Отчет по практике в «Администрации Сковородинского района»

Главе Администрации Сковородинского  района подчиняется весь персонал организации. При исследовании Администрация Сковородинского района выявлено, что в организации существует разделение труда между сотрудниками, определенные виды работ закреплены за сотрудниками. То есть, в муниципальном государственном бюджетном учреждении «Администрация Сковородинского района» наблюдается специализированное разделение труда, а именно закрепление определенного вида труда за теми специалистами, которые способны выполнить эту работу лучше всех. В Администрации Сковородинского района – вертикальное разделение труда, оно необходимо для успешной работы организации. Главная черта вертикальной иерархии – формальная подчиненность лиц на каждом уровне. В небольшой организации, которой является Администрация Сковородинского района, такая форма контроля наиболее приемлема. Схема подчиненности сотрудников представлена на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 - схема подчиненности сотрудников Администрации Сковородинского района.

 

2.2 Внешняя среда муниципального государственного бюджетного учреждения «Администрация Сковородинского района»

 

Муниципальное государственное бюджетное учреждение «Администрация Сковородинского района» активно взаимодействует с внешней средой, без этого взаимодействия невозможна деятельность исследуемой организации. Важное значение для Администрации Сковородинского района имеет обратная связь. Администрация Сковородинского района постоянно получает информацию из внешней среды, связь с внешней средой показана на рисунке 2.

  

 

Рисунок 2 - Внешняя среда муниципального государственного бюджетного учреждения «Администрация Сковородинского района».

 

Остановимся подробнее на представленной схеме. Как уже было сказано, муниципальное государственное бюджетное учреждение «Администрация Сковородинского района» взаимодействует со многими организациями города и района. Все организации, учреждения и индивидуальные предприниматели города и района предоставляют в Администрацию Сковородинского района ежеквартальные отчеты. Форма отчета 4-ФСС представлена в Приложении № 6. Между рассматриваемым учреждением и страхователями существует обратная связь. Специалисты Администрации Сковородинского района осуществляют камеральные проверки организаций города и района. В Приложении № 7 к отчету представлена справка о проведенной проверке специалистами муниципального государственного бюджетного учреждения «Администрация Сковородинского района». Кроме того Администрацией Сковородинского района проверяются и компенсируются больничные листы, оплаченные за счет страхователя. Социальная защита населения предоставляет в Администрацию Сковородинского района заявки на технические средства реабилитации, а свою очередь район формирует эти заявки и представляет в Социальную защиту технические средства реабилитации, которая в свою очередь эти средства перераспределяет между населением, нуждающимся в этих средствах. Центробанк России направляет в Администрацию Сковородинского района информацию по счетам. Администрация Сковородинского района тесно сотрудничает с Центробанком: зарплата сотрудникам выплачивается через банк, операции по счетам учреждения также проходят через банк, все выплаты, штрафы также осуществляются через банк. Почтовое отделение предоставляет Администрации Сковородинского района различную корреспонденцию. Администрация Сковородинского района в свою очередь также отправляет письма, уведомления через почтовое отделение. Пенсионный фонд направляет в Администрацию Сковородинского района регистры ПФР на путевки, а Администрация Сковородинского района направляет в Пенсионный фонд запросы на СНИЛС. Кроме вышеперечисленного Администрация Сковородинского района взаимодействует и с другими организациями. Например, налоговая инспекция проводит сверки с Администрацией Сковородинского района о налогоплательщиках, их взносах, присылает запросы.

Администрация Сковородинского района взаимодействует с главами Администраций поселков городского типа.

Администрация Сковородинского района направляет в Подразделение судебных приставов постановления о взыскании задолженностей.

Как видно из всего вышеперечисленного муниципальное государственное бюджетное учреждение «Администрация Сковородинского района» тесно взаимосвязана со всеми организациями на территории города и района.

 

 

 

 

3 Исследование организационной структуры

 

Для эффективного управления любой организации необходимо, чтобы её структура соответствовала целям и задачам деятельности этой организации и была приспособлена к ним. Организационная структура - это каркас, который является основой для формирования отдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации. Графическое изображение организационной структуры муниципального государственного бюджетного учреждения «Администрация Сковородинского района» представлено на рисунке 3.

 

Рисунок 3 - Организационная структура муниципального государственного бюджетного учреждения «Администрация Сковородинского района»

Из  представленной схемы видно, что  в муниципальном государственном бюджетном учреждении «Администрация Сковородинского района» прослеживается линейная организационная структура. На самой вершине находится глава района, остальные сотрудники подчиняются ему.

Преимущества  линейной структуры:

- чёткая  система взаимных связей функций  и подразделений;

- чёткая  система единоначалия;

- ясно  выраженная ответственность;

- быстрая  реакция исполнителей подразделений на прямые указания вышестоящего руководителя. 

И всё же у данной организационной структуры существуют недостатки:

- отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

- тенденция  к волоките и перекладыванию  ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

- малая  гибкость и приспособляемость  к изменению ситуации;

- критерии  эффективности и качества работы  подразделений и организации  в целом - разные;

- тенденция  к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;

- перегрузка управленцев верхнего уровня;

- повышенная  зависимость результатов работы  организации от квалификации, личных  и деловых качеств высших управленцев.

На  мой взгляд, такая организационная  структура в Администрации Сковородинского района существует на сегодняшний день в связи с тем, что в учреждении большая численность персонала. Хотя наиболее приемлема в современных условиях не линейная, а линейно-штабная организационная структура.

Как уже было сказано выше, на главу района возложены жизненно важные для учреждения обязанности. У всех остальных сотрудников есть свой определённый круг обязанностей. Рассмотрим некоторые из них.

Заместитель Главы Сковородинского  района по экономике обязан:

- бережет государственное и муниципальное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей, соблюдает установленные в Администрации Сковородинского района правила внутреннего трудового распорядка, настоящую должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией, пропускной режим, правила содержания помещений и пожарной безопасности.

 

Заместитель Главы Сковородинского  района по жилищно-коммунальному хозяйству, строительству и архитектуре обязан:

- принимать участие по реконструкции зданий, создании плана для строительства новых зданий;

-  принимать участие в расходовании бюджетных средств, которые выделяются на жилищно-коммунальное хозяйство и др.

Заместитель Главы Сковородинского  района по социальным вопросам обязан:

   - осуществляет общее руководство учреждениями социальной сферы в районе; 
  -  организует деятельность муниципального образования по вопросам образования, культуры, лекарственного обеспечения, опеки и попечительства над несовершеннолетними и совершеннолетними, признанными судом недееспособными или ограниченно дееспособными гражданами, защиты прав несовершеннолетних;  

  -  обеспечивает взаимодействие учреждений образования, культуры, здравоохранения и социальных служб.

 

Межведомственная централизованная бухгалтерия обязана:

- занимается финансовым состоянием организации, обеспечивает выделение средств на проведение тех или иных мероприятий на содержание рабочего заведения, на зарплату сотрудников данного предприятия.

Управление  делами обязано:

- обеспечивать приём на работу и увольнение сотрудников, а также введение личных дел работников Администрации Сковородинского района.

Мобилизационный отдел обязан:

- заниматься заключением договоров с клиентами.

Информационно - технический отдел обязан

- выполнять функции по настройке локальных ресурсов клиентам Администрации Сковородинского района;

- обеспечивать клиентов технической поддержкой по телефону;

- следить за техническим состоянием компьютерной техники, а также занимается обслуживанием сайта Администрации Сковородинского района.

Финансовое  управление обязано:

- осуществлять составление и исполнение бюджета муниципального образования Администрации Сковородинского района;

- осуществлять контроль за целевым и эффективным расходованием бюджетных средств.

Правовое  управление обязано:

– заниматься разработкой предложений, направленных на обеспечение законности, укрепление и совершенствование правовой базы Администрации Сковородинского района, а также принятие мер к предупреждению нарушений действующего законодательства;

- оказывать консультационно-методическую помощь по правовым вопросам отраслевым (функциональным) органам Администрации Сковородинского района, не имеющим в своём штате юристов;

- осуществлять операции с бюджетными средствами через лицевой счет, открытый ему в соответствии с положениями бюджетного законодательства.

Комитет по управлению муниципальным  имуществом обязан:

- готовить проекты постановлений и распоряжений главы Сковородинского района города Сковородино, решений Собрания депутатов городского округа "Город Сковородино" по вопросам компетенции Комитета, издает правовые акты (распоряжения и приказы) по вопросам компетенции Комитета;

- вести прием граждан по вопросам компетенции Комитета и др.

Отдел жилищно-коммунального хозяйства обязан:

- проводить анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятий и организаций ЖКХ;

- осуществляет разработку и внедрение инвестиционных программ и перспективных планов развития жилищно-коммунального комплекса района;

- контролирует соблюдение графика софинансирования работ по объектам, входящим в перечень мероприятий по реконструкции и др.

Отдел образования обязан:

- разрабатывать и реализовать целевую программу развития системы образования в Сковородинском районе, создать условия для создания новых типов образовательных учреждений в Сковородинском районе, стимулировать творческую и экспериментальную работу образовательных учреждений по обновлению содержания образования, обеспечивать эффективную образовательно-воспитательную деятельность районных учреждений образования и др.

Архивный отдел обязан:

 - обеспечивать хранение архивных фондов  и архивных документов на различных видах носителей являющихся:

- муниципальной  собственностью

- государственной  собственностью

- юридических  и физических лиц.

Специалист по охране труда обязан:

- обеспечивать работу по совершенствованию технического сервиса и развитию ремонтно-эксплуатационной базы, сервисной службы Сковородинского района, оказывать практическую помощь в обеспечении хозяйств всех форм собственности района материально-техническими средствами при подготовке ремонтных мастерских, ПГО, котельных к работе в зимних условиях, выполнении ремонтных и сезонных полевых работ.

Специалист по опеке и попечительству обязан:

- обеспечивать необходимые условия для реализации конституционного права граждан Российской Федерации на защиту прав и интересов семьи, материнства и детства на территории муниципального образования Сковородинского района, обеспечивать приоритет семейных форм воспитания детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей и др.

 

4 Исследование структуры персонала

 

Общая численность персонала  Администрации Сковородинского района составляет 75 человек:

- глава администрации сковородинского района – 1;

- зам.главы Администрации Сковородинского района по социальным вопросам – 1;

- зам.главы  Администрации Сковородинского района по экономике – 1;

- зам.главы  Администрации Сковородинского района по жилищно-коммунальному хозяйству, архитектуре и строительству – 1;

-финансовое управление– 13;

-правовое управление– 3;

-управление делами– 4;

- управление по делам культуры, спорта и молодежной политике– 3;

- отдел муниципального заказа– 2;

- отдел  по делам гражданской обороны  и ЧС – 2;

- информационно-технический  отдел – 5;

- архивный  отдел – 2;

- отдел  образования – 14;

- отдел экономики – 3;

- отдел  жилищно-коммунального хозяйства  – 3;

- мобилизационный  отдел – 2;

-комитет по управлению муниципальным имуществом – 7;

- межведомственная  централизованная бухгалтерия – 6;

- специалист  по комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав – 1;