Информационное обеспечение жизнедеятельности развития организации

министерство образования  и науки РФ

ГОУ ВПО «Российский государственный  торгово-экономический университет»

челябинский институт (филиал)

Кафедра менеджмента

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Теория организации»

тема: «Информационное обеспечение  жизнедеятельности развития организации»

 

     Выполнил:  студент 1 курса

     специальности  «Менеджмент организации»

     № МЗС-10-03

    заочной формы обучения                 _________________________                А.В. Белканова

     Проверил:  преподаватель                     _________________________                Д.В. Татьянченко

 

Челябинск 2011

Содержание

 

 

Введение……………………………………………………………………..…..3

1 Проблемы……………………………………………………………………….……4

2 Структура информационных  потоков компании…………………………….……8

3 Организация функций  информационного обеспечения компании…………..…10

      3.1 Традиция  самообеспечения……………………………………………….….10

      3.2 Обеспечение  управления…………………………………………………..…13

      3.3 Централизованная  система управления информационным  обеспечением..17

     3.4 Отдел информационного обеспечения……………………………………....22

Заключение……………………………………………………………………..24

Список использованных источников и литературы………………………….25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Деятельность отдельных  людей, групп, коллективов и организаций  сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств.

Предпринимательский успех  в значительной мере зависит от наличия  необходимой и достаточной информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в директивы, планы, проекты и действия.

Информация — один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность.

Цель моей работы – выявить преимущества и недостатки  информационного обеспечения, организация его функций в компании.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- обосновать проблемы организации функций информационного обеспечения и разработать пути их решения;

- рассмотреть структуру  информационных потоков компании;

- разработать организацию  функций информационного обеспечения  компании.

 

 

 

 

Проблемы

Информационные ресурсы  управления представляют собой некоторые  сведения, данные, оформленные таким  образам, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой  деятельности.

Как утверждают известные  норвежские ученые Къелл А. Нордстрем  и Йонас Риддерстрале, "проблема большинства организаций — это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании".

Функции информационного  обеспечения крупных и средних  компаний оформились в самостоятельную, хотя недостаточно структурированную  и, главное, слабо интегрированную  в систему управления отрасль. Подразделения  и персонал, отвечающие за информационное обеспечение, как правило, не представляют единого целого как в смысле формальной структуры, так и в плане бизнес-процессов.

Непорядок в организации  информационного обеспечения проявляется  во всех аспектах жизнедеятельности  компании. Ниже представлены различные  ситуации, возникающие вследствие подобного  беспорядка.

1. Компания занимается дорогостоящим поиском специалистов с привлечением рекрутинговых агентств, в то время как в ее подразделениях на малодефицитных должностях работают сотрудники, обладающие нужными опытом и квалификацией, однако сведения об этом не введены в учетные карточки (или введены, но недоступны из-за отсутствия поисковых систем, а также средств отображения).
2. Сотрудники компании ежемесячно сдают отчеты о своей деятельности, в которых они формулируют предложения по усовершенствованию работы. Часть из них реализуется, часть в силу различных обстоятельств не используется. Со временем, однако, возникают ситуации, когда некоторые предложения становятся актуальными, но о них уже забыли, а авторы не знают, что их идеи оказались востребованы. К тому же они могут уволиться. В результате наработанные ценные сведения, опыт, "ноу-хау" так и остаются на бумаге.
3. В компанию поступают письма и информационные материалы, содержание которых в общем случае может быть многопрофильным. При регистрации в графе "Содержание" отражается актуальная на данный момент смысловая составляющая письма. Все остальные идеи не фиксируются. Между тем, если сгруппировать входящие данные по видам технологий, объектов, предметов деятельности, группам специалистов, может обнаружиться новое содержание, которого разрозненные материалы не отображают.

Если компания не располагает  технологией извлечения и актуализации такой информации, полезные данные можно считать потерянными.

4. Утрачиваются важнейшие сведения о факторах, влияющих на целевые результаты. Например, некоторые процессы выполняются неэффективно, однако эта информация если и учитывается, то фрагментарно. В результате влияние организационных, технических, человеческих и прочих факторов на издержки не прослеживается системно.
5. Директивная информация трансформируется в планы, программы и действия персонала. Количество распоряжений и незавершенных работ исчисляется сотнями, потому что объем запланированных работ превышает производительные возможности персонала и подразделений. [1]

В итоге выполняются либо те пять-десять наиболее актуальных задач, за которые начальство реально спрашивает, либо те задания, которые удобны для  сотрудников. Со временем выясняется, что какая-то забытая директива  имела архиважное значение, но время  упущено и потери неизбежны. Это  происходит из-за отсутствия системы мониторинга данных о потоках, сроках и очередности работ, их важности, вовлеченности в них и загруженности персонала. В результате управленцы не в состоянии предусмотреть развитие событий и принять обоснованные решения о маневрировании ресурсами и очередности исполнения директив, а сотрудники, перегруженные работой, несправедливо числятся в отстающих. Все это приводит к ошибкам в планировании, неэффективному использованию потенциала компании и мешает проводить разумную структурную, штатную и кадровую политику.

