Централизованный государственный учет

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕСИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГУМАНИТАРНЫХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И  ДОУ

 

 

Контрольная работа

______________________________ Вариант №____

(Дисциплина)

___________________________________________________

(Тема)

 

 

Исполнитель

студент __ курса                      _________________               _______________

группы №____                                             (подпись, дата)                                              (И.О.Ф.)

 

 

Преподаватель,                       _________________                _______________    

учебное звено, должность          (зачтено ,не зачтено                                          (И.О.Ф.)

                                                           подпись, дата)

 

 

Заведующий ОЗО                   _________________                _______________

                                                                                (подпись, дата)                                               (И.О.Ф.)

 

 

Регистр. №______

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тюмень 2012

Содержание

Введение                                                                                                                   3

1. Понятие системы учета документов в государственном архиве                  6

2. Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий                 12

3. Порядок размещения и топографирование документов в архиве                15

4. Порядок выдачи дел из хранилища                                                                 20

5. Поверка наличия и состояния документов в архивах                                    23

Заключение                                                                                                             28

Список использованных источников литературы                                              29

 

 

Введение

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации —  исторически сложившейся и постоянно  пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы —  это специализированные государственные  учреждения, основное звено системы  учреждений Федеральной архивной службы России¹. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального  производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в  данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Состав организаций и  категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

Ответственность за состояние  и совершенствование архивного  дела и делопроизводства в организациях несут их руководители. [

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации  работы архива, она обеспечивает быстрый  поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния  документов.

Предметом курсовой работы является централизованный государственный  учёт. Таким образом, цель данной курсовой работы - изучение цели и принципа системы  учета и обеспечения сохранности  документов Архивного фонда Российской Федерации.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить литературу по данной теме;
2. Определить понятие «учет документов»;
3. Рассмотреть проведение учета особо ценных документов АФ РФ;
4. Рассмотреть порядок размещения и топографирование документов в архиве;
5. Проследить порядок выдачи дел из хранилищ;

Можно выделить несколько  групп источников, используемых в  написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методическая база:

• ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;
• Основные правила работы архивов организаций.

Вопрос учета и обеспечения  сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких  авторов как Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров  А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым  участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении  архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов  информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов  являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

 

1. Понятие системы учета документов в государственном архиве

Основной функцией всех архивов  является обеспечение сохранности  документов. Это комплекс работ, который  в принципе почти одинаков для  государственных и ведомственных  архивов. Комплекс взаимосвязанных  работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в  хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление  уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности  документов.² Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в  учетных документах архивов и  архивных органов. Учету подлежат все  документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного  архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета  в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица  хранения. Кроме основных единиц учета  в архивах, хранящих традиционные документы  на бумажной основе, могут учитываться  документы отдельных категорий  дел (личные, следственные и др.) и  особо ценные документы; обязательному  учету подлежат также все листы  дел постоянного хранения. Особо  ценные документы учитываются в  соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных  архивах по хранилищам и в целом  по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы.³ В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

 Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям -- отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов⁴.

Преемственность учета достигается  путем внедрения системы учетных  документов в делопроизводство, ведомственные  и государственные архивы. Яркий пример преемственности опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные временными.

 Динамичность учета  достигается оперативным внесением  изменений в учетные документы  и периодическим представлением  сведений об изменениях в составе  и объеме фондов в ЦФК и  архивные каталоги других архивных  учреждений. В учетных документах  государственных и ведомственных  архивов оперативно отражаются  каждое поступление и выбытие  даже одной единицы хранения.

Учет в государственных  архивах ведется централизованно  и в каждом архивохранилище. Для  учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная  учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами  работы госархивов, то вспомогательные  документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок  ведения учета, внесения изменений  в учетные документы, вспомогательные  формы учета, взаимосвязь между  учетными документами хранилищ и  подразделением централизованного  учета, сроки передачи ему хранилищами  установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего  архивом. В архиве составляется также  графическая схема организации  учета, в которой последовательно  указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения - централизованный учет или хранилище)⁵. Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.

Основными учетными документами  в государственном архиве являются:

1) книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив)

2) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов);

3) список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления)

4) список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела)

5) лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда)

6) архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);

7) опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);

8) опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел)

9) реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел

10) инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);

11) паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);

12) паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);