Организация обслуживания в отелях

• безопасность и экологичность при обслуживании;

• эстетика интерьера и создание комфортных условий обслуживания;

• знание психологических особенностей личности и процесса обслуживания;

• знание и соблюдение персоналом этических  норм обслуживания;

• знание и соблюдение правил, устанавливающих  порядок и очередность обслуживания гостей;

• наличие  достаточного количества оборудования и инвентаря для оказания услуг  и др.

Выделяют  несколько аспектов культуры сервиса  – психологический, эстетический, этический  и организационно-технологический.

Психологическая культура сервиса – уровень развития психологических знаний, навыков  и умений работников сервиса для  учета индивидуально-психологических  особенностей клиентуры с целью  применения наилучшей тактики их обслуживания. Работнику контактной зоны гостиничного сервиса следует  определить свой тип темперамента.

Работник-сангвиник  успешно обслуживает клиентов, но ему трудно выполнять монотонные и однообразные операции. Работник-холерик  незаменим при обслуживании большого количества клиентов, однако плохо  владеет собой, особенно в напряженных  и конфликтных ситуациях. Работник-флегматик  выдержан, уравновешен, но не может  работать в быстром темпе, и это  вызывает раздражение у клиентов. Работник-меланхолик доброжелателен, отзывчив, стремится избегать конфликтов, но медлителен и обидчив.

Персонал  контактных служб отеля как бы со стороны наблюдает за поведением гостя. Знание последовательности совершения заказа позволяет им активно воздействовать на клиентуру и применять наилучшую  психологическую тактику обслуживания. Ей свойственны три этапа.

На первом этапе необходимо овладеть вниманием  клиента, вызвать у него интерес к предлагаемой услуге. На втором этапе задачей работника контактной зоны является умелое стимулирование решения клиента воспользоваться услугой. Третий этап – завершение процесса оформления гостиничной услуги. Не следует задерживать клиента при окончательном оформлении документации.

Под этической  культурой сервиса понимается уровень  этических знаний, моральных принципов, нравственных навыков, проявляющихся  в деятельности работников сервиса  при обслуживании клиентов.

Эстетическая  культура сервиса – это уровень  развития и использования эстетических ценностей работниками сервиса  в процессе деятельности по обслуживанию клиентов. Сюда относятся техническая  эстетика и дизайн мест общего пользования, номерного фонда; рекламные, пиктографические и информационные объявления и указатели  внутри здания гостиницы, а также  на ее территории; внешнее оформление служебных помещений и рабочих  мест обслуживающего персонала; внешний  вид работников отелей.

Под организационно-технологической  культурой сервиса понимается степень  упорядоченности процесса обслуживания клиентов. Обслуживание в номере является частью общей атмосферы гостеприимства. Оно состоит в тщательной уборке номера, обслуживании напитками и  питанием в номере, чистке одежды и  обуви, побудке проживающих, передаче клиенту его корреспонденции  и т.д.

Рассмотрим  теперь наиболее распространенные варианты соприкосновения работников контактных служб отеля с гостями на примере  службы приема и размещения. Первыми  в контакт с посетителями вступают работники именно этой службы. Сотрудники службы приема и размещения имеют  наиболее тесный контакт с гостями  гостиницы и должны обладать следующими качествами:

• профессиональная манера поведения;

• подходящие благоприятные личные качества;

• коммуникабельность;

• гостеприимное  отношение;

• хороший  внешний вид: одежда, прическа;

• старательность, доброжелательность, внимательность.

Персоналу службы приема и размещения следует  придерживаться элементарных правил при  приеме гостей и продаже номеров.

1. Улыбнитесь.

2. Установите  и поддерживайте визуальный контакт.

3. По  возможности называйте гостя  по имени и отчеству.

4. Будьте  вежливыми, доброжелательными, знающими  свое дело, деловитыми.

5. Предложите  размещение в хорошем номере  и постарайтесь продать его.

6. Делайте  аккуратные разборчивые записи.

7. Поддерживайте  опрятный и ухоженный внешний  вид.

8. Выполняйте  все обещания.

Предложение выбора номера – ключевая процедура  процесса поселения и продажи, она  требует размышлений, планирования и опыта. Чтобы создать благоприятное  впечатление у гостя, дежурный администратор  должен знать продукт детально и  описывать его положительно. Гость, возможно, даст несколько намеков  о том, что его бы устроило при  проживании, некоторая информация может  быть уже известна из карточки бронирования.

