Методы повышения эффективности работы администрации Октябрьского района в условиях TQM

Министерство  образования и науки Российской федерации

ФГБОУ ВПО Уральский государственный  экономический университет

Кафедра управления качеством

 

 

 

Курсовая работа на тему: «Методы повышения эффективности  работы администрации Октябрьского района в условиях TQM »

 

 

 

 

 

Исполнитель

студент группы ук-08                                                               Карташов А.С.

Руководитель от кафедры

Д.т.н., профессор ,                                                                    Протасова Л.Г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2011

Содержание

1. Введение…………………………………………………………………3
2. Общие сведения об администрации……………………………....4
3. Организационная структура…………………………………………7
4. Нормативная документация…………………………………………9
5. Всеобщее управление качеством………………………………….10
6. Объекты качества……………………………………………………...12
7. Документооборот……………………………………………………....13
8. Эффект от внедрения СЭД………………….…………………….…17
9. Эффективность СЭД…………………………………………………..21

   10. Электронное  хранилище……………………………………………...23

   11. Социальный  аудит……………………………………………………..24

   12. Заключение………………………………………………………………27  

   13. Список  используемых материалов………………………………..28

 

 

 

 

 

 

Ведение

Летом 2011 года мною бла пройдена практика в Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга. Находясь на практике в течении двух недель мне удалось познакомимться с деятельностью этой организации и процессами протекающими в ней. Будет уместным заметить что организация находится и осуществляет свои обязанности на должном уровне. Но с каждым днем информационные технологии идут вперед и делают работу персонала менее трудоемкой, эффективней и помогают организации в достижении целей. Об этом и другом я бы хотел рассказать в своей работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общие сведения об Администрации Октябрьского района

Администрация октябрьского района ведет учет, сбор и систематизацию данных о состоянии вверенного ей района, воздействие ее несет скорее рекомендательный и консультативный характер, чем карательно – регулятивный.  

В обязанности  Администрации района входит:

- обеспечения  законности, правопорядка, охраны прав и свобод граждан;

- экономического  прогнозирования,  инвестиций и   предпринимательской  деятельности;

- бюджета и  финансов;

- охраны прав  детства;

- социальной  защиты населения  и здравоохранения;

- гражданской  обороны и чрезвычайных ситуаций;

- торговли и  общественного питания;

- физической  культуры, спорта и  туризма;

- работы среди  молодежи;

- культуры;

-  записи  актов гражданского состояния;

-  использования  земли;

-  архитектуры  и градостроительства;

- транспорта  и связи;

-распоряжения и управления объектами муниципальной собственности;

- жилищно-коммунального  хозяйства;

-  учета и  распределения жилья.

Отдел потребительского рынка, в котором была пройдена практика, ведет учет о предприятиях продовольственной, непродовольственно торговли, а также, общественного питания.  

Сферу деятельности Администрации можно разделить на 2 части – работу с людьми (консультативно-совещательный характер) и сбор и документацию данных. Обе эти стороны деятельности тесно взаимосвязаны.            В отделе постоянно анализируют жалобы граждан, чем-либо недовольных- например, недостаточной обеспеченностью района проживания предприятиями продовольственной торговли.  Еще одной гранью деятельности Администрации Октябрьского района стоит отметить организацию мероприятий, в частности, совещаний, на которых поднимаются общественно важные и социально значимые вопросы.  Например, представители организации пенсионеров согли задать вопросы лично представителям торговых точек и лично представителям Администрации Октябрьского района.

Помимо этого, Авдминистрация занимается организацией общественно важных, cоциальных мероприятий, а также, их продвижением (в продвижении одной из них я был задействован во время прохождения практики).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оганизационная структура

В Администрации управление организовано по линейной   структуре. Линейная организационная структура управления - это наиболее распространенный тип иерархической структуры.

Многоуровневая иерархическая  система управления, в которой  вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю.

