Взаимодействие финансового и управленческого учета в интегрированной системе учета

Далее можно приступать ко второму этапу решения задачи интеграции – выбору программно - технических  средств для автоматизации управленческого  учета . На этом этапе придется принять  принципиальное решение о выборе способа осуществления автоматизации :

написание собственной программы ;

приобретение стандартной  отраслевой программы;

приобретение стандартной  программы с возможностью ее гибкой индивидуальной настройки .

Первый способ позволит максимально  полно реализовать те задачи , для  решения которых создается система  управленческого учета . Он поможет  учесть все нюансы конкретного бизнеса . Однако данный способ , скорее всего , окажется наиболее затратным на этапах создания и функционирования и самым  длительным по времени реализации . При этом руководство компании попадает в зависимость от конкретного  разработчика , а компания будет  вынуждена обучать самостоятельно каждого вновь принятого сотрудника .

Второй способ позволит осуществить  процесс автоматизации быстро и  недорого . При этом на рынке труда  всегда можно найти специалистов , знающих данный программный продукт . Недостатком этого подхода является то , что руководство компании , вероятно , будет вынуждено сократить список методологических требований к управленческому  учету . В случае если компания решит  сменить направление деятельности , придется приобретать новый программный  продукт .¹⁵

Третий способ, находится  между первыми двумя решениями  по стоимости и срокам внедрения . Но он сочетает в себе гибкость первого  варианта и простоту внедрения второго , что часто становится основополагающим фактором при выборе способа автоматизации . Еще большую привлекательность  он получает в случае , если программный  продукт имеет возможность «визуальных» настроек ( в этом случае не потребуется  помощь программистов при настройке  и функционировании программы , каждый пользователь после небольшого обучения сможет самостоятельно формировать  для себя любые отчеты , справочники  и показатели ) и совместим с  той же программной платформой , которую компания использует для  ведения бухгалтерского учета . Это  упрощает и ускоряет интеграцию двух систем .

Этап технического аспекта  решения задачи интеграции бухгалтерского и управленческого учета предполагает выполнение следующих действий :

• определение соответствия выбранного программного продукта тем требованиям , которые были выстроены для управленческого учета в целом и для системы интеграции в частности;
• определение возможных сроков проведения автоматизации и настройки трансформации бухгалтерских и управленческих данных ;
• определение бюджета автоматизации;
• подведение итогов проведения автоматизации с использованием данного программного продукта.¹⁶

Третий этап – осуществление  организационно - функциональной системы  интеграции . Появление управленческого  учета обусловит появление новых процессов сбора , систематизации и анализа финансовой информации или приведет к изменениям в существующих. Для осуществления этих процессов потребуется привлечение новых специалистов или изменение должностных функций специалистов, работающих в компании . Таким образом , в ходе проведения третьего этапа необходимо спланировать инновационные изменения в функциональной и организационной структуре компании . Если было принято решение о том , что бухгалтерский и управленческий контур используют единую базу оперативной информации , то в целях сокращения трудозатрат первичную информацию в нее могут вносить сотрудники операционных подразделений. Информация будет попадать в учетную систему в месте и в момент осуществления хозяйственной операции , а затем с помощью специальных настроек транслироваться в бухгалтерскую и управленческую подсистемы учета .

Другим вариантом изменения  организационной структуры в  рамках решения задач интеграции является выделение в ней группы оперативного учета и перевод  ее работников в операционные подразделения  компании . Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях , когда  информация вначале попадает в бухгалтерский  контур , а затем транслируется  в управленческий .

Опыт решения подобных задач показывает , что чаще всего  используется вариант организации  встречных потоков . Из управленческого  контура в бухгалтерский передаются данные об отгрузках , объемах выполненных  работ , остатках на складах , прямых производственных затратах . Из бухгалтерского контура  в управленческий – о движении денежных средств , накладных расходах , начисленной и выплаченной заработной плате , начисленных и уплаченных налогах , дивидендах и других выплатах из прибыли компании .

