Визначення рівня та послідовності стратегічних змін

Дуже важливим є організаційний аспект контролю, що пов'язано з проблемами координації та встановлення порядку  внесення необхідних змін у процесі  виконання запланованих робіт. У  зв'язку з цим доцільно додержуватись  системи, що передбачає:

• по-перше, концентрацію матеріалів минулих перевірок та ревізій у будь-якому органі управління, щоб не витрачати час на повторне отримання цієї інформації під час наступних перевірок;
• по-друге, розподіл завдань щодо контролю та координації, розробка відповідного порядку і процедур контролю;

-по-третє, розробку методів  і послідовності коригування  стратегічних планів і програм  з урахуванням поточного стану  робіт.

Централізований контроль за ходом виконання стратегічних планів та програм здійснюють координуючі  чи спеціально створені органи управління окремими програмами.

Підприємство також проводить  внутрішній контроль. Для цього воно створює робочу групу з розробки та виконання стратегічної програми і контролю.

Цей контроль здійснюється таким чином:

- перевірка доведення завдань програми до виконавців і включення заходів, запланованих на поточний рік, до відповідних поточних планів усього підприємства,  окремих підрозділів та індивідуальних виконавців;

• разові, вибіркові перевірки (інспекція) діяльності виконавців відповідно до плану або іноді раптово за спеціально розробленим переліком питань;

- перевірка звітів виконавців про хід реалізації завдань;

- контроль ефективності виконаних заходів і робіт; -заслуховування на засіданнях керівних органів програм інформації про виконання найважливіших робіт та етапів, а також окремих виконавців завдань, що не відповідають встановленим параметрам.

Систематичний та дієвий контроль може забезпечуватися лише в плановому  режимі. План заходів щодо контролю має містити графіки заслуховування окремих виконавців, результати вибіркових перевірок, звіти тощо.

Стратегічні програми виконуються  в певній послідовності та із встановленою періодичністю. Ці процедури зумовлюють порядок звітності та подання  інформації про хід робіт, засоби аналізу, прийняття коригуючих рішень, доведення результатів контролю та аналізу до виконавців.

Організаційні графіки та інші графічні методи дають змогу  наочно показати досягнутий проміжний  та кінцевий результати. Такі графіки  дозволяють здійснювати взаємодію  та розподіл завдань і відповідальність між органами керівництва програмою  і виконавцями.

Використання організаційного  графіка дозволяє відпрацювати систему  звітів, яка має складатися з форм документів та інструкцій для їх оформлення, а також інформаційних каналів  їх руху. Регулярний порядок звітності  дисциплінує виконавців програми, привчає  їх до постійного контролю власної  роботи та фахівців, з якими вони пов'язані у виконанні програмних завдань.

Організаційний графік також  дає змогу ретельно готувати рішення  та приймати їх. Він не зменшує завантаження керівників, але робить їхню діяльність більш цілеспрямованою, ритмічною  та ефективною.

Слід зазначити, що контрольна діяльність потребує значних витрат часу, праці та грошей. Стратегічний контроль обов'язково передбачає необхідність прийняття коригуючих рішень, що містить  певну частку ризику, а тому до такої  діяльності треба залучати висококваліфікованих фахівців з підприємницьким досвідом.