕ (ПРОЕКТУ) СТУДЕНТА

 

Рысбеков Нурым

 

1. Тема работы (проекта)

«Проектирование подсистемы «Кафедра Информационные системы» информационной системы «Электронный документооборот «МУИТ»»»

 

2. Исходные данные к проекту (работе)

Текстовые данные и диаграммы.

 

3. Содержание расчетно – пояснительной записки (перечень подлежащих разработке вопросoв)
1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОБОРОРТА
2. РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПУТИ ЕГО ВНЕДРЕНИЯ

 

 

Руководитель___________________________________________________

(подпись)

 

 

 

 

 

 

 

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН

Месяц	Даты	Что необходимо сделать
Сентябрь	10-15 15-30	Выбор темы курсового проекта и руководителя. Сбор информаций и анализ.
Октябрь	01-15 16-30	Введение и обзор  литературы, разработка модели, Выбор технологии
Ноябрь	01-20 21-30	Ознакомление Lotus Notes, установка. Проделывание примерных лабораторных работ.
декабрь	01-05 05-11	Предварительная защита курсового проекта на кафедре. Защита курсового проекта.

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель курсового проекта работы)  ____________________

 

 

Задание принял к исполнению   ____________________

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................................. 6  

 

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОБОРОРТА…………………………………………………………...7

1.1 Общие сведения о системах электронного документооборота............. 7

1.2 Системы управления электронным документооборотом………………8

1.3 Виды систем электронного документооборота…..................................11

1.4 Основные  свойства EDMS-систем…………………………………….12

1.5 Степень интеграции с прикладным ПО…………..…………………... 13

1.6 Особенности хранения документов ………….………………………..13

1.7 Маршрутизация документов…………………………………..………..14

1.8 Поддержка различных клиентских программ…………………..……. 16

1.9 Системы управления выводом документов……………………………16

Выводы ……………………………………………………………………………16

2. РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПУТИ ЕГО ВНЕДРЕНИЯ…………………………………………………………………17

2.1   Требования к приему, учету, регистрации, прохождению и отправке корреспонденции и учету документооборота в АО ««МУИТ»».....................17

2.2 Пояснения к технологической схеме осуществления электронного документооборота...........................................................................................23

2.3 Техническое решение для организации системы документооборота в  

АО « «МУИТ»»......................................................................................................24

2.4 Роль Lotus Notes во внедрении электронного документооборота…....24

2.5 Электронно-цифровая подпись……………………………………….. 25

Выводы ………………………………………………………………………….. 25

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ..................................................................................................26

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ .........................................27

ВВЕДЕНИЕ

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и  умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения работы. Эффективность работы любой предприятий зависит от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к необратимым последствиям. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянное время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Система электронного документооборота - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Актуальность внедрения системы электронного документооборота.

В наше, пусть и не совсем стабильное для экономики время, автоматизация управления бизнесом актуальна как никогда. Помогая решать такие задачи, как увеличение скорости обработки информации, мгновенный анализ ситуации и контроль исполнения дисциплины всеми структурными подразделениями и сотрудниками, внедрение систем автоматизации бизнес-процессов стоит на повестке дня многих предприятий.

Под термином «электронный документ» в рассматриваемом  контексте обычно понимается текстовый  файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический, видео или аудио файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

Важную роль в оптимизации  деятельности предприятия любого размера  и профиля деятельности играют современные  системы электронного документооборота.

 В настоящее время на большинстве Национальных предприятий и в государственных учреждениях корпоративная информация (договоры, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере).

Целью данной курсовой работы является проектирование подсистемы, которая обрабатывает и безопасно хранит значительный объем информации.

      Новизна заключается во внедрении новой информационной системы, которая обеспечивает надежный и безопасный оборот документов.

Объектом исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.

 

 

 

1 . ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О  СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОБОРОРТА

1.1 Общие сведения о системах электронного документооборота

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции  со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и  информация, поступающая на таких  носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной  технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня  можно говорить лишь о частичной  реализации этой идеи. Здесь существует ряд причин:

1.Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует  интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контроль над их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемые и управляемые процессы. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри предприятия, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля над исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Специальное структурное  подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль над их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль над состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для  хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей  над совместным решением сложных  распределенных задач в электронных  компьютерных сетях с помощью  средств вычислительной техники. Сегодня  существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft,Borland,Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей  и средств электронной почты  позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

 

 

1.2 Системы управления электронным документооборотом

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих  целей:

• интеграции процессов
• повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и, соответственно, подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
• создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.