Аудиты системы менеджмента качества

Принцип непрерывности выражается в установлении сопряженных заданий  группе аудиторов и увязке этапов планирования по срокам и по смежным  хозяйствующим субъектам (структурным  подразделениям, выделенным на отдельный  баланс, филиалам, представительствам, дочерним организациям).

При планировании на длительный период в случае аудиторского сопровождения  экономического субъекта, в течение  года аудиторской фирме следует  своевременно корректировать планы  и программы проведения аудита с  учетом изменений в финансово - хозяйственной  деятельности клиента и результатов  промежуточных аудиторских проверок

Принцип оптимальности планирования аудита заключается в том, что  в процессе планирования следует  обеспечить вариантность планирования для возможности выбора оптимального варианта общего плана и программы  на основании критериев, определенных самой аудиторской фирмой.

При планировании следует  выделить такие этапы:

- предварительное планирование;

- подготовка общего плана  аудита;

- составление программы  аудита.

Для эффективного планирования аудита до написания письма-обязательства  и до заключения договора о проведении аудита аудиторская фирма должна согласовать с руководством экономического субъекта основные организационные  вопросы, связанные с проведением  аудита.

На начальном этапе  аудитор должен ознакомиться с финансово-хозяйственной  деятельностью экономического субъекта и иметь информацию о внешних и внутренних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта.

Аудитору следует ознакомиться с:

- организационно-управленческой  структурой клиента;

- видами хозяйственной  деятельности;

- структурой капитала;

- технологическими особенностями  производства;

- уровнем рентабельности;

- основными покупателями  и поставщиками;

- существованием дочерних  и зависимых организаций. Источниками  получения информации об организации  для аудитора должны являться:

- устав клиента;

- протоколы заседаний  совета директоров, собраний акционеров  либо других аналогичных органов  управления;

- учетная политика;

- бухгалтерская отчетность;

- внутренние отчеты контролеров;

- материалы налоговых  проверок;

- материалы судебных и  арбитражных исков;

- беседы с руководством  и исполнительным персоналом;

- информация, полученная  при осмотре основных участков, складов клиента.

На этапе предварительного планирования оценивается возможность  проведения аудита. Если аудиторская  организация положительно решает вопрос, она переходит к формированию штата для проведения аудита и  заключает договор с экономическим  субъектом.

С помощью проведения аналитических  процедур аудиторская организация  должна выявить области, значимые для  аудита.

В процессе подготовки общего плана и программы аудиторская  организация оценивает эффективность  системы внутреннего контроля и  производит оценку риска системы  внутреннего контроля. Эти вопросы  подробнее будут рассмотрены  в следующих параграфах данной работы.

В процессе аудита могут  возникнуть основания для пересмотра отдельных положений общего плана  аудита. Вносимые изменения, а также  причины изменений аудитору следует  подробно документировать.

В общем плане аудиторская  организация должна предусмотреть  сроки и составить график проведения аудита, подготовки отчета (письменной информации руководству клиента) и  аудиторского заключения. В процессе планирования затрат времени необходимо учесть:

- реальные трудозатраты;

- расчет затрат времени  в предыдущем периоде (в случае  проведения повторного аудита) и  его связь с текущим расчетом;

- уровень существенности;

- проведенные оценки рисков  аудита.

 

В случае решения провести выборочный аудит аудитор формирует  выборку в соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Аудиторская выборка».

В общем плане рекомендуется  предусмотреть:

- формирование группы  с учетом квалификации аудиторов;

- инструктирование всех  членов команды об их обязанностях, ознакомление их с финансово-хозяйственной  деятельностью клиента, а также  с положениями общего плана  аудита;

- контроль руководителя  за выполнением плана и качеством  работы ассистента аудитора, за  ведением ими рабочей документации  и надлежащим оформлением результатов  аудита;

- разъяснение руководителем  аудиторской группы методических  вопросов, связанных с практической  реализацией аудиторских процедур;

 

- документальное оформление  особого мнения члена аудиторской  группы (исполнителя) при возникновении  разногласий в оценке того  или иного факта между руководителем  аудиторской группы и ее рядовым  членом.

Аудиторская организация  определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость  привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Оценка системы внутреннего  контроля.

В ходе аудиторской проверки аудитор обязан разобраться в  системе бухгалтерского учета, которая  применяется на проверяемом им экономическом  субъекте, и при этом изучить и  оценить те средства контроля, на основе которых он собирается определить суть, масштаб и временные затраты  предполагаемых аудиторских процедур.

Масштаб и особенности  системы внутреннего контроля, а  также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта и особенностям его деятельности.

Особенности системы внутреннего  контроля могут способствовать в  получения достаточной убежденности в том, что система бухгалтерского учета достоверно (или недостоверно) отражает хозяйственную деятельность проверяемого экономического субъекта.

В том случае, если аудитор  убеждается, что он может опереться  на соответствующие средства. контроля, он получает возможность проводить  аудиторские процедуры менее  детально н (или) более выборочно, чем  он делал бы в противном случае, а также может внести изменения  в суть применяемых аудиторских  процедур и в предполагаемые затраты  временя на их осуществление.