На этом задачу создания взаимоинтегрированной системы  бухгалтерского и управленческого  учета можно считать решенной .

 

2.2 План счетов в интегрированной системе учета

По наблюдениям  практиков, операции бухгалтерского и  управленческого учета примерно в 80 процентах случаев совпадают. Как правило, источником данных для  управленческого учета является бухгалтерия. В связи с этим вполне объяснимо желание руководства  использовать для организации управленческого  учета бухгалтерские счета и  регистры.

При разработке интегрированного плана счетов управленческого  и финансового учета нужно  помнить, что для управленческого  учета необходима большая детализация  данных. Следует предусмотреть возможность  отражения информации отдельно по каждому  центру ответственности, направлению  деятельности предприятия или производимому  предприятием продукту. Кроме того, управленческий план счетов должен позволять  легко делать выборки данных по определенному  признаку, например по центрам ответственности, видам продукции, сотрудникам, временным  периодам и т.д.

Управленческий  учет может осуществляться по следующим  объектам места возникновения затрат, договоры и проекты, продукты, виды издержек и т.д. В качестве обобщающего  элемента выступает учет деятельности предприятия в целом, который  позволяет собирать информацию о  затратах предприятия и представлять ее при необходимой степени агрегирования  в форме управленческой информации, позволяющей проводить анализ и  исследования на различных уровнях  и в различных аспектах.¹⁷

На существующую систему бухгалтерских записей  накладываются так называемые дополнительные аналитические признаки, характеризующие:

-подразделение;

- тип  затрат (постоянные, переменные);

- вид  деятельности;

- статью  затрат.

Кроме того, дополнение системы кодировки статьями бюджета и указанием принадлежности к бюджету позволяет систему  учета с процессом бюджетирования. А значит, можно будет оперативно отслеживать отклонения от плановых показателей, возникающих в ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

На практике пришлось столкнуться с тем, что  данный подход успешно работает только на достаточно простых моделях учета. По мере усложнения учета и увеличения требований, предъявляемых к нему, выполнять поставленные задачи становится крайне затруднительно, иногда и вообще невозможно. Так, например, практически  нельзя решить вопросы организации  системы учета заказов, планирования поставок, исполнения договоров и  др.

Этот  вариант удобен на небольших предприятиях, где цели управленческого учета  минимальны и сводятся преимущественно  к контролю денежных потоков. ¹⁸

Интегрированный вариант управленческого и финансового  учета предполагает, что затраты  должны формироваться в блоке  счетов управленческого учета по принципу их отношения к отдельным  операциям. Декомпозиция деятельности предприятия на операции может происходить  в следующем порядке. В первую очередь выделяются хозяйственные  процессы, например, снабжение, основное производство, вспомогательное производство, реализация, управление производственной деятельностью, управление хозяйствующим  субъектом. Далее процессы разукрупняются по сегментам, например, территориям  или филиалам, в рамках которых  в свою очередь выделяются места  возникновения затрат. В заключение осуществляется декомпозиция МВЗ на типовые операции. При этом принимаются  во внимание такие факторы, как особенности  выполнения операции (потребность в  специфических ресурсах, характер ресурсного потребления), доля операции в доходах  или расходах МВЗ (существенность), связь с конкретными факторами  затрат, сопряженность операции с  какими-либо рисками.

Далее каждой операции присваивается код аналитического учета. Синтетический учет затрат по производственным операциям организуется в обособленной группе двадцатых  счетов, которые открываются по уровням  иерархии производственной деятельности (табл. 2).

