Централизованный государственный учет

- характера хранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки);

- состава хранящихся документов (в первых -- дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во вторых -- дела разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений определенной отрасли);

- хронологических рамок документов¹¹.

Все это учитывается при  размещении документов в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы  фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной  схемой, принятой в архиве. Часто  в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом - финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем - учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.

В ведомственном архиве в  основе размещения лежит создание преимущественно  лучших условий для документов постоянного  хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы  общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного  хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как  правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному  составу (приказы, личные дела, лицевые  счета и т.д.) как наиболее часто  использующиеся для наведения справок¹².

В пределах групп (постоянного  хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы  размещаются по фондам, в пределах фондов - по номерам описей и номерам дел. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования.

Для ориентирования в постоянно  меняющихся материалах, хранящихся в  архиве, служат топографические указатели.

Топографические указатели  бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя - фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя - давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение.

Основные правила устанавливают  формы карточек постеллажного и  пофондового топографических указателей. При заполнении карточки используется ее оборотная сторона. Если на одной  стороне не уместились все сведения по конкретному фонду (или стеллажу), заполняется следующая карточка, а если нужно, то и третья, и четвертая. Все карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить  происходящие изменения. Однако удобнее  хранить карточки в специальных  ящиках или прочных картонных  коробках, расположив их там в порядке  номеров фондов или хранилищ и  стеллажей. Для быстроты поиска нужного  стеллажа или фонда в картотеке  можно поставить разделители.

В архивах, имеющих несколько  помещений, целесообразно иметь  схему хранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат и стеллажей.

В некоторых небольших  архивах учреждений топографические  указатели не составляют, считая, что  работник архива достаточно хорошо знает состав и размещение документов. Но такая мотивировка неосновательна, рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при его смене или временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указатель необходим в каждом архиве.

4 Порядок  выдачи дел из хранилища

Установленный Основными  правилами порядок выдачи дел  из хранилищ ведомственных архивов  имеет целью обеспечить сохранность  документов, и в первую очередь  документов АФ РФ.

Документы, хранящиеся в  архиве, могут выдаваться: для использования  работникам структурных подразделений, исследователям; организациям во временное  пользование; для проведения архивных работ с документами - хозрасчетным организациям для подготовки к передаче дел на госхранение, тематической разработки и т.д.; для проведения работ по улучшению сохранности документов - создание страхового фонда, копирование, реставрация и т.д. в лабораториях архивных или других учреждений. В зависимости от целей работы с документами они выдаются в рабочую комнату (читальный зал) архива или во временное пользование вне архива.

Выдача дел исследователям и представителям других организаций, работающим в читальном зале (рабочей  комнате) архива, производится по письму соответствующей организации. Письмо должно иметь резолюцию руководителя учреждения о разрешении работать с  документами данного учреждения.

Выдача документов во временное  пользование другим организациям, в  том числе судебным и следственным органам, также оформляется по письменной просьбе заинтересованных организаций  и с разрешения руководителя данного  учреждения. На дела, выданные во временное  пользование, составляется акт в  двух экземплярах. Оба экземпляра акта подписываются руководителями организаций (выдавшей дела и получившей дела) и  скрепляются гербовыми печатями. Один экземпляр остается в архиве, другой - выдается получателю дел.

Основные правила устанавливают  сроки пользования делами, выданными  из архива: для работников структурных  подразделений своей организации - десять дней, для работников других учреждений - три месяца. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу. При этом работники архива обязаны проверить сохранность этих дел.

Дела, выдаваемые в читальный  зал или временное пользование, должны быть переплетены или подшиты, иметь оформленные обложки, сверенные  с описью шифры дел, пронумерованные  листы и заверительную надпись. В дела постоянного хранения при  выдаче в читальный зал вклеиваются (на обороте первого листа обложки) листы использования, где работавший с делом отмечает цель и тему использования  дела или номера его конкретных листов. При передаче дела в госархив это  обеспечивает преемственность в  учете использования документов АФ РФ¹³.

Выдача дел из хранилища  учитывается в книгах выдачи.

