Общие правила регистрации документов

 

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения  граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба. 

 

Должностные лица государственных  и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан. 

 

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения – безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок. 

 

Делопроизводство по обращениям граждан  в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется  отдельно от других видов документов.  

 

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий  порядок делопроизводства по обращениям граждан. 

 

Все обращения регистрируются в  день поступлений и учитываются  на регистрационной карточке, заполняется  аннотационный лист. Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6. 30-97. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например К-187 от 12.06.2008. 

 

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается  очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. 

 

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3. 

 

Картотеки из РКК могут формироваться  по алфавитному, географическому и  тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений  и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений. 

 

Если то или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан  в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан. 

 

Ответы на предложения, заявления  и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ  может быть дан как в письменной, так и в устной форме при  личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством. 

 

Руководители государственных  органов должны систематически анализировать  и обобщать предложения, заявления  и жалобы граждан, содержащиеся в  них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок. 

 

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям  и жалобам граждан. 

 

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб  граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после из завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.  

 

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте. 

Контрольные вопросы:

 

 

1.     Назовите виды обращений граждан.

2.     Дайте характеристику предложению, заявлению и жалобе.

3.     Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан.

4.     Какие предложения, заявления и жалобы граждан являются повторными?

5.     Кто может давать ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, и в какой форме они могут быть даны?

6.     Когда предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными?

7.     Где хранятся предложения, заявления и жалобы граждан и кто ответственен за их сохранность?

8.     Сроки хранения и порядок уничтожения предложений, заявлений и жалоб граждан.  

 

 

 

 

ГЛАВА 8.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

 

Регистрация и учет документов

 

 

Движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются службой документационного обеспечения организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. 

 

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. 

 

Порядок обработки поступающих  документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.  

 

На полученном документе проставляется  регистрационный штамп. 

 

Документы с грифом «лично» или  адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. 

 

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. 

 

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения  по рассмотрению писем граждан. 

 

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.  

 

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.  

 

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее  время. 

 

Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. 

 

При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.  

 

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. 

 

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделения или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. 

 

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение. 

 

Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. 

 

Осуществляется как полный, так  и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или  группам документов). Отдельно учитываются  предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. 

 

В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. 

 

Подсчет количества машинописных документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и передаются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами. 

 

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых банках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале). 

 

При учете бланков необходимы следующие  реквизиты: 

 

При поступлении – наименование вида гербового банка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации – поставщика гербовых бланков; 

 

При выдаче – наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.). 

 

Контроль за изготовлением и  использованием гербовых бланков возлагается  на службу документационного обеспечения  управления. Регистрационно-учетные  формы включают в номенклатуру дел  организации.