Из-за невозможности использования  необходимых сведений вне оперативного доступа остается 80-90% информации, которая  могла быть применена для решения  текущих задач, поэтому в большинстве  случаев роль "информационных справочников" берут на себя специалисты- профессионалы. Такие незаменимые кадры, владеющие  частицами знаний, составляющими  тайну для остальных сотрудников, есть в любой организации. Потеря подобного гуру порой наносит  компании невосполнимый ущерб.

В общем и целом проблема сводится к тому, что:

• деятельность компании как единого организма, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения, или фиксируется фрагментарно;
• невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем было принято конкретное решение;
• отсутствует возможность найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;
• не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;
• документы "движутся" медленно, на какой стадии находится процесс, никому не известно, важные бумаги иногда теряются;
• появляются дублирующие или противоречивые документы;
• поручения подготовить документы не осуществляются в срок или вообще не выполняются.

Этот перечень можно было бы продолжать; ясно, однако, что без  специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления.[1]

Ниже предлагается вариант  построения оргсистемы информационного  обслуживания предприятия, которая  объединена с технологией оперативного управления бизнес-процессами и способна:

1) контролировать состояние  работ и результатов по важнейшим  направлениям текущей деятельности;  
2) обеспечивать компанию полной (с точки зрения наличия) релевантной информацией²;  
3) регулировать движение информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям и ритмам бизнес-процессов;  
4) оперативно извлекать информацию из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;  
5) адсорбировать, аккумулировать, анализировать и обобщать документированный опыт профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;  
6) упорядочивать деятельность, связанную с развитием информационной системы.

 

 

 

Структура информационных потоков  компании

Информация (лат. informatio —  разъяснение, изложение) — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как  средство служебных коммуникаций, поскольку  последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников. Обработанные, но не использованные данные, из которых  извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка  от "шума" — одна из важнейших  задач отдела информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно- техническим  обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы  поддержания процессов управления.

Информация уменьшает  степень неопределенности и неполноту  знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм  Ротшильда, можно сказать: кто владеет  информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами".

Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может  осуществляться в устной форме или  посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.

Информационные сообщения  могут быть директивными (рис. 1) и  обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как  правило, имеют формат официально установленных  реквизитов, недокументированные —  произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления  о том, кому, что и в какие  сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и  операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Кроме того, существует смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения. [2]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация функций информационного  обеспечения компании

Традиция самообеспечения

В небольших компаниях  с невысокой интенсивностью документооборота (не более 20 документов в день) функции  информационного обеспечения, как  правило, децентрализованы. Это означает, что подразделения в основном занимаются самообеспечением. Централизованная составляющая этой функции сводится к распределительной деятельности секретаря при передаче входящей и отправке исходящей почты, а  также соединении сотрудников с  внешними и внутренними абонентами.

Традиция информационного  самообеспечения не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей  к источникам информации, которая  принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении  дел каждый солидный отдел создает  собственный архив, отвечающий требованиям  данной конкретной службы. Однако при  большом потоке документов и штатной  численности офиса, превышающей 30 человек, недостатки децентрализованной системы  управления информацией становятся заметнее, чем ее достоинства.

Во-первых, значительная часть  данных, пригодных для многофункционального применения, становится труднодоступной  из-за децентрализованного способа  хранения (в архивах профилирующих  отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В  децентрализованной системе это  приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а зачастую и вовсе отсутствует.

Во-вторых, отделы, монополизировавшие определенные источники информации, формируют базы данных с учетом лишь своих, узковедомственных потребностей. Форматы баз данных, создаваемых  в разных подразделениях, как правило, не совпадают. В результате много  времени уходит на переоформление, дополнение или коррекцию информации при повторном или параллельном использовании. Часто одни и те же сведения механически переносятся (или даже перепечатываются) из одних  таблиц в другие, по-иному отформатированные.

В-третьих, в ряде случаев  по причине межличностных и межведомственных противоречий информация попросту утаивается.