Общие правила регистрации документов

 

26. Фамилия исполнителя  (составителя) и номер его телефона  располагаются на лицевой стороне  или, при отсутствии места,  на оборотной стороне последнего  листа документа в левом нижнем  углу. Например: 

 

Аксенов

22-50-32 

 

или 

 

Аксенов Юрий Михайлович

22-50-32 

 

27. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело должна включать следующие  данные: а) краткие сведения об  исполнении или, при наличии  соответствующего документа, ссылку  на его дату и номер; б)  слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ. 

 

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ. 

 

28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.  

 

29. Идентификатором электронной  копии документа является отметка  (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств

 

 

Текст документов на бланках  формата А4 печатается через полтора  межстрочного интервала, на бланках  формата А5 – через один межстрочный  интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается  печатать через два межстрочных интервала. 

 

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии  приложения», «гриф согласования»  отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:  

 

СОГЛАСОВАНО                            1,5  Руководитель организации                              1,2  Л.И. Петров

 

  

 

Реквизиты документа  отделяют друг от друга двумя-тремя  межстрочными интервалами. 

 

Название вида документа печатают прописными буквами.  

 

Расшифровку подписи  в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между  инициалами и фамилией. 

 

Максимальная длина  строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. 

 

При печатании документов используют восемь стандартных положений  табулятора: 

 

0 – от границы левого  поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должностей в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ; 

 

1 – после пяти печатных  знаков для начала абзацев  в тексте;

2 – после 16 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

3 – после 24 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

4 – после 32 печатных  знаков для реквизита «адресат»;

5 – после 40 печатных  знаков для реквизитов «гриф  утверждения» и «гриф ограничения  доступа к документу»;

6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;

7 – после 56 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов, а также  для проставления кодов по  ОКПО и ОКУД. 

 

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами начиная с 0-го и 5-го положений табулятора. 

 

Если в тексте документа  имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием  к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал. 

 

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют  посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.  

Требования к бланкам

 

 

Состав постоянных реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-97. 

 

Бланки могут быть трех видов: бланк для писем, бланк  конкретного вида документа и общий бланк. Установлено четыре формата бланков: А3, А4, А5, реже используется А6. 

 

Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или  продольного расположения реквизитов.  

 

Реквизиты 01, 02, 03 располагают  над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строчки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 

 

Реквизит 06 (наименование организации – полное, сокращенное  или аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом. 

 

Общий бланк в зависимости  от документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, наименование организации. 

 

На бланке письма указываются  такие реквизиты: Государственный  герб РФ, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости на нем проставляются  ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту. 

 

Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле. 

 

При печатании бланков  должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для  оформления реквизита «наименование  организации» допускается применять  рисованные шрифты от 6 до 24 кегля. 

 

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм.  

 

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного  цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.  

 

Ограничительные отметки  для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков  или других обозначений. Допускается  наносить на бланки отметки для фальцовки  и для пробивки отверстий дыроколами.  

 

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках. 

Требования  к изготовлению, учету, использованию  и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации,  гербов субъектов Российской Федерации

 

 

Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации»:  

 

«5.1. Бланки документов с  воспроизведением Государственного герба  Российской Федерации и гербов субъектов  Российской Федерации (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. 

 

5.2. Гербовые бланки  изготавливают только полиграфические  и штемпельно-граверные предприятия,  имеющие лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты  о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. 

 

5.3. изготовление гербовых  бланков осуществляют по заказам  органов государственной власти, иных государственных органов  и учреждений (далее – организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.  

 

5.4. гербовые бланки  в организации подлежат учету.  На гербовых бланках типографским  способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты: 

 

при поступлении бланков 

 

• ·        наименование вида гербового бланка;
• ·        дата поступления;
• ·        номер сопроводительного документа;
• ·        наименование организации – поставщика гербовых бланков;
• ·        количество экземпляров;
• ·        серия и номера гербовых бланков;

 

 

при выдаче бланков 

 

• ·        наименование вида гербового банка;
• ·        количество экземпляров;
• ·        серия и номера гербовых бланков;
• ·        наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;
• ·        расписка о получении;
• ·        примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

 

 

5.5. Гербовые бланки  хранят в надежно запираемых  и опечатываемых шкафах. 

 

5.6. Уничтожение гербовых  бланков осуществляют  по акту  с отметкой в учетно-регистрационной форме. 

 

5.7. Контроль за изготовлением,  использованием и хранением гербовых  бланков возлагают на подразделение  организации, ответственное за  делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за  учет, использование и хранение бланков назначаются распорядительным документом руководителя организации.  

 

5.8. Регистрационно-учетные  формы включают в номенклатуре  дел организации. 

 

5.9. Проверку наличия,  использования и хранения гербовых  бланков проводят не реже раза  в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. 

 

5.10. допускается тиражирование  средствами оперативной полиграфии  организации документов на гербовом  бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копи документа печатью организации».  

Задания

 

 

1.     Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2.     Перечислите виды организационно-распорядительных документов которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.

3.     Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.

4.     Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.

5.     Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-97. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

6.     Какие изменения и дополнения внесены в ГОСТ Р 6.30-97 постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9 СТ. 

Контрольные вопросы:

 

 1.     Основные положения по документированию управленческой деятельности.

2.     Унификация и стандартизация управленческих документов.

3.     Виды документов и их классификация.

4.     Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.  

 

ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ  ПИСЬМО

 

 

Деловое письмо в условиях унификации

 

 

Официальное письмо –  один из важнейших каналов связи  предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. 

 

Несмотря на наличие  современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем  переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и подается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы – вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.