Основные типы и виды документов. Речевой этикет в документе

 

 

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования 

«Дальневосточный государственный  университет путей сообщения»

Институт  экономики

Кафедра “Менеджмент”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

По дисциплине: “Деловые коммуникации”

Тема: “Основные типы и виды документов. Речевой этикет в документе”.

Вариант 19

 

 

 

 

 

 

 

    Выполнил: студент Малашко Н.В.

Проверил: преподаватель  Блажко

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Хабаровск 2013

 

Оглавление

Введение……………………………………………………………………………… 3

1.Теоретическая  часть……………………………………………………………….. 4

1.1 Типы и виды документов………………………………………………………..  4

1.2 Виды документов  с точки зрения канцелярии предприятия………………….  6

1.3 Атрибуты, зависящие от типов документа……………………………………... 8

1.4 Речевой этикет в документе……………………………………………………... 10

Заключение…………………………………………………………………………….13

Используемая  литература……………………………………………………………..14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел  общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое  главное - суть данного подразделения  остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается  она в организации потоков  документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и  т.д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в  отделах специализированного делопроизводства и т.д.).

Цель моей курсовой работы рассмотреть  теоритические аспекты речевого этикета и проанализировать существующие виды документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

1. типы виды документов

 

Деловой стиль

 

Какие виды документов существуют?

В деловых  документах обычно указывается тип  документа, а также заголовок, отражающий содержание документа.

 

Тип документа  определяется жанром и речевой ситуации:

организация – организация (деловые письма, рекламации)

внутри  организации (протокол, акт, приказ)

человек – организация (заявление, резюме)

организация – человек (приказ, должностная инструкция, доверенность)

Документы, регламентирующие деятельность предприятия 

 

 

Приказ  – нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для  решения каких-либо задач. Приказ должен иметь:

название  вида документа (например: Приказ о реорганизации предприятия),

номер,

дату  подписания руководителем,

подпись.

 

Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы  могут быть краткими и полными.

 

Реквизиты:

• вид документа (протокол),
• название предприятия,
• дата,
• номер документа,
• заголовок (например: Протокол заседания редакции портала ГРАМОТА.РУ),
• текст,
• подписи.

 

Текст протокола  состоит из вводной и основной частей:

• Председатель, секретарь, присутствовали (в именительном падеже), повестка дня.
• Слушали, выступили, постановили. Постановление — самая важная часть протокола.

 

Акт –  документ, подтверждающий факты, события.

• Реквизиты:
• наименование предприятия,
• вид документа,
• дата,
• номер,
• заголовок,
• текст,
• отметка о наличии приложений,
• подписи.

 

Акт состоит  из двух частей:

• Основание, члены комиссии в алфавитном порядке, председатель.
• Цели, задачи и суть проведенной работы.

 

Докладная и объяснительная записки – документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса  с выводами и предложениями или  объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений.

Реквизиты:

• наименование предприятия,
• вид документа,
• заголовок (отражающий содержание),
• дата,
• текст,
• подпись.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  1.2 Типы и виды документов с точки зрения канцелярии

 

      Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

 

Входящие:

      Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

 

Исходящие:

       Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").

 

Внутренние:

       Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

 

      Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

 

Прежде  всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

 

Атрибуты  документов

      Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

 

Основным  атрибутами канцелярского документа  являются:

 

      Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

Источник  документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

      Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

       Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Атриуты зависящие от типов дакументов, взаимосвязи документов.

 

Входящие документы имеют кроме  базовых атрибутов еще:

Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно  из входного документа (где он может  быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о  предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

Контролирующее лицо. Обычно это  одно из первых лиц предприятия, которое  назначает конкретного исполнителя  документа и ставить резолюцию "Об исполнении доложить" Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

 

Внутренние документы помимо стандартных  атрибутов могут обладать еще  следующими:

Список подразделений предприятия  для ознакомления.

Контрольный срок ознакомления или  исполнения.

Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие  дополнительные атрибуты:

Документ-основание. Этот атрибут  есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или  входящего или внутреннего.

Список рассылки.

       Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными  атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

 

Взаимосвязи документов.

       Все документы, проходящие через канцелярию являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут  появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы  могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так  и на другие входящие (см. "Процесс  согласования или уточнения ответа" на рис. 1). Все документы связаны  как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается  некоторое дублирование связей.

Связи в большинстве случаев  направленные по принципу: "главный-подчиненный". Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные  документы (документы, посвященные  одному вопросу).

 

 

 

 

 

Рис. 1. Взаимосвязи документов в  канцелярии

 

                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                   1.4 Речевой этикет в документах.

 

        Этикет – установленный порядок поведения. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.