Общие правила регистрации документов

 

Очень важно, чтобы текст  официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу. 

 

Сегодня во многих странах  активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно. 

 

Унификация затрагивает  все уровни и аспекты языка: его  словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу – коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация. 

Правила оформления делового письма

 

 

Официальные письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих  стандарту. Для таких бланков  установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. 

 

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с  воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресате: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. 

 

Оформление бланка, соответствующее  принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его  содержания. Например, учитывая. Что  человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой». 

 

Стандарты на формуляры-образцы  устанавливают форматы и размеры  полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. 

 

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом  или положениями для отдельных  видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6. 30-97. 

 

Установление стандарта  на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: 

 

• ·        организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• ·        уменьшить стоимость машинописных работ;
• ·        сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• ·        облегчить визуальный поиск необходимой информации;
• ·        расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

 

 

Формуляр-образец является основой  для конструирования формуляров и бланков и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.  

 

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 

 

• ·        Государственный герб РФ;
• ·        код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);
• ·        наименование организации (полное или сокращенное);
• ·        справочные данные об организации;
• ·        дата документа;
• ·        регистрационный номер документа;
• ·        ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);
• ·        адресат;
• ·        заголовок к тексту;
• ·        текст;
• ·        подпись;
• ·        фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

 

 

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости). 

 

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставиться название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д. 

 

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение  Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений. 

 

Наименование организации  – адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела – ВНИИДАД. 

 

Следует помнить, что  сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: 

 

• ·        по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
• ·        по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
• ·        смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Название учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

 

 

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма. 

 

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется  в левом верхнем углу. Датой  письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком  и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставиться ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).  

 

Регистрационный номер  исходящего документа – номер  письма и его условное обозначение  – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан  индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275. 

 

Ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа  включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. 

 

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять  не рекомендуется. Наиболее рациональна  такая форма этого реквизита: 

 

На № _______ от _________ 

 

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000». 

 

Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной  части организации, фирмы или  фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид».  

 

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.  

 

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в  состав наименования должности адресата.  

 

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике. 

 

В состав реквизита «адресат»  может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.  

 

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается  должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации.  

 

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются  почтовый индекс и адрес, а затем  инициалы и фамилия получателя. 

 

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. 

 

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется  тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект  гражданских правоотношений. В переписке  с организациями и фирмами  других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну». 

 

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом  письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.  

 

Желательно, чтобы заголовок  не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. 

 

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который  лучше, чем кто-либо другой, знает  содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать  заголовок, чтобы определить, к какой  категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того. Беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью. 

 

Не рекомендуется в  заголовке употреблять слова  «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так  как данное выражение принято  в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции. 

 

Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длина  стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется  наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам. 

 

Отметка о наличии  приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. 

 

Это реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.  

 

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь  все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.