Таблица 2

Состав счетов блока учета  затрат по операциям

Счет	Название счета
20	Основное производство. Единичный  уровень
21	Основное производство. Партионный уровень
22	Вспомогательное производство. Единичный уровень
23	Вспомогательное производство. Партионный уровень
24	Уровень поддержки услуг
25	Уровень поддержки мощностей
26	Уровень поддержки корпорации
27	Уровень поддержки заказов
28	Уровень поддержки клиентов
29	Распределение затрат

Итоговым результатом  учета затрат в интегрированной  системе будет их группировка  по операциям. Далее возможна стоимостная оценка множественных объектов учета производственного, сбытового и управленческого сегментов с использованием накопленных данных, но эти расчеты могут быть произведены лишь вне системы бухгалтерского учета, в регистрах матричной формы.¹⁹

Итак, при создании плана счетов управленческого учета следует руководствоваться следующими принципами:

1) Нумерацию счетов необходимо оставлять как в плане счетов бухгалтерского учета, поскольку в дальнейшем будет проще работать с планом счетов, структура которого знакома.

3) Если в плане счетов бухгалтерского учета существует группа счетов, содержащая субсчета, а в плане счетов управленческого учета такая детализация излишня, то всю эту группу счетов в управленческом учете заменяем одним счетом. Например, всю группу счетов 01 («Основные средства»), содержащую субсчета 01.1 — 01.9, в плане счетов управленческого учета заменяем счетом 01 («Основные средства»). А если возникнет необходимость сгруппировать в отчетности основные средства по каким-либо другим принципам, это можно будет сделать, создав дополнительную аналитику «Группа ОС» или свойство «Группа ОС» для справочника «Основные средства».

4) Желательно не исключать из плана счетов управленческого учета счета, которые в данный момент не используются в связи с особенностями деятельности конкретного предприятия. Лучше их оставить и включить в настройку отчетности и схем переноса фактических данных. Так как если в дальнейшем в связи с расширением или изменением направления деятельности предприятия в бухгалтерском учете они начнут использоваться, то это не приведет к потере фактической информации в управленческом учете или к ошибкам в отчетности, и потребуется только донастроить проформы для возможности планирования.

Разрабатывая набор аналитик счетов управленческого учета, необходимо использовать следующее правила:

• с одной  стороны, количество и набор аналитик должны быть такими, чтобы была возможность получить всю необходимую управленческую отчетность с достаточной степенью детализации и расшифровки. Если, борясь за простоту системы, вы откажетесь от основных управленческих аналитик, то ваши отчеты окажутся неинформативными и вся система управленческого учета попросту потеряет смысл;

• с другой стороны, количество аналитических  разрезов не должно быть слишком велико, поскольку такую систему очень сложно настраивать, а в дальнейшем неудобно с ней работать. Пользователям будет сложно заполнять плановые документы, содержащие большое количество реквизитов, и в конечном итоге, часть аналитических разрезов так и не наполнится информацией, а будет только загромождать систему. На обработку фактической информации, соответственно, будет уходить много времени, а когда речь идет о «факте», оперативность имеет большое значение.

• чем больше аналитик, тем медленнее работает программное обеспечение.

Необходимо  отметить, что каждый счет управленческого учета должен описывать объект учета как можно более подробно. Это связано с тем, что в разных службах одними и теми же терминами могут называть разные показатели и на выяснение истины тратится время. Именно поэтому целесообразно создавать некий глоссарий терминов, используемых в управленческом учете, и утверждать его вместе с рабочим планом счетов, чтобы все понимали, например, что подразумевается под термином «Просроченная дебиторская задолженность».

В заключении, можно отметить, что управленческий учет каждой компании может развиваться и меняться в зависимости от требований менеджмента. Претерпевая изменения, управленческий учет может как отходить от финансового, так и приближаться к нему вплоть до полной интеграции.²⁰

 

2.3 Информационное  взаимодействие между системами  финансового и управленческого  учета

 

Базой для принятия управленческих решений на предприятии является информация экономического характера. Решения принимает не только администрация  организации, но и внешние пользователи экономической информации (заинтересованные стороны, находящиеся за пределами  фирмы и нуждающиеся в информации для принятия решений в отношении  данной организации). Внутренние пользователи оперируют учетной информацией, внешние — данными финансовой отчетности организации. И те и другие данные формируются в процессе бухгалтерского учета организации.