Наряду  с физическими характеристиками номера следует упомянуть и другие преимущества для гостей. После описания каждого номера на выбор гость  может одобрительно кивнуть или  как-то иначе показать, что предпочитает другой номер. Некоторые гостиницы  как часть своей политики предлагают поселяющимся гостям на выбор более  одного номера и затем спрашивают, что им предпочтительней.

После того как гость сделал свой выбор номера, его просят заполнить анкету или  регистрационную карточку. Дежурный администратор может отметить одобрение номера гостем. В конце регистрации администратор может ознакомить гостя с ценами в гостинице и имеющимися удобствами. Гостям обычно нравится такая информация.

До того как гость отошел от стойки, дежурный администратор должен поблагодарить  гостя за то, что он выбрал именно их гостиницу и выразить личный интерес  к тому, чтобы сделать его пребывание как можно более приятным. Некоторые  гостиницы добавляют личный звонок в номер гостя вскоре после  заселения, чтобы убедиться, что  гостю все нравится.

Все администраторы должны быть терпеливы и последовательны, обсуждая с прибывшими гостями отсутствие свободных номеров. Некоторые полезные рекомендации:

• гостей можно пригласить вернуться в  гостиницу в ближайшие дни, как  только освободятся места. После  возвращения их следует размещать  как ѴІР и желательно вручить небольшой подарок в качестве компенсации за неудобства;

• отправить  гостям, которые имели бронь, но не были размещены, письма с извинениями  за причиненное неудобство и приглашением вернуться в гостиницу в будущем;

• если не был размещен участник массового  заезда, следует известить организатора группового заезда. Он может решить проблему, попросив участников «уплотниться» (потесниться вдвоем). В такой  ситуации дежурным администраторам  стоит иметь хорошие служебные  отношения с организатором массовых заездов;

• если член тургруппы не может быть размещен, немедленно известите турорганизатора, объясните ситуацию, быть может, возможность  разбираться с любыми жалобами клиентов лучше дать турорганизатору.

Если  нет другого варианта, кроме как  отказ гостю, объяснить это ему  следует в отдельном кабинете. Поселение клиента на глазах у  того, кому отказывают в размещении, может быть очень неудобным и  нетактичным. На тот случай, если в  гостинице нет свободных мест, в службе приема и размещения должны быть телефоны аналогичных гостиниц, расположенных поблизости. Надо делать все возможное, чтобы гости не отвергли вашу гостиницу в будущем. Дополнительная забота о приезжих может создать атмосферу заботливости и доброжелательности среди коллег всей индустрии гостеприимства.

 

3.3 Конфликтные ситуации и их разрешение

 

Конфликтные ситуации в отеле встречаются  достаточно часто. В психологии гостиничного обслуживания выделена категория «трудных гостей», которые в большинстве  своем и генерируют конфликтные  ситуации. Психологические условия  отдыха в гостинице как бы подводят итог всем остальным условиям отдыха, придавая последнему целостный характер. Игнорирование психологических  условий организации гостиничного отдыха создает предпосылки для  возникновения «ложки дегтя в  бочке меда». Иногда персонал гостиницы  подвергается враждебному психологическому воздействию. Агрессивность гостя  нередко либо провоцирует персонал гостиницы на ответную враждебность, либо делает его беспомощным.

Психологи выделяют роли, которые чаще всего  исполняют агрессивно настроенные  посетители – трудные гости: конкурент, доминатор, миссионер, антагонист, уточнитель и весельчак. Такие гости могут  не только испортить отдых другим, но и затеять серьезный скандал, который принесет отелю весьма много  проблем.

Конкурент убеждает персонал гостиницы, что предложенные ему номер, услуга и прочее его  не удовлетворяют, и он срочно требует  замены. С гостями такого типа персоналу  достаточно трудно работать. Для улаживания конфликта подобного рода работникам отеля придется изрядно попотеть. Чаще всего, данные ситуации заканчиваются  тем, что отель либо предоставляет  аналогичную замену клиенту, либо выплачивает  ему денежную компенсацию в случае несоответствия качества услуги и обслуживания реально заявленным.

