Основы системного подхода при изучении деятельности организации

Сам закон звучит следующим  образом: «Каждая система (биологическая  или социальная) стремится настроиться  на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или выполняемых функций».

Так, если сложную систему  разложить на составные части, то могут быть получены исходные элементы для образования новых систем; всякая вновь образуемая система  есть комбинация элементов, входивших или входящих в другие системы.

Для выполнения данного  закона руководитель должен придерживаться таких принципов, как:

1) составить и реализовать  программы постоянного совершенствования  компании, ее элементов и подразделений;

2) привлечение к этой работе лучших специалистов или консультантов;

3) проводить маркетинговые  исследования в ключевых областях  деятельности;

4) сокращение затрат  на производство продукции;

5) уменьшение времени  нахождение запасов и промежуточной  продукции на складах;

6) использовать информационные технологии управления.

Закон единства анализа  и синтеза имеет свои существенные особенности, которые заключаются  в том, что закон:

• не выражает специфики исторически определённых отношений, охарактеризует всеобщие связи и отношения в социальной среде;
• выступает в роли катализатора общественного прогресса;
• играет возрастающую роль в развитии общества;

Дифференциация знаний должна сопровождаться их интеграцией, анализ – синтезом, иначе произойдут монополизация отделов, элементов, потеря чувства единой системы, потеря единой цели системы. С другой стороны, жесткая интеграция может задушить свободу, творчество элементов системы, их способность к внутреннему саморазвитию.

В сложной самоорганизующейся системе с помощью бесконечного циклического процесса анализа и синтеза происходит структурная оптимизация системы; система отказывается от устаревших неэффективных элементов, заменяя их более прогрессивными. Одним словом, неразрывность и взаимодействие анализа и синтеза обеспечивают стремление системы к оптимальной самореализации.(2)

Важнейшую роль закон  играет при стремлении системы к  достижению соразмерности, пропорциональности элементов между собой и в  соотношении к целому, с его  помощью реализуются принципы композиции, пропорциональности и гармонии.

Анализ и синтез в  индивидуальном и коллективном мышлении переплетаются и не могут существовать друг без друга. Говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем  их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. Анализ и синтез имеют большое практическое значение при реформировании и реструктуризации компаний, организации коллективного труда, научных исследованиях

  Особенности анализа и синтеза  в социальных организациях

В процессах совершенствования  деятельности компаний анализ обычно предшествует синтезу. Однако встречаются случаи, когда синтез является началом процесса. Например, при моделировании вариантов построения холдинга, финансово-промышленной группы, консорциума.

В этом случае сначала  объединяют несколько компаний или подразделений и оценивают результаты совместной работы.

Если они неудовлетворительны, то проводят объединение новых структурных  образований или анализируют  деятельность существующих.

Таким образом, анализ в  теории организации включает две основные процедуры: разделение целого на части и улучшение функционирования каждой из этих частей

Синтез также включает две процедуры: согласование характеристик  выделенных частей и объединение  их в одно целое.

Процедуры улучшения  характеристик выделенных частей организации и согласования этих характеристик в большей мере относятся к теории управления и менеджменту, а разделение и объединение – непосредственно к теории организации. (4)

При различных путях  выделения анализ частей должен проводиться  так, чтобы не были потеряны важные свойства частей, и была бы реальная польза для всей организации. Так, если в организации рассматривать каждое подразделение в отдельности как самостоятельное, довести до совершенства ее деятельность, то совсем необязательно будет работать наилучшем образом и состоящая из них вся организация.

