Общие правила регистрации документов

 

УТВЕРЖДАЮ Зам. Главы администрации  Личная подпись  А.А. Иванова 12.02.2007

 

 

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне. 

 

При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или  УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: 

 

УТВЕРЖДЕН  Протоколом общего  собрания акционеров  от 15.03.2007 № 12

 

  

 

УТВЕРЖДЕНО  Приказом Председателя  Правления банка  от 30.06.2007 № 82

 

 

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа. Допускается в реквизите  «гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной  строки. Например: 

 

УТВЕРЖДАЮ   генеральный директор   ЗАО «Сибстальконструктор»  _____________ В.И. Петров (личная подпись)         10.06.2001

 

  

 

16. Резолюция. В резолюции  даются указания по исполнению  решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе.  Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: 

 

	А.В. Зайцеву П.С. Никитину
	Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2007
	Личная подпись 10.02.2008

 

 

При наличии в резолюции  нескольких фамилий указывается  ответственный исполнитель, а если указаний нет, лицо, названное в резолюции  первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата. 

 

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания  документа указывают в заголовке  к тексту. Он должен быть максимально  кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок  к тексту на документах формата А5. 

 

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается  в резолюции руководителя. Если  он не указан, срок контрольного  документа определяется в один  месяц или как указано в  документе. Отмечается буквой  «К» или штампом «Контроль». 

 

19. Текст. Тексты документов  пишут на русском языке при  направлении их а) в федеральные  органы государственной власти, органы государственной власти  субъектов Российской Федерации;  б) на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.  

 

Тексты документов могут  оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. 

 

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. 

 

Связный текст, как привило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). 

 

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организации  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. 

 

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его следует разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами. 

 

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). 

 

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).  

 

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций  и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также  содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).  

 

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).  

 

20. Отметка о наличии  приложения. Если документ имеет  приложения, названные в тексте, отметка о них делается в  следующей форме: 

 

Приложение: на 10 л. в 3 экз.  

 

Если приложения в  тексте не названы, необходимо перечислить  их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:  

 

Приложения: 1. Штатное  расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета  расходов  на 3 л. в 3 экз. 

 

На приложении к распорядительному  документу в правом верхнем углу сделать отметку с указанием  названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1 к постановлению администрации области от 10.01.2001 № 30

 

  

 

Допускается выражение  «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его доту и  регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например: 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу директора  Института от 16.02.2001 № 10

 

 

21. Подпись. В состав  этого реквизита входят наименование  должности лица, подписывающего  документ (полное, если документ  оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например: 

 

Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем Н.А. Сергеев

Подпись

 

 

 

 

 

или  

 

Директор института Н.А. Сергеев

Подпись

 

 

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности. Например: 

 

Директор завода	Подпись	В.В. Волков
Главный бухгалтер	Подпись	В.М. Семенова

 

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне. Например: 

 

Заместитель министра транспорта РФ	Заместитель министра  связи РФ
Подпись А.А. Петров	Подпись А.В. Смирнов

 

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:  

 

Председатель комиссии	Подпись Н.В. Куликов
Члены комиссии	Подпись К.М. Артемьева          Подпись С.П. Матвеев                    Подпись В.А. Филатов

 

 

Допускается в реквизите  «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: 

 

Исполнительный директор ЗАО «Сибиряк»

И.И. Петров

 

 

22. Гриф согласования  состоит из слова СОГЛАСОВАНО,  наименования должности лица, с  которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки  и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО 

 

Начальник управления начального профессионального образования Министерства образования Подпись  Е.Я. Бутко 12.03.2008

 

 

Если согласование производится коллегиальным органом посредством  письма, гриф согласования оформляют  следующим образом: 

 

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания педагогического совета ПУ 45 от 10.02.2007 № 5

 

 

или  

 

СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ от 10.02.2008 № 01-4/270

 

 

Грифы согласования располагаются  ниже реквизита «подпись» или  на отдельном листе согласования.  

 

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования»  должна указываться фактическая  должность лица, утвердившего или  согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.  

 

23. Согласование документа оформляется  визой, включающей подпись и  должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: 

 

Начальник экономического отдела 

 

Личная подпись А.И. Ващук

20.06.2007 

 

При наличии замечаний  к документу визу оформляют следующим  образом: 

 

Замечания прилагаются   

 

Начальник экономического отдела 

 

Личная подпись А.И. Ващук

20.06.2007 

 

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются  и прилагаются к документу. 

 

Для документа, подлинник  которого остается в организации, визы проставляются в нижней части  оборотной стороны последнего листа  подлинника документа. 

 

Возможно оформление виз документа на отдельном листе  согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. 

 

На копии отправляемого  документа визы проставляются в  нижней части лицевой стороны. 

 

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных  лиц, фиксирующих факт расходования  денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:  

 

Начальник управления Г.В. Сидоров

Печать

Подпись

 

 

25. Отметка о заверении  копии документа. При заверении  копии документа ниже реквизита  «подпись» проставляют заверительную  надпись «Верно», наименование  должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например: 

 

Верно
Инспектор отдела кадров 10.02.2007	Подпись	А.С. Смирнов

 

 

При пересылке копии  документов в другие организации  или выдаче ее на руки заверительную  подпись удостоверяют печатью.