За своевременным возвращением дел в архив устанавливается  контроль. На место каждого выданного  дела кладется заполненная работником архива карта-заместитель 

При подкладке дела на место  карта-заместитель изымается и  хранится в архиве в папке вместе с другими картами до минования  надобности.

Работник архива проверяет  физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов в особо  ценных делах и делах постоянного  хранения, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя  на документах и т.д.). При выявлении  дефектов составляется акт, предъявляемый  организации, использовавшей документы, или в судебные органы для привлечения  к ответственности виновных.

Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя учреждения и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного  хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых  листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные заведующим архивом или  ответственным за архив лицом. Акт  об изъятии документов хранится в  деле фонда.

Если архив направляет дела на переплет, реставрацию, копирование  в госархив или другие организации, осуществляющие эти работы, то передача дел оформляется заказом. Заказ  составляется и двух экземплярах  по форме акта выдачи дел во временное  пользование другой организации. Акт  подписывается руководителем учреждения (или структурного подразделения, в  состав которого входит архив, например, управления делами) и бухгалтером, который  будет производить расчет за выполненные  работы. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с делами передается организации, которая будет  проводить намеченные работы. При  получении дел после переплетения, реставрации, копирования работник архива проверяет их физическую сохранность  и качество исполнения работ.

Архив обязан следить за порядком транспортировки дел как  внутри здания, так и вне его. Транспортировка  документов внутри здания должна гарантировать  их сохранность. В другие здания документы  перевозятся в упакованном виде (в обернутых связках, закрытой чистой таре) и обязательно в закрытом транспорте, в сопровождении ответственных  лиц. Перевозки документов на большие расстояния (в другие местности) должны сопровождаться мерами предосторожности, позволяющими защитить транспортируемые дела от вредных воздействий атмосферных осадков, света, а также механических повреждений. Для этого документы упаковываются в водонепроницаемые материалы и помещаются в зависимости от объема отправляемых дел в ящики или контейнеры.

5 Поверка  наличия и состояния документов  в архивах

В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения  сохранности документов, немалая  роль принадлежит проверке наличия  и состояния документов, которая  заключается в установлении фактического присутствия дел, числящихся по описям, и выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации. В процессе проверки наличия документов выверяется учетно-справочный аппарат.

В государственных архивах  проверка наличия и состояния  дел является периодической плановой работой. В зависимости от ценности документов фонды в госархивах делятся  на три категории. Фонды первой категории, содержащие наиболее ценные, а следовательно, наиболее интенсивно использующиеся документы, подвергаются проверке наличия один раз в 10 лет, фонды второй и третьей  категорий -- раз в 15 лет, а особо  ценные документы -- раз в 5 лет¹⁴.

Задачи и методика проверки наличия и состояния дел в  государственных и ведомственных  архивах в принципе одинаковы, хотя эта работа в госархивах более  сложна и объемна.

Проверка наличия и  состояния документов в ведомственном  архиве проводится также по плану: дела постоянного хранения проверяются  не реже одного раза в пять лет и  перед передачей на госхранение, а дела по личному составу и  долговременного хранения (свыше десяти лет) - не реже одного раза в десять лет. Помимо плановых проверок проводятся единовременные в следующих случаях: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене заведующего архивом или ответственного за архив лица; при реорганизации или ликвидации учреждения.

Проверка наличия документов проводится работниками архива или  комиссией, назначаемой руководителем  учреждения. Итоги проверки оформляются  актом (по каждому фонду отдельно). После утверждения акта проверки наличия и состояния дел руководителем  организации по всем пунктам акта (кроме пунктов о необнаружении  и неисправимом повреждении дел  постоянного хранения) в учетные  документы вносятся соответствующие  изменения.

Проверке предшествует изучение материалов предыдущих проверок наличия (актов и оставленных листов проверок) и выверка учетных документов (правильность нумерации дел и  итоговых записей в описях, соответствие итоговых записей в описях количеству дел в листе фонда). Проверка проводится путем сверки описательных статей описи  с описанием дел на обложках: шифра дела, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков дел, дат, количества листов.