Деловая переписка

Реквизит 20 – Визы согласования документа. Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости – должность визирующего. Проект письма с визами согласования направляется для подписания руководителем. Для письма, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого письма.

Реквизит 21 – Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на гарантийных письмах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации. Организация должна иметь печать со своим наименованием.

Реквизит 22 – Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
• дату заверения.

Допускается копию документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (при направлении документа  в другую организацию).

Реквизит 23 – Отметка об исполнителе. Состоит из фамилии исполнителя (или фамилии, имени, отчества) и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т.д. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа). Для документов с грифом ограниченного доступа указываются адресаты всех экземпляров.

Реквизит 24 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит помещается на нижнем поле первой страницы документа.

Реквизит 25 – Отметка о поступлении документа в организацию. Проставляется при получении документа в нижнем правом углу первой страницы, допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает порядковый номер и дату получения документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости – часы и минуты.

Реквизит 36 – Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. ВИДЫ  ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

По характеру информации письма разделяют на несколько видов: письма-приглашения; письма-просьбы; письма-предложения; сопроводительные письма; письма-запросы; письма-благодарности; информационные письма; письма-ответы; гарантийные письма; заключение контракта. Рассмотрим их по отдельности:

• Письма-приглашения. Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и так далее, обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый..», «Глубокоуважаемый…».
• Письма-просьбы. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
• Письма-предложения о сотрудничестве. В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.
• Сопроводительные письма. Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.
• Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.
• Письма-благодарности. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
• Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
• Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на которую составляет ответ; 2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ); 3) констатация отказа.
• Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «Гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и так далее. В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).
• Заключение контракта. Особое место в коммерческой деятельности занимают заключение договоров и работа по их выполнению. Заключение обычно сопровождается активной перепиской: партнеры направляют предложения или запросы по предмету и условиям договора, а также письма-ответы, содержащие согласие с предлагаемыми условиями, отказ от них, контрпредложения и т.п.

3. ЯЗЫК И  СТИЛЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ

Деловое письмо является одним  из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним  миром. Через письма ведется общение  перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности  языка и стиля современной  корреспонденции и требования, предъявляемые  к ней.

Содержание деловых писем  находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием  деловых ситуаций и особенностями  конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой  переписки разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка  и стиля такой переписки, которые  обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки  характеризуется частотой повторяемости  и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной коммуникации, когда встречаются документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки  должен обладать нейтральным тоном  изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и  диалектные слова и выражения, а  также междометия, модальные слова  и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки  – обеспечить объективное отношение  к излагаемым фактам, лишить эмоциональности  и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык деловой переписки  должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств  и стандартизация терминов; сужение  диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

Важная задача в составлении  письма – его информационное насыщение, т.е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого аспекта  содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац показывает переход от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать  аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной  порцией информации.

Типичный абзац состоит  из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В  абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем  речь пойдет дальше. В абзацной фразе  содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы  между частями абзаца провести представляется не всегда возможным.

Связь между предложениями  абзаца осуществляется с помощью  повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и  абзацами, в котором в последующем  предложении в неизменном или  измененном виде повторяются различные  фрагменты предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями  осуществляются с помощью слов и  словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому  текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько  от собственного «мы». Но местоимение  «мы» в деловом тексте обычно не пишется, так как окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует особой осторожности, так как это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности.

Чтобы сохранить объективность  содержания, тон деловой переписки  должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах  грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность  – чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах  фразы типа: «Не откажите в любезности…», так как для совместной деловой  переписки скорее характерны сухость  и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки  существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая  практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.

Таким образом, становится очевидным  необходимость серьезного и логически  верного подхода к написанию  делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению  работы с официальными документами, а с другой – лишает письмо юридической  и практической значимости.

Служебные письма применяются  для решения многочисленных оперативных  вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования ит. п.

Чтобы правильно и быстро составить деловое письмо, надо знать  хотя бы в общих чертах особенности  языка и стиля современных  официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает письма юридической силы и практической значимости.

Эксперты единодушны в  том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот  то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении  структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

1. Структура делового письма

Важной задачей при  составлении письма является его  информационное насыщение, т.е. включение  в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура  письма – это две части. Впервой  излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При  составлении любого письма вначале  нужно наметить логическую схему  его содержания.

2. Этикет в  деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила  поведения и общения в официальных  ситуациях. В деловой переписке  приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например, в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.