По такому принципу формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию до самого низа.      Главе Администрации, подчиняются линейные управляющие, тоесть  заместители Главы Администрации.  Отделы расположены параллельно друг другу, иерархия в них вертикальная. (См. таблицу «Организационная структура АдминистрацииОктябрьского района »)

 

Организационная структура АдминистрацииОктябрьского  района

 

Нормативные документы

В сфере  потребительского рынка.

В сфере потребительского рынка используется немалое количество нормативной документации. К деятельности отдела, в котором я проходил производственную практику, я бы отнес нормативные документы, приведенные ниже.   Постановление Правительства РФ от 24.09.2010 Обеспеченность площадью торговых объектов.  Постановление Правительства РФ от 15.07.2010 №530 Социально значимые продовольственные товары.  ФЗ от 28.12.2009 №381-ФЗ Об основах госрегулирования торговой деятельности          ФЗ от 30.12.2006 №271-ФЗ О розничных рынках    ФЗ от 02.01.2000 №29-ФЗ О качестве и безопасности пище вых продуктов            Закон РФ от 07.02.1992 №2300-1 О защите прав потребителей  Постановление правительства РФ от 06.05.2008 №359 О порядке осуществления наличных денежных расчетов

Так как администрация  района в первую очередь работает с жителями района, тоесть, потребителями, то отдельное внимание, конечно, необходимо обратить на закон о защите прав потребителей, так как значительную часть работы составляет работа с запросами и жалобами граждан.

 

 

 

Всеобщее  управление качеством

 

TQM – это принципиально новый подход к управлению любой организацией, нацеленной на качество, основанный на участии всех ее членов и направленный на достижение долгосрочного успеха через удовлетворение требований потребителей и выгоды как для членов организации, так и общества.

TQM включает 5 элементов:

- Планирование качества

- Контроль качества

- обеспечение  качества

- управление  качеством

- улучшение  качества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Объекты качества

- сырье, материалы, комплектующие,

- готовая продукция (услуга),

- документация,

- производственный (технологический) процесс,

- бизнес-процессы на предприятии, т.е. все стадии ЖЦП.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документооборот

Говоря об администрации  Октябрьского района хотелось бы затронуть  вопрос документооборота как одного из основополагающих объектов качества организации. По моим наблюдениям в администрации документооборот осуществляется посредством физическиой передачи документов, передачи через факс, по средствам электронной почты, а так же через локальную сеть. Такой документооборот не является эффективным, так как временые затраты на его реализацию являются весьма высокими. После всего выше сказанного я предлагаю вам ознакомиться с более эффективной системой документооборота на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Качественный  документооборот предприятия

 

Канцелярия – Регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка ЭЦП; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.

Подготовка  исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др.

Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений

Контроль  исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов

Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; поддержка версионности; сроки согласования; напоминания и оповещения

Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа

Работа  с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры)

Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах

Оповещения  и уведомления – рассылка напоминаний и уведомлений по любым событиям; настройка нужных уведомлений

Сканирование, в том числе поточное сканирование – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов

Создание  отчетов – подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов

Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск

ЭЦП – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет)

Юридически  значимый документооборот предприятия – организация юридически значимого делопроизводства любого масштаба; ЭЦП приравнивается собственноручной подписи; создание и проверка ЭЦП; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров

Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе

Интеграция – описанная структура системы; наличие API.

 

 

 

 

 

Эффект  от внедрения системы

По данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

• Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

 

     Экономия времени на различные операции:

• 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
• 20 % – согласование и утверждение документов;
• 10% – передача документов между подразделениями;
• 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

 

    Таким образом, суммарное  среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%. 

Операция	Время для бумажного документа	Время для электронного документа
Доставка входящего  документа сотруднику	5 часов	3 минуты
Доставка входящего  документа конечному исполнителю	15 часов	4 часа
Доставка служебной  записки от исполнителя до конечного  исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление  с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно-распорядительных документов	27 часов	6 часов
Согласование  исходящего документа	17 часов	8 часов

 

Из таблицы  следует, что при использовании СЭД экономится 72,5 % времени.     

 Для анализа  эффективности внедрения СЭД «ДЕЛО» рассмотрим следующие параметры: