Организационная и производственная структура

 

ВВЕДЕНИЕ

Одной из важнейших  функций менеджмента является организация. Эту функцию осуществляют менеджеры независимо от их ранга. Но решения о выборе структуры организации в целом почти всегда принимаются руководством высшего звена. Руководители более низкого ранга лишь помогают им в этом, обеспечивая их необходимой информацией и давая одновременно свои предложения по поводу структуры отдельных подразделений. В этом случае задача руководства организации заключается в том, чтобы использовать ту структуру, которая наиболее соответствует целям и задачам организации, позволяет наилучшим образом взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности клиентов и наиболее эффективно достигать своих целей.

Управление и  производство тесно взаимосвязаны. Для выполнения функций управления производством создается управляющая система - аппарат управления.

Под структурой аппарата управления производством понимается количество и состав звеньев и ступеней управления, их соподчиненность и взаимная связь. Структура аппарата управления оказывает  активное воздействие на процесс  функционирования системы управления развитием производства.

Цель исследовании: изучить вопросы организационной и производственной структуры.

При выполнении данной работы были поставлены следующие задачи:

- изучить литературу по  теме;

- представить структурно-функциональную  схему организации;

- определить роль элементов  управленческих цепей организации;

- определить взаимодействие  элементов управленческих цепей  организации;

- выработать предложения  по повышению эффективности управления  рассматриваемой организации.

Предмет данного исследования – организационная и производственная структура.

Объектом данного исследования является организационная структура  гостиницы «Арт-Отель».

Методы исследования: анализ литературных источников.

 

 

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ  И ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ СТРУКТУРА

1. Понятие структуры системы

Структура системы — это совокупность элементов и связей между ними. Структура может быть представлена графически, в виде теоретико-множественных описаний, матриц, графов и других языков моделирования структур.

Состав элементов и способ их объединения определяют структуру системы. Формально ее часто представляют в виде граф, где вершины соответствуют элементам системы, а дуги их связям. Особое место среди структур разных типов занимают иерархические структуры. Понятие «отношение» в качестве внутренней связи между элементами системы логически связано с понятием «структура», которое означает строение, расположение, порядок.

Структура отражает взаимосвязи и взаимоотношения между элементами системы, устанавливающими порядок ее строения. Структуру системы принято описывать видом связей и отношений (иерархия связей) между ее элементами. Структура описывает внутреннее строение (состояние) системы.

Структуры бывают как статическими, так и динамическими. Одна и та же система может быть описана разными видами структур в зависимости от аспектов и стадий исследования или проектирования в пространстве и во времени. Структуры систем могут описывать состояние системы, ее поведение, условия ее равновесия, устойчивости и развития.

Состояние системы — это описание ее в определенный момент времени как «статичной фотографии». В таком состоянии все элементы имеют статичные входные и выходные параметры. Под равновесием системы понимается описание состояния системы, которая лишена внешних воздействий и находится в состоянии равновесия. Под устойчивым состоянием системы понимается такое поведение, которое обеспечивает ей возвращение в равновесное состояние после воздействия внешних факторов.

Как правило, состояние устойчивости обеспечивается за счет сочетания свойств самих элементов системы. Развитие системы — это такое состояние системы, которое обеспечивает развитие свойств связи отношений в рамках организационной структуры в продолжительном временном периоде, с учетом воздействия факторов внешней среды. (Далее будет рассказано о таком классе систем на примере адаптивных систем, самообучающихся и саморазвивающихся систем.) Теория систем изучает закономерности организации, структурирования, функционирования, поведения и существования любого объекта в качестве системы. Методологической основой построения теории систем стали такие универсальные научные принципы, как: целостность, дискретность, гармония, иерархия и адекватность. В теории систем широко используются методы моделирования на базе линейного и нелинейного программирования, в основе которого лежат методы теорий.

2. Множественность структур в организации

Социальная структура является центральным элементом любой организации. Она относится к шаблонным, или регулируемым, аспектам взаимоотношений между участниками организации. Существуют две точки зрения на социальную структуру группы. Наиболее известна в этом отношении точка зрения К. Дэвиса, который считает, что "всегда в человеческом обществе есть то, что может быть названо двойной реальностью: с одной стороны, нормативная система, ничего не воплощающая, с другой - фактический порядок, воплощающий все, что есть".

Нормативная структура  включает в себя ценности, нормы, ролевые  ожидания. Ценности - это критерии привлекательности и разумного выбора целей, а также оценки окружающих социальных норм. Нормы - это управляющие поведением обобщенные правила, которые изменяются и совершенствуются, приводя индивидов к достижению коллективных целей, целей организации. Роли определяют вклад в общую деятельность в зависимости от занимаемой позиции, а также взаимное ожидание участников, взаимный контроль за их поведением. Ценности, нормы и роли организованы так, что составляют относительно связанные и стойкие системы взаимного доверия и предписаний, управляющих поведением членов организации.

Что касается фактического порядка, то его можно определить как поведенческую структуру. Она  значительно отличается от нормативной  структуры прежде всего тем, что в ней на первый план выступают личностные качества участников и их взаимные оценки этих качеств. В соответствии с широко известным учением Дж. Хоманса поведенческая структура состоит из действий, взаимодействий и сантиментов, не регламентированных нормами и правилами. Действия и взаимодействия участников здесь во многом зависят от сантиментов, под которыми понимается первичная форма взаимной избирательности членов организации.

В целом же поведенческая  структура - это система отношений  между людьми, находящаяся в рамках нормативной структуры, но в то же время отклоняющаяся от нормативной  структуры в известных пределах, обусловленных личностными чувствами, предпочтениями, симпатиями и интересами. Таким образом, социальная структура  включает в себя совокупность взаимосвязанных  ролей, а также упорядоченных  взаимоотношений между членами  организации, в первую очередь отношения  власти и подчинения.

Члены организации, или участники - важная составляющая организации. Это совокупность индивидов, каждый из которых должен обладать необходимым набором качеств и навыков, позволяющих ему занимать определенную позицию в социальной структуре организации и играть соответствующую социальную роль. Все вместе члены организации представляют собой персонал, который взаимодействует друг с другом в соответствии с нормативной и поведенческой структурой. Обладая различными способностями и потенциалом (знаниями, квалификацией, мотивацией, связями), участники организации должны заполнить все без исключения ячейки социальной структуры, то есть все социальные позиции в организации.

 Технология. Организация с точки зрения технологии - это место, где производится определенного вида работа, где энергия участников применяется для трансформации материалов или информации. Понятию "технология" приписывают обычно три значения.

Во-первых, технология часто представляется как система  физических объектов, составляющих организацию (станки, материалы, множительные средства, передающая и принимающая аппаратура и т. д.).

Во-вторых, технология понимается в узком, "механическом" смысле. Автомобиль и радиоприемник  различаются при этом только тем, что к ним по-разному приложена  человеческая энергия - для их изготовления совершаются разные действия. В таком  понимании технология - это физические объекты, соединенные с человеческой активностью.

В-третьих, термин "технология" используется для обозначения совокупности знаний людей о процессах, протекающих  в данной сфере функционирования организации.

Организация не может  заниматься любым видом деятельности без знания того, как использовать средства, преобразовывать их и реализовывать. Технология в таком понимании (называется ноу-хау) - это систематизированное  знание полезных и наиболее рациональных практических действий.

Внешнее окружение. Каждая организация существует в специальном физическом, технологическом, культурном и социальном окружении. Она должна адаптироваться к нему и сосуществовать с ним. Нет организаций самодостаточных, закрытых. Все они, чтобы существовать, функционировать, достигать целей, должны иметь многочисленные связи с окружающим миром. Если рассматривать современную организацию, то сразу же бросаются в глаза ее связи и взаимозависимости с вышестоящими организациями, поставщиками, правоохранительными, политическими и многими другими организациями и институтами, существующими в данном конкретном обществе. Так, очень немногие организации принимают на себя полную ответственность за социализацию и обучение своих членов. Чаще всего культурные образцы, профессии и материальное обеспечение поступают из внешних систем.

Каждая организация  имеет искусственную, созданную  людьми природу. Кроме того, она всегда стремится к усложнению своей  структуры и технологии. Эти два  обстоятельства делают невозможным  эффективно контролировать и координировать действия членов организации на неформальном уровне или уровне самоуправления. Каждая более или менее развитая организация должна иметь в своей  структуре специальный орган, основным видом деятельности которого служит выполнение некоторой совокупности функций, направленных на обеспечение  участников организации целями, координацию  их усилий. Такой вид деятельности называется управлением. Управление - это функция специфического органа организации, которая обеспечивает направление деятельности всех без  исключения элементов организации, удерживает в допустимых пределах отклонение отдельных частей и организации  в целом от поставленных целей [2].

3. Формальная и неформальная структуры в организации

Различают формальные и неформальные структуры. Между этими основными  полюсами можно выделить промежуточные  состояния, которые отражают степень  формализации организационной структуры: полуформальные, неформальные, неформальные с наличием элементов формальных связей и др.

Формальная структура  организации.

Любая организация стремится к  формализации своей структуры. Формальная структура организации представляет собой организационное построение, основанное на жесткой стандартизации организационных норм и отношений между отдельными структурными единицами. Условия жесткой стандартизации норм и отношений состоят в существовании следующих моментов:

- обязательного для выполнения  всеми участниками формального  кодекса организации, в котором  декларируются рамки организационных норм и тщательно разработанная система санкций, применяемых в случае их нарушения;

- иерархической системы ролей  и статусов, жестко закрепленных  за членами организации (выход  за пределы роли ограничен соответствующими нормами и по крайней мере не поощряется);

- тщательно разработанной системы  поощрений за выполненные задания;

- бюрократического аппарата для  осуществления контроля и управления  организацией и ее подразделениями;

- системы вертикальных коммуникаций, горизонтальные коммуникации слабо  разработаны или отсутствуют.

Подобная структура представляет собой идеальную модель управления (полностью формализованная структура  организации дана в работах М. Вебера и Ф. Тейлора), т.е. показывает, как организация должна работать, как следует выполнять работу. Такая структура применяется  в основном для решения проблем  управления. Формальная структура организации  схематично представлена на рис. 17.

В формальной структуре организации  все линии коммуникации и полномочий соединяют позиции иерархии вышестоящих руководителей и нижестоящих. В этой структуре запрещены горизонтальные коммуникации, т.е. попытки обсуждать свои проблемы с коллегами, обмениваться информацией между подразделениями без ведома вышестоящего руководства.

 

Рис. 1. Формальная структура организации

Незащищенность отдельного работника, вынужденного общаться только с руководством, приводит по крайней мере к двум последствиям:

- руководители стараются максимально  использовать прерогативы власти  и контроля;