Особенности деятельности гостиницы

Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов базы информации, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных таблиц.

Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.

Поля строк и столбцов теперь снабжены стрелками раскрытия списка. По щелчку такой стрелки отображается список доступных элементов, из которого можно выбрать нужный. Этот список позволяет быстро отображать и скрывать элементы полей.

Теперь нет необходимости выделять части сводной таблицы при форматировании отчета сводной таблицы. Форматирование, применяемое с помощью обычного выделения в Excel, сохраняется при обновлении или изменении макета.

Есть возможность создавать отчеты сводных таблиц на основе баз информации OLAP, а также создавать кубы OLAP на основе запросов к другим базам информации. Базы информации и кубы OLAP организуют информация в отчетах сводных таблиц, ускоряя загрузку и обновление информации по сравнению с использованием традиционных баз информации.

Информация из текстовой файлов теперь можно перенести в Excel тем же способом, который используется для создания прочих запросов к базам информации. При открытии такого файла как обновляемого форматирование и формулы сохраняются.

Разработчики имеют возможность подписывать свои макросы, созинформация с помощью Visual Basic for Applications (VBA), что позволяет пользователям установить автора макроса, удостовериться в надежности макроса и отсутствии в нем вирусов. MS Office 2010 распознает макросы, полученные из надежных источников, и не выдает на экран предупреждающего сообщения, если такой макрос не был изменен.

 

2.2 Статистические  функции в Excel

 

В современных организациях одной из важнейших задач является сбор и обработка данных. Благодаря точной и правильной оценке полученной информации можно сделать выводы о правильных путях развития организации и выявить возникшие проблемы на самых ранних стадиях.

Первым этапов в работе с данными является сбор данных. Чаще всего, сбором данных занимается специальное оборудование и программы.

Следующий этап работы с информацией - анализ данных. Чаще всего любой анализ количественных данных производится при помощи программы Microsoft Excel. Именно поэтому анализ данных в Excel сегодня распространен намного шире, нежели другие программные обеспечения статистики.

Одним из основных методов анализа данных является статистическая обработка. По сути своей статистическая обработка данных подразумевает группировку и работу с некоторыми количественными данными. Благодаря методам статистического анализа можно выявить средние и максимальные значения, заметить тенденции развития и найти наиболее рациональный путь развития.

Для лучших и более точных результатов необходимы не только данные, полученные в конкретный период времени, но и данные за прошлые периоды. Поэтому так важно организовать на предприятии правильную структуру хранения данных. Организация хранения данных подразумевает целостность и непротиворечивость хранения информации и может реализовываться за счет архивов, хранилищ и сейфов. Таким образом, организация хранения данных позволяет быстро и без особого труда найти необходимую в данный момент информацию, полученную в прошлом.

Последний этап работы с информацией - подготовка отчетности. Из всех этапов этот является наиболее значимым, так как в отчете приводятся все выкладки по сбору, анализу и обработке данных, выявляются наиболее значимые для организации количественные характеристики. Также подготовка отчетности подразумевает выявление перспектив на будущее, например наиболее выгодных путей развития и решения проблем.

MS EXCEL предоставляет  широкие возможности для анализа  статистических данных. Для решения  простых задач можно использовать  встроенные функции. Рассмотрим  некоторые из них.

1 .Вычисление  среднего арифметического последовательности  чисел:

= СРЗНАЧ(числа).

Например: = СРЗНАЧ(5;7;9),= СРЗНАЧ(А1:А10;С1:С10),= СРЗНАЧ(А1:Е20.

2. Нахождение  максимального (минимального) значения: =МАКС(числа) =МИН(числа).

Например: =МАКС(А4:С10);=МИН(А2;С4;7)

3.Вычисление  медианы (числа являющегося серединой  множества): =МОДА(числа).

Следующие функции предназначены для анализа выборок генеральной совокупности данных.

5.Дисперсия: ДИСП(числа).

6 Стандартное  отклонение: =СТАНДОТКЛОН(числа).

7. Ввод случайного  числа: =СЛЧИС() .

Для решения сложных задач применяется ПАКЕТ АНАЛИЗА.

ПАКЕТ АНАЛИЗА – дополнение EXCEL расширяющее аналитические возможности и позволяющее строить гистограммы, составлять таблицы ранг и персентиль, делать случайные или периодические выборки данных и находить их статистические характеристики, генерировать неравномерно распределенные случайные числа, проводить регрессионный анализ и многое другое. Чтобы воспользоваться инструментами анализа, выполните следующие действия:

1. В меню Сервис выберите команду Анализ данных....
2. Выберите из списка название нужного инструмента анализа и нажмите ОК.
3. В большинстве случаев в открывшемся диалоговом окне нужно просто указать интервал исходных данных интервал для вывода результатов и задать некоторые параметры.

