Коммуникационная система в организации

Введение

В работе рассматриваются действующие связи  и отношения между людьми, представляющими  элементы системы и внесистемные элементы социальной (коммуникационной) среды. Отсутствие связи исключает  элемент из системы. Коммуникационная система состоит из обусловленной  внешней и внутренней среды.

Что касается содержания связей и отношений, то, как и человеческая деятельность, оно может быть безгранично широким. Связи и отношения имеют вполне явную классификацию, заметно дифференцируясь  по определённым критериям. Так в  зависимости от социального наполнения связи делятся на разные виды: внешние  и внутренние, горизонтальные и вертикальные, вербальные и невербальные.

Цель  исследования этой темы заключается  в изучение широты внутренних, горизонтальных, вертикальных, вербальных и невербальных связях в организации, передачи информации.

Раздел  менеджмента, который рассматривает  принципы и методы гармонизации отношений  и связей внутри системы субъекта управления, с одной стороны, установление и оптимизацию внешних связей организации в соответствии с  её прагматическими целями – с  другой, является предметом коммуникационного  менеджмента.

В ходе исследования данного вопроса решаются следующие  задачи:

• определить понятие, сущность коммуникации;
• описать механизм коммуникации;
• определить связи в организации, отношения;
• определить стадии коммуникативности.

1. Структура внутренних коммуникаций

1.1 Цели коммуникаций. Препятствия

Внутренние  коммуникации в организации (или  внутриорганизационные, Internal Communications) являются результатом осуществления функции внутренней самоорганизации, управления. В практическом плане это: обмен идеями, достижение соглашений, распорядительно-подотчётные отношения, обмен информацией по поводу реализации целей и задач организации, взаимоотношения с персоналом и между членами коллектива.

Процесс внутренних коммуникаций должен завершаться  достижением согласия контрагентов и реализуется в форме межличностных  и организационных отношений. Межличностные  коммуникации – это связи между  отдельными личностями (сотрудниками организации). Они не ограничены уставным регламентом, распространяются за его  пределы. Организационные коммуникации – это коммуникации, протекающие  в рамках задач и интересов  конкретной организации. Межличностные  коммуникации разнообразнее организационных. В ходе коммуникационного общения  в организации достигаются следующие  цели:

• обеспечивается создание информационных каналов между сотрудниками и структурными подразделениями, с помощью которых создаётся система информационного обмена в организации, сотрудники и руководители которой планируют и координируют свою деятельность;
• развиваются и совершенствуются межличностные отношения, благодаря чему персонал превращается в работоспособный коллектив;
• обеспечивает создание полных производственных процессов и циклов по реализации задач организации;
• регулируются и оптимизируются внутриинформационные потоки;
• создаётся коммуникационная основа для развития эффективной системы внешних связей.

Существуют  причины, которые препятствуют установлению и развитию коммуникаций в организации. Такие факторы называются коммуникационными  барьерами, возникающие как при  формальных, так и при неформальных коммуникациях. Под влиянием факторов коммуникационного барьера коммуникация замедляется, искажается, снижается  результативность общения, разрывается  обратная связь контрагентов. Различают  коммуникационные барьеры микроуровня  и макроуровня (микробарьеры и макробарьеры).

Микроарьеры препятствуют успешной коммуникации в  конкретных, узких секторах профессионального  общения. К ним можно отнести:

• психологический настрой источника (отправителя) информации по отношению к получателю (адресату);
• психологический настрой получателя (адресата) к источнику (отправителю) информации;
• низкую способность восприятия формата информации (сложность фраз, трудная лексика, специфический глоссарий, национальный акцент и др.);
• отсутствие обратной связи;
• предвзятое отношение обоих контрагентов коммуникации к обсуждаемой теме.

Макробарьеры  коммуникации препятствуют установлению коммуникации в целом. К подобным коммуникационным преградам можно  отнести:

• превышение пропускной способности сетей, каналов, средств передачи и кодирование информации, в результате чего часть информации пропадает либо искажается в результате перегрузки сетей;
• упрощённую информацию, несущую в себе мало конструктивных идей, слабо связанных с контекстом общения;
• языковой барьер (иноязычная среда общения, профессиональный сленг, невоспринимаемый невербальный стиль общения);
• технологические организационные причины.

