Деловая переписка

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам  одной профессии.

В современной деловой  переписке не принято употреблять  местоимение «я». Вместо «Я прошу…»  нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

3. Основные  требования к тексту деловой переписки

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение  должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются  иронизирование, грубость. Не следует  впадать и в другую крайность  – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в  деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль  деловой переписки должен быть достаточно сухим.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деловая переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому письма должны быть составлены правильно и включать в себя все необходимые требования. Тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.

Итак, на основе вышеизложенного  можно сделать вывод, что при  составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

• Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;
• Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;
• Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;
• Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;
• Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;
• С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может  сделать его дефектным с юридической  точки зрения. Это особенно важно, при ведении международной переписки.

  СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Кузин Ф. А.  Культура делового общения: Практ. пособие/ Ф. А. Кузин. -5-е изд. перераб. и доп.. -М.: ОСЬ-89, 2004. -320 с.
2. Организация работы с документами /Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М,: ИНФРА-М, 2003. - 592с.
3. Панфилова А.П. «Деловая коммуникация в профессиональной деятельности», Санкт-Петербург, 1999
4. Психология и этика делового общения : учеб.: рек. Мин. обр. РФ/ под ред. В. Н. Лавриненко. - 4-е и 5-е изд., перераб. и доп.. -М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003,2004,2007.- 416 с.
5. Санкина Л.В., Быкова Т.А.Деловая переписка организации. - М,: МЦФЭР,2004. - 256с. - [Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 3 - 2004]. - С.3-119.
6. Скаженик Е.Н. «Деловое общение», учебное пособие, Таганрог, 2006
7. Справочник по деловой переписке. - М.:Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996. - 250с.
8. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006