Инструмент Описательная статистика формирует таблицу статистических данных, ускоряя и упрощая этот процесс по сравнению с использованием формул 1-6.

Инструмент Генерация случайных чисел дает возможность получать равномерное и неравномерное распределение.

Инструмент Гистограмма позволяет создавать гистограммы распределения данных.

Область значений измеряемой величины разбивается на несколько интервалов, называемых карманами, в которых в виде столбцов откладывается количество попавших в этот интервал измерений, называемой частотой.

 

 

 

 

 

Глава 3 Разработка предложений по автоматизации работы в гостинице.

Развитие гостиничного бизнеса требует компьютерных программ в своей работе для достижение конкурентного преимущества;

2)повышение  производительности работы  
       3) максимальное использование имеющихся ресурсов гостиницы.  
Повышение производительности достигается благодаря оптимизации использования ресурсов гостиницы, экономии затрат на обработку данных и более эффективному осуществлению основных производственных операций.  
Создание интегрированной гостиничной информационной сети, в центре которой находится современная система управления, позволяет свести к ми-нимуму необходимость дублирования информации и соответственно избе-жать ошибок, возникающих при ручном вводе данных. Экономия труда даже одного работника в день позволит за год сэкономить существенную сумму денег, не говоря уже об избежании дорогостоящих ошибок. Таким образом, к наиболее характерным недостаткам существующей технологии ручной обработки относятся:

- значительный  объем обрабатываемой человеком  информации, обусловленный использованием  большого количества документов различной номенклатуры;

- высокая  трудоемкость обработки информации;  
- недостаточно глубокий анализ полученных отчетов из-за отсутствия группировочного учета;

- большие  затраты внимания работников  на выполнение рутинных операций  и составление ведомостей и  отчетов;  
- неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии;

- низкая  оперативность, снижающая качество работы;

- дублирование потоков информации;

- несовершенство  организации сбора и регистрации  исходной информации;

- несовершенство  процесса обработки информации - для получения какой-либо справки  или отчета необходимо полностью  обрабатывать документы, относящиеся  к данной теме, которые могут  находиться в различных группировочных папках;

- несовершенство  процессов передачи, хранения, защиты  целостности информации и выдачи  результатов обработки конечному  пользователю.  
Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость использования вычислительной техники, что позволит на-дежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудо-емкость и повысить достоверность и оперативность получения результатной информации.

Каждый владелец отеля мечтает о том, чтобы минимизировать потери прибыли на всех этапах, эффективно контролировать работу персонала, повышать качество обслуживания, предвосхищая желания своих гостей. Добиться этого позволяет автоматизация  системы управления, которая помогает объединить в единый цикл учета все жизненно важные элементы гостиничного бизнеса.

В условиях постоянных инноваций, перед предприятиями встаёт необходимость работать слажено, считаясь с законами и требованиями рынка, овладевая новым типом экономического поведения, приспосабливая все стороны производственной деятельности к меняющейся ситуации. В связи с этим возрастает вклад каждого работника в конечные результаты деятельности предприятия. Одна из главных задач для предприятий различных форм собственности - поиск эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизации человеческого фактора, для этого можно разработать следующие мероприятия:

1. Ведение архива постоянных клиентов. Оценить удобство этой функции несложно: введя однажды все данные клиента при первом его обращении,  сокращается время оформления каждой следующей заявки этого клиента. Можно использовать данные всех клиентов, когда-либо посещавших офис, например, в почтовой рассылке.
2. Анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов. Это дает возможность быстро ответить на вопросы: предложения какого из туроператоров принесли наибольший доход в этом сезоне? Можно ли рассчитывать на повышенную комиссию этого туроператора? Какие направления были самыми доходными в этом сезоне? Кто из постоянных клиентов вправе рассчитывать на существенные скидки?
3. Анализ индивидуальной работы каждого сотрудника туристического агентства. Эта функция пригодится в том случае, если нужно проверить, кто из сотрудников хорошо поработал в этом сезоне и достоин премии, принеся значительный доход фирме, а кто откровенно «халтурил».

Таким образом автоматизация работы с помощью Microsoft Excel жизненно необходима персоналу гостиницы для упрощения и ускорения работы, т.к это дает возможность сокращения времени обработки оперативных данных, повышения степени достоверности обработки информации, а также повышения оперативности получения выходных данных, с точки зрения качества обработки информации целью является улучшение значений показателей качества обработки информации. Так как данный способ работы есть механизм учета, контроля и управления бизнесом, без которого невозможно говорить не только о  развитии фирмы, но даже и о простом существовании бизнеса на прежнем уровне