Барьеры можно разделить на преграды, зависящие  от инициатора коммуникации, источника  управленческой информации (группа факторов источника) и преграда, зависящие  от получателя управленческой информации, коммуникационного контрагента (класс  факторов получателя).

Факторы источника:

• некачественное посторенние общения и информационного обмена (неудачный лексический состав, недостаточная убедительность);
• недостатки «обратной связи» (отсутствие мотивации);
• неумение вести диалог и переговоры (неумение слушать и ставить вопрос);
• погрешности логики сообщения (недооценка позиции и способностей получателя);
• низкие индивидуальные особенности (дикция, слух, зрение, невнимательность, память и др).

Факторы получателя:

• неспособность адекватно оценивать степень важности сообщения (слабое знание темы, низкий культурный уровень);
• некорректный набор установок сознания (подверженность стереотипам, предвзятость, конфликтность, отсутствие внимания);
• неадекватный интерес к теме коммуникации;
• низкие индивидуальные физиологические особенности.

1.2 Формальные и неформальные  коммуникации

Что касается процессов формальных внутренних коммуникаций, о в организации они выражаются в виде формализованных отношений, запланированных и протекающих  по внутренним регламентам. В каждой организации, как правило, существует властная публичная структура, при помощи и в интересах которой формализуются все коммуникационные процессы, инициируемые её менеджерами. В такой структуре всегда есть информационная периферия, есть центр принятия решений с доступом к внутриорганизационным информационным ресурсам. Формальные коммуникации бывают как письменные, так и устные.

Неформальные  коммуникации не следуют общим правилам, установленным внутри организации. Типичная неформальная информация –  обсуждения среди сотрудников личных успехов и неудач, обмен сообщениями  о внешней среде, пересуды о руководителях, системе вознаграждения, достижение договорённости о взаимной поддержке  и прогнозы. В организации проходит целый этап жизни человека, что  диктует необходимость полноценных  коммуникационных взаимодействий на служебные  темы в служебном пространстве. Служебные  же темы коммуникаций также отчасти  подчинены законам неформального  общения. Взаимодействие указанных  двух видов коммуникаций в организации, как малом социальном обществе, происходи  в психологическом пространстве «противостояние – сотрудничество». Это зависит от наличия конфликта интересов между менеджером и неформальным лидером, идеологии руководства и психологической совместимости представителей двух структур . Взаимообмен информацией в такой системе происходит либо как полностью толерантный – обе структуры информационно дополняют, прозрачны друг для друга либо как инверсионный, при котором происходит обмен информацией с ограничениями и трансформацией, зависящих условий, выработанных менеджером.

В формальной структуре в нормативных каналах  передачи информации используются стандартные  для данной организации формы. Это, как правило, письменная, а в последнее  время электронная форма документооборота. Стандартные формы (бланки) имеют  своим преимуществом простоту и  технологичность. Их наличие снимает  обычную проблему для любой организации – унифицировать письменное общение и соответствующие управленческие акты. В различных системах администрирования использованию стандартизованной письменной формы документооборота на бумажных носителях либо в электронном виде придаётся немаловажное значение. Как правило, такие стандарты излагаются в регламентах организации (государственные, корпоративные распорядки) и являются обязательным атрибутом работы её администрации.

Если  стандартизованные регламенты формальных отношений олицетворяют одну крайность, то другую выражают неформальные связи  в такой форме, как слухи. В  диапазоне между располагается  ряд форм обмена информацией, годных для применения в обоих видах  отношений и межличностных связей. Слухи – это незапланированная  стохастическая передача информации с  низким уровнем достоверности, имеющая  форму социальных контактов членов организации в рамках неформальной структуры общения. Известно, что  неформальные каналы эффективно используются в целях дезинформации. Слухи  принято квалифицировать как  недостоверные, неточные сообщения. Хотя известно, что слухами пользуются в качестве альтернативного способа  достоверной информации. Скорость передачи по таким каналам и способность  охвата целевой аудитории очень  высоки. Проведённое К.Девисом (США) исследование показало: слухи бывают очень точны в отношении непротиворечивости информации об организации, но эмоциональная  окраска, особенно драматичность, резко  снижает их точность и способность  запоминаться.

Коммуникации, как и их классификация, представляют собой абстрактное построение. Но если структура связей внутренней среды  организации можно представить  в виде иерархической конструкции, соответствующей общепринятому  стереотипу властных полномочий и функциональных нагрузок, то можно говорить о перемещении  информации между служебными уровнями в рамках ориентированных коммуникаций, которые бывают вертикальными и  горизонтальными. Первые могут быть как нисходящими, так и восходящими. Нисходящая информация характерна для формальных связей (указания, директивы, поручения, запросы и т.д.). Таким путём сообщается подчинённым уровням информация о стратегических и текущих задачах, функциональных изменения и др. Помимо обмена по нисходящей, любая организация нуждается в восходящих коммуникациях, передающих информацию на верхние уровни. Информация, преимущественно идущая «наверх», характерна и для формальных связей, и для неформальных. Обычно она поднимается (или опускается) на тот уровень, в компетенцию сотрудников которого входят полномочия адекватно и полноценно отреагировать на поступившую информацию. Так, сообщение с описанием идеи инновации направляется высшему руководителю, а приказ – конкретному исполнитель на нижнем уровне.

Помимо  коммуникаций по вертикали, в каждой организации осуществляются коммуникации по горизонтали, когда информацией  обмениваются на одних ступенях служебной  иерархии. Организация может состоять из множества подразделений или  нескольких сотрудников; между ними необходим постоянный обмен информацией, служебной и неформальной. Помимо служебных причин, коммуникации по горизонтали является наиболее употребляемой  формой личных отношений неформального  общения. Такие коммуникации сплачивают коллектив, укрепляют равноправные отношения, позитивно влияют на удовлетворённость  работников своим трудом.

2. Стандартные модели коммуникационных функций менеджмента организации

2.1 Коммуникации руководителя в  организации

Помимо  производственной, технологической, экономической (затратно-профитной) и хозяйственной  структуры, в каждой организации  присутствует структура управления – состав и управляющие взаимосвязи  управленческого общения звеньев, руководителей и исполнителей. Для  системного менеджмента организации  понятие «организационная культура управления» - ключевая категория. Таким  же важным является понятие управленческого  общения. Они настолько близко связаны  одно с другим, что в общественном сознании прочно ассоциируются с  деятельностью руководителя. Именно первый руководитель выбирает модель и систему управления, создаёт  её организационную структуру, наполняет  её административным содержанием.

Выполнение  функциональных задач руководителя основывается на коммуникациях. Руководитель в ходе межличностного взаимодействия обсуждает планы, ставит задачи перед подчиненными, формулирует права и обязанности сотрудников, распределяет административный ресурс, делегируя полномочия, определяет средства достижения целей и методы контроля. Всё это происходит в виде управленческого общения, которое является видом внутренних вертикальных коммуникации, происходит в формальной и неформальной сферах взаимодействия руководителя и сотрудников организации по поводу выполнения производственных задач. Оно осуществляется руководителем в виде целесообразного регулирования деятельности персонала организации в необходимом направлении. Формами управленческого общения являются:

• изложение поручения руководителя в формальном распорядительном виде (дать распоряжение, команду, издать приказ, указать, поручить, рекомендовать для исполнения); содержание поручения может быть письменным или устным, персональным или выданным группе соисполнителей, единовременным или постоянным, конкретным или мобилизующим и т.д.;
• изложение мнения руководства в неформальном виде (пожелание, рекомендация, совет, намёк, мотивация, опосредованное поручение);
• получение по обратной связи от сотрудников информации о ходе выполнения формального поручения или неформального мнения руководителя;
• оценка руководителем соответствия первоначальному содержанию управленческой идеи фактического выполнения поручения сотрудником;
• организация мониторинга психологического состояния и работоспособности коллектива.