При разделении целого на части необходимо учитывать зависимость  частей друг от друга. Учитывают три  возможности:

• выделенные части слабо зависят друг от друга, но сохраняют при выделении все свои свойства (например, филиалы Сбербанка РФ можно рассматривать как независимые в части их работы, связанной с обслуживанием физических и юридических лиц);
• выделенные части зависят друг от друга и при разделении теряют ряд не основных свойств, которые необходимо в дальнейшем учитывать (например, филиалы Сбербанка РФ можно рассматривать как зависимые части по работе, связанной с общей обслуживающей деятельностью со стороны центрального аппарата Сбербанка РФ – кадровая, бухгалтерская, материально-техническая и др.);
• выделенные части сильно зависят друг от друга и при разделении теряют основные свойства, то есть становятся неспособными выполнять свои основные функции (например, филиалы Сбербанка РФ можно рассматривать как сильно зависимые части от центрального аппарата по работе, связанной с размещением личных вкладов граждан, обслуживанием кредитов, корреспондентских счетов и др.).

Такие части обособленно  рассматривать не следует иначе  можно сделать много ошибок. Так, нельзя рассматривать обособленно  членов семьи с целью совершенствования деятельности каждого для дальнейшего формирования идеальной семьи.

При объединении целого из подготовленных в результате анализа  частей целого необходимо также учитывать  степень будущей зависимости  частей друг от друга.

Как и в случае разделения учитываются три возможности:

• объединяемые части слабо зависят друг от друга, и они не ухудшают и не улучшают функционирование объединяемых частей в рамках целого;
• объединяемые части зависят друг от друга и при объединении могут несколько усилить или ослабить функционирование объединяемых частей в рамках целого. Это называется эмерджентностью;
• объединяемые части сильно зависят друг от друга и при объединении могут существенно (положительно или отрицательно) повлиять друг на друга в рамках целого. Это называется синергетическим эффектом.

Например, в компанию пригласили очень квалифицированного программиста и купили очень хороший  компьютер, однако все решаемые задачи в компании требуют простого калькулятора. Программист, несомненно, попытается перевести все расчеты на компьютер. Затраты на эту работу, включая амортизацию компьютера и заработную плату работника, существенно превысят возможную прибыль.(1)

Законом единства анализа  и синтеза объективно детерминируются  все структурные преобразования, выделение и слияние компаний, все виды их реформирования и реструктуризации (производственные, финансовые, организационные), организации коллективного труда, научных исследований. На основе использования выражаемых требований может и должна находиться рациональная степень дифференциации, как в строении организаций, так и в подходе к решению сложных проблем с тем, чтобы "не стричь всех под одну гребенку". Особое значение они имеют для обоснования числа градаций (разрядов, велений шкал) во вводимых нормативно-правовых документах, предназначенных для регулирования организационных и экономических отношений.

Итак, процесс разделения, специализации в организации  необходимо дополнять противоположными процессами. Использование этого  закона предполагает выбор признака для деления организации на части (группировки частей), затем для соединения (группировки) в новые классы. Учет требований этого закона необходим для формирования бригад, цехов. Закон требует разбиения действующих систем на такие подсистемы, которые обеспечили бы эффективное функционирование организации в целом.(3)

Углубление разделения труда (анализ) приводит к возникновению  новых отраслевых объединений, что  позволяет повысить компетентность технического руководства. Однако это  усложняет внедрение безотходных технологий на стыке отраслей, а также усложняет комплексную переработку исходного сырья.

Также учет требований этого  закона должен привести к созданию смежных отраслевых объединений  диверсифицированного производства.

Нередко возникают вопросы о целесообразности различных нормативов. Установление укрупненной или излишне усредненной нормы делает ее воздействие недостаточно точным. Но чрезмерная детализация нормы переводит ее в разряд различного распорядительного ряда.

Так же нужно отметить, что менеджер любого уровня должен обладать методами системного анализа и синтеза как необходимым инструментом для принятия управленческих решений. Но ни одно решение не должно приниматься только на основе анализа разрозненных фактов без общего вывода, представляющего собой синтез результатов всех анализов. Правильное решение всегда предполагает выбор из нескольких альтернатив. Значит, каждую надо проанализировать (выявить сильные и слабые стороны), а потом синтезировать (обобщить) все положительное в окончательном решении. Например, существует такой метод подготовки управленческого решения как “метод мозгового штурма” представляющий собой свободное высказывание идей без критики и обсуждения. Он и означает, что первоначально идеи просто синтезируются, но одновременно руководитель анализирует каждую, выбирая наиболее подходящий вариант.