При оценке эффективности  и надежности системы внутреннего  контроля в целом, контрольной среды  и отдельных средств контроля аудиторская организация обязана  использовать не менее трех следующих  градаций: высокая, средняя, низкая.

Изучение и оценка, особенностей бухгалтерского учета, изучение и оценка системы внутреннего контроля должны в обязательном порядке документироваться  аудиторскими организациями в ходе аудиторской проверки. При проведении и документировании этой работы рекомендуется  использовать следующие формы:

а) специально разработанные  тестовые процедуры;

б) перечни типовых вопросов для выяснения мнения руководящего персонала и работников бухгалтерии;

в) специальные бланки и  проверочные листы;

г) блок-схемы и графики;

д) перечни замечаний, протоколы  или акты.

Аудиторские организации  самостоятельно разрабатывают методики и порядок изучения и оценки системы  бухгалтерского учёта и внутреннего  контроля, а также планируют процедуры  аудиторской проверки в зависимости  от результатов такого изучения и  оценки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Организация и проведение  проверки

Вначале проводится предварительное  совещание с руководящим составом и ИТР проверяемого подразделения, на котором руководитель проверки сообщает о целях, объеме, плане и методике проверки, представляет аудиторов. На этом совещании определяются формы  взаимодействия между аудиторами и  персоналом подразделения (предоставление необходимых документов, информации, средств измерения и т.д.), за отдельными направлениями плана проверки закрепляются соответствующие специалисты подразделения, согласовывается дата итогового  совещания.

В ходе проверки аудитор  должен получить информацию, на основе которой можно будет сделать  обоснованные выводы по следующим направлениям:

- состояние проверяемого  объекта (процедуры, процесса, продукции)  и причины несоответствий;

- наличие, правильное  понимание и применение персоналом  «Положения о подразделении», должностных  инструкций, стандартов предприятия  (СтП), рабочей документации;

- соответствие применяемых  СтП и технической документации  целям предприятия в области  качества.

Все наблюдения фиксируются  и анализируются. После сбора  и накопления информации о состоянии  объекта проверки, рабочая группа проводит анализ и обобщение результатов  с тем, чтобы выявить фактические  несоответствия и выработать рекомендации и мероприятия по их устранению. Все выявленные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, которые  должны быть подписаны аудитором  и представителем проверяемого подразделения. В случае несогласия представителя  подразделения данное несоответствие рассматривается на итоговом совещании. При выявлении критического несоответствия* руководитель проверки оперативно доводит  его до сведения руководителя подразделения  и представителя ОТК, которые  должны приостановить изготовление продукции и принять корректирующие меры, оформив их в протоколе несоответствия.

 

* Критическое несоответствие  – несоответствие, которое привело  или может привести к изготовлению  продукции, не отвечающей установленным  требованиям, и требует принятия  оперативных корректирующих мер.

 

После окончания проверки и до подготовки отчета проводится итоговое совещание. Его основная цель -представить и разъяснить все заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения существа несоответствий, их важности и влияния на стабильность качества продукции, услуг, процессов. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.

Ответственность за составление  отчета, его точность и полноту  несет руководитель проверки. Форму  отчета следует, насколько возможно, формализовать. Отчет должен включать в себя:

- наименование проверки  и проверяемого подразделения;

- основание для проверки;

- дату утверждения плана  проверки;

- фамилии членов группы  проверки;

- результаты проверки;

- заключение о выполнении  корректирующих мероприятий по  результатам предыдущей проверки;

- выводы и рекомендации;

- приложение (протоколы несоответствий);

- подписи аудиторов, а  также руководителя подразделения  после ознакомления с отчетом.  Чтобы избежать ошибок и недопонимания  проект отчета до представления  на утверждение анализируется  руководством проверяемого подразделения.

В разделе «Выводы» дается оценка того, насколько проверяемое  подразделение способно обеспечить достижение целей в области качества, заявленных в политике и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала соответствует требованиям  СМК; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок; какова оперативность устранения критических несоответствий (в случае их наличия).

В разделе «Рекомендации» указывается:

- необходимость и срок  разработки корректирующих мероприятий  на уровне подразделения или  предприятия;

- несоответствия, которые  необходимо устранить до разработки  плана мероприятий; 

- предложения для включения  в план корректирующих мероприятий;

- рекомендации по совершенствованию  документов системы качества.

После оформления отчета руководитель проверки дает оценку каждому аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает директор по качеству. Эта  информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а  также для выявления недостатков  в деятельности аудиторов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Анализ результатов  проверок

Копии утвержденного отчета направляются в подразделение, где  производилась проверка, и в подразделения, для которых имеются рекомендации. Руководитель подразделения организует работу по выявлению причин каждого  несоответствия, подготовке плана корректирующих и(или) предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированию службы качества. После получения  информации о выполнении мероприятия  служба качества проверяет его фактическое  выполнение и оценивает эффективность. Если мероприятие выполнено неполно  или некачественно, оказалось неэффективным, то об этом сообщается руководству  предприятия и оформляется акт.