Разработка эффективной системы управления проектами в организации

Каждый проект требует различной комбинации ресурсов, которая трудно прогнозируема во времени.

Право распределять ресурсы и управлять ими является одним из решающих условий личной власти внутри организации. Поэтому рассмотрение системы управления ресурсами неотделимо от организационной структуры фирмы.

Проекты не могут рассматриваться изолированно от остальной деятельности компании: результат и состояние работ по проектам влияют на будущее всей компании.

Проекты могут быть очень большими и сложными, тогда они требуют профессиональных менеджеров для управления. С другой стороны, проекты могут быть небольшими и управляться одним человеком от имени команды. В последнем случае менеджер обычно тратит не более 3-4 часов в неделю на подведение итогов и пересмотр оставшейся части проекта. Такой менеджер должен знать, как составлять расписание, использовать простые программные средства, и при необходимости обращаться за советом к более опытному менеджеру по проекту.

Основной задачей менеджера в выполнении проекта является обеспечение выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием. Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Для того чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение, и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

В связи с тем, что планируется ввести новую должность в компанию, то необходимо провести анализ информационной системы управления в компании.

Информационная система управления в той или иной степени уникальна для каждого проекта. Информационная система управления проектами (ИСУП) создается на стадии запуска проекта и прекращает свое существование с закрытием проекта. Таким образом, руководство проекта должно быть способно создать эффективную информационную систему за относительно короткий период времени. Это возможно лишь в том случае, если общая структура ИСУП, ее основные элементы и методы развертывания системы заранее разработаны, согласованы и представлены в виде документов. Другими словами, стандартные подходы к управлению проектами, элементы организации, управленческие процедуры и документы, инструментальные средства должны быть внедрены и освоены в организации в целом. Тогда менеджер проекта способен быстро создать систему управления конкретным проектом на основе стандартных подходов и элементов.

Необходимо использовать следующие подходы к разработке системы управления проектами в организации:

- разработка собственной специализированной  системы или настройка существующих систем;

- использование унифицированных  систем календарного планирования  и управления проектами, доступных  на рынке;

- интеграция существующих подсистем  по функциям и данным.

Внедрение информационной системы управления проектами включает:

- подготовку функций управления проектами к вводу информационной системы в действие. Проводятся работы по организационной подготовке подразделений, участвующих в выполнении функций;

- подготовку персонала. Проводится  обучение персонала и проверка  его способности обеспечить функционирование информационной системы управления проектами;

- комплектацию информационной  системы программным обеспечением  и техническими средствами;

- проведение опытной эксплуатации  информационной системы и ее  доработку;

- проведение приемочных испытаний.

Ответственные за распределение и использование ресурсов должны постоянно обмениваться информацией друг с другом;

- большие программные продукты  не всегда обеспечивают быструю  обработку информации. Как правило, это является результатом неполного  понимания того, как использовать возможности новой системы; организация может не иметь внутрифирменных стандартов в части управления проектами. Это может выражаться в плохо разработанной структуре разбиения работ, невозможности описать фазы жизненного цикла, нечетком понимании зависимостей между работами и т.п.;

- внедрение может «выставить напоказ» отсутствие навыков планирования и организации у управляющих среднего звена. Их страх перед информационной системой может стать одним из основных препятствий при ее внедрении;

- область деятельности и организационная  структура могут не подходить  для внедрения системы управления  проектами. Процессы управления  проектами, и в частности процесс  распределения ресурсов, могут иметь  место в матричной структуре. Если организация консервативна в использовании традиционных структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно невелика;

- внедрение сложных информационных  систем управления проектами  требует большого количества  ресурсов (персонал, оборудование и т.д.);

- необходимо знать место информационной  системы в организации. Должна  ли она использоваться на всех  уровнях управления или только  для высокоприоритетных проектов;

- информационная система может  рассматриваться как замена живого  и неформального общения, передачи навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этого жесткие каналы коммуникаций.

В настоящее время создано большое количество систем управления проектами, как самостоятельных, так и в составе корпоративных информационных систем. Поскольку такие понятия как «проект» и «управление проектом» имеют очень широкое толкование, то подобные автоматизированные системы или являются узкоспециализированными, или, наоборот, объединяют в себе такое количество функций, которые очень утяжеляют систему: она становится дорогой и сложной как в настройке, так и в использовании.

Несмотря на кажущееся перенасыщение рынка подобными продуктами, создание простой и надежной системы управления проектными заданиями до сих пор остается приоритетной задачей в области разработки информационных систем.

Основные требования к используемой системе:

В первую очередь, она должна поддерживать простейшие функции кадрового учета, то есть позволять хранить данные о каждом сотруднике, включая его контактную информацию, принадлежность к административному подразделению и размер заработной платы. Кроме того, должна быть возможность объединения исполнителей по проектам и задачам без привязки к административному делению компании.

Основное назначение подобной системы – поддержка проектов и задач, выдача заданий сотрудникам и контроль исполнения заданий и хода проекта через листы рабочего времени сотрудников.

Система должна позволять оперативно получать информацию о запланированном и фактически отработанном времени по каждому проекту, каждой задаче в рамках проекта и по каждому исполнителю в рамках задачи, а также о текущем состоянии исполнения бюджета как по проекту в целом, так и по каждому исполнителю в отдельности.

Естественно, подобная система должна иметь гибкую систему разделения прав пользователей.

Рассмотрим основные процессы, которые должны отображаться при выбранной и разработанной информационной системе управления.

1. Управление всем процессом выполнения задачи или проекта;
2. Создание дискуссионых ветвей и голосований;
3. Отслеживание процесса работы по электронной почте;
4. Распределение задач и обсуждений по тематическим категориям;
5. Расстановка видимости категорий между пользователями;
6. Группировка пользователей в департаменты и установка локальности (внешний, внутренний);
7. Статистика нагрузки на категории, департаменты и отдельных пользователей;
8. Создание как односложных задач так и многозадачных проектов;
9. Механизм ведение открытой или приватной переписки по любой задаче;
10. Хронология процесса работы над задачей (сохранение всех вносимых изменений);
11. Циклические задачи;
12. Внутреннее оповещение сотрудников;
13. Система мгновенных сообщений.

 

3.2. Мероприятия по разработке  эффективной системы управления  проектами в организации ЗАО «Ямалгазинвест»

 

К основным факторам, влияющим на успех мероприятия относятся:

Стратегический подход.

Человеческий фактор, максимальная отдача каждого специалиста.

Использование профессиональных приемов управления

Ориентация на будущее - своевременность.

Эффективное освоение практического опыта, которое происходит на примерах успешных и неудачных проектов.

В таблице 5 представлен разработанный план разработки и реализации мероприятий по усовершенствованию системы управления проектами компании ЗАО «Ямалгазинвест».

Таблица 5

Календарный план разработки и реализации мероприятий

по усовершенствованию системы управления проектами компании ЗАО «Ямалгазинвест»

№	Наименование мероприятия	Ответственное лицо	Срок внедрения
1	Анализ действующей организационной структуры компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Генеральный директор, Директор по персоналу	I квартал 2009 года
2	Введение новой должности – Директор Проекта в компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Генеральный директор, Директор по персоналу	I квартал 2009 года
3	Анализ организационной культуры компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Директор по персоналу, Директор Проекта	II квартал 2009 года
4	Анализ существующей информационной системы управления проектами в компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Директор Проекта, Начальник отдела информационных технологий и техобслуживания	II квартал 2009 года
5	Оценка эффективности совершенствованию системы управления проектами в компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Генеральный директор, Директор Проекта	III квартал 2009 года

 

Организационная структура включает в себя распределение основных функций предприятия, функций менеджмента, фаз управленческого процесса, зон ответственности по организационным звеньям, иерархической лестнице управления, механизмы централизации/децентрализации, механизм делегирования полномочий.

Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть организационного развития, процесса изменений, совершенствования системы управления предприятием.

На рисунке 6 представлена измененная организационная структура проектного управления компании ЗАО «Ямалгазинвест».

 

Рис. 6. Организационная структура проектного управления компании ЗАО «Ямалгазинвест»

Основные изменения – введение должности специалиста по управлению персоналом в службу персонала. Данное изменение позволит выделить отдельного специалиста  и разделить между двумя специалистами функции данной службы.

Основные обязанности Директора проекта:

- Стратегическое и оперативное руководство конкретным проектом;

- Образование команды на проект;

- Взаимодействие с заказчиком;

- Координация внутренних работ;

- Проведение переговоров;

- Согласование сделок;

- Организация разработки концепций  построения проекта по направлениям;

- Координирование этапов реализации  проектов: предпроектное обследование, формирование и согласование требований с заказчиком, формирование технико-коммерческих предложений, разработка технических заданий, контроль разработки технической и проектной документации, экспертиза проектных решений;

- Обеспечение планирования и  управления ресурсами проектов: бюджет, состав рабочей группы, выбор подрядчиков, согласование плана-графика работ, контроль сроков выполнения;

- Планирование продвижения проекта, организация и проведение презентаций и выставок.

 

 

Заключение

 

Совершенствование коммерческой деятельности  организации является особо актуальной задачей, решение которой выступает важным условием увеличения объема продаж. В современных условиях конкурентного рынка компания должна развивать свою деятельность и экономический потенциал, так это дает шанс на получение прибыли в будущем.

Компания должна вырабатывать долгосрочную линию поведения, которая позволила бы ей поспевать за изменениями происходящими в его окружении. При рассмотрении вопросов совершенствования деятельности компании одним из основных инструментом является планирование у управление ресурсами компании. 

В данной дипломной работе были рассмотрены такие понятия как управление проектами компании, составление бюджета проекта. Управление проектами – практическая деятельность, направленная на успешную реализацию проектов, достижение целей проекта. Использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.