Но не всегда такие конфликты имеют  под собой твердые основания. Зачастую гостиница теряет клиента  и несет определенные убытки за неоплаченный номер и оказанные услуги. А  причиной тому – отсутствие четких критериев качества гостиничных  услуг и обслуживания в отеле. Очень сложно доказать клиенту, что  услуги оказываются качественно  и соответствуют всем требованиям  ГОСТ.

Доминатор постоянно захватывает инициативу и подавляет собеседника –  другого гостя или гостиничного работника. Доминатор очень настойчив  и склонен произносить длинные  речи. Его желание доминировать проявляется  в постоянной демонстрации собственного «Я». Такого гостя необходимо культурно  ставить на место, иначе он не только способен отнять массу времени, но и  отравить отдых в гостинице другим постояльцам.

Миссионер любит поучать сотрудников гостиницы, так как имеет много соображений  и идей, и он обычно вещает их с  важным или высокомерным видом, ссылаясь на свои знания и опыт. С данным типом  клиента достаточно легко будет  уладить отношения. Для этого  требуется парой профессиональных фраз поставить гостя в тупик. Не найдя ответа на поставленный вопрос или созданную ситуацию, миссионер  просто предпочтет ретироваться с места  общения.

Антагонист  возражает против любого предложения. Его агрессивность может выражаться либо сдержанно и логически аргументированно (рациональный антагонист), либо враждебно (запугивающий антагонист). Рациональный антагонист делает вызов персоналу  гостиницы тем, что задает ему  трудные вопросы, часто выходящие  за рамки его компетенции. Запугивающий антагонист оспаривает все предложения, высказывает не относящиеся к  делу комментарии, подкрепляя их соответствующими жестами.

С такими гостями работать весьма сложно. В  сложившейся ситуации персонал отеля  должен достигнуть компромисса сторон и выработать предложение, удовлетворяющее  антагониста.

Уточнитель  в вопросах, в которых требуется  согласие, решительно заявляет, что  согласие невозможно. На любой вопрос сотрудника гостиницы он отвечает: «смотря что...», «смотря как ...», «смотря  по обстоятельствам...». Такой гость  также часто вызывает раздражение  у персонала гостиницы, провоцируя грубость, скандалы, нервозность, что, с одной стороны, заставляет компрометировать уровень сервиса гостиницы, а  с другой – нарушать условия отдыха в ней другим гостям.

Весельчак во всем видит повод для веселья  и своих острот, причем эти остроты  возникают у него по неожиданной  ассоциации вроде «А вот у нас  был случай» или «На эту  тему есть хороший анекдот». Но нередко  юмор весельчака имеет целью унижение и даже оскорбление других гостей и персонала гостиницы. Контакты с такими гостями необходимо сводить  к минимуму, а общению с представителями  этого типа придавать лаконичность и серьезность.

Данную  типологию можно расширить, поскольку  она не охватывает всей практики гостиничного сервиса. Дело в том, что, оказываясь в разных условиях, человек проявляет  себя по-разному. Данные же классификации  условны. Они помогают более ярко создать психологический портрет  человека. А что касается последней  классификации, то она позволит вовремя  распознать тип поведения агрессивно настроенного гостя и оперативно предпринять меры по восстановлению нарушенной атмосферы отдыха в гостинице.

Рост  числа жалоб на российском рынке  гостиничных услуг обусловлен рядом  факторов. Во-первых, гости стали  более осведомлены о своих  правах и обязанностях гостиничных  предприятий и склонны настаивать на своих правах. Во-вторых, возросший  спрос на гостиничные услуги способствует вхождению на рынок новых отелей, менее опытных и менее обеспеченных ресурсами.

Значительная  часть претензий возникает из-за недостоверной рекламы, слабой подготовки договорной документации и небрежности  в ее оформлении, несоответствия качества и набора оказываемых услуг заявленным в договоре.

Все жалобы в гостиничном деле можно условно  разделить на четыре категории.

1. Невыполнение  или ненадлежащее исполнение  гостиничных услуг. Большинство  жалоб относится именно к этой  категории. Разница между тем,  что обещает отель или турфирма, поселившая туда туристов, и тем,  что турист получает на самом  деле, может варьироваться от  незначительной до полностью  неприемлемой. Причин для подобных  жалоб предостаточно, самые распространенные  из них:

• был  предоставлен отель низшей категории (или с меньшим количеством  возможностей), чем обещали;