Таким образом, практический подход к анализу и синтезу  организации может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре уровня: предварительный анализ с позиции стороннего наблюдателя, проведения «мозговой атаки» на совещании основных специалистов организации, создания группы развития организации и формировании её стратегии развития, постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.(4)

Типовые варианты реализации закона

Закон единства анализа  и синтеза относится к объективным  законам организации.

Рассмотрим три варианта реализации этого закона.

1. Руководитель и подчиненные не знают о законе.

Характер стихийного действия закона.

Независимо от действий руководителя в любой компании постоянно  происходят формальные и неформальные преобразования, направленные на текущую  гармонизацию деятельности коллектива. Они касаются реформирования документооборота, перераспределения функций, перераспределения приоритетов в межличностных отношениях, изменения структуры компании, изменения количества персонала и качества его подготовки и т.д.

Например, преобразования в семье часто носят спонтанный характер: перераспределение домашних работ, приобретение товаров, выделение кого-либо из состава семьи и т.д.

Преобразования могут  либо положительно отражаться на деятельности компании длительное время, оперативно разрешая возникшие проблемы (несоответствия), либо приводить к сиюминутным эффектам, а затем могут ухудшить ситуацию и усилить помехи.

Проблемы, достигшие больших  масштабов, подталкивают работников к  принятию радикальных решений в  очень ограниченные сроки, что не способствует их обоснованности и может  еще более ухудшить положение.

Закон формирует преимущественно  неформальное направление устранения несоответствий, которое осуществляется всем персоналом, поскольку все заинтересованы в развитии своей компании.

Как правило, персоналу  неведома стратегия развития компании или ее просто нет. Незнание закона приводит к большому количеству совещаний, собраний, митингов, демонстраций, опросов общественного мнения с целью выяснить мнение участников по «горящим» проблемам и разработать приемлемые решения.

В этот водоворот мероприятий  вовлекается много случайных людей, некомпетентных, откровенно мешающих и незаинтересованных. Решения, принимаемые на таких тусовках, редко бывают эффективными. В результате, стихийное действие закона единства анализа и синтеза в области преобразования компании и общества часто приводит к появлению новых проблем в области имиджа, конкурентоспособности, прибыльности, коммуникабельности и т.д. Действие закона в таких ситуациях всегда приводит к быстрому уменьшению созидательных ресурсов и нарастанию разрушительных.(3)

2. Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

Характер действия закона. Закон формирует два направления для устранения несоответствий: формальное и неформальное.

Формальное осуществляется специалистами компании по реформированию и реструктуризации заранее (по упреждению). Неформальное – работниками, на которых непосредственно сказываются возникающие несоответствия.

Работники осуществляют преобразования в реальном режиме времени, то есть оперативно, часто не дожидаясь  результатов заложенных ранее преобразований.

Пример. Мастерская по ремонту  антикварной мебели «Кварт» специализируется, в том числе и на восстановлении старых пианино и роялей. В компании работают 24 человека, в их числе 6 столяров и 5 настройщиков. Директор на основании  общей, еще, слабой, тенденции уменьшения спроса на эти услуги решил постепенно осваивать новые виды услуг. Он заключил договор на поставку через 1 год технологического оборудования для восстановления старых скрипок, условился с двумя специалистами по восстановлению скрипок, что они перейдут к нему на работу из другой компании также через год. Директор оказался прав, через 4–5 месяцев количество заказчиков уменьшилось на 20% и заработная плата работников постепенно уменьшилась. Несоответствие между возможностями компании и количеством заказов вызвала у работников настороженное отношение к директору за его якобы бездеятельность и появилось желание что-то предпринять. Они стали принимать заказы на восстановление других антикварных инструментов, в том числе гитар, скрипок и др. Однако им недоставало необходимых навыков, поэтому качество ремонта оставляло желать лучшего. Когда по плану директора в компанию пришли опытные специалисты и поставлено технологическое оборудование, репутация компании была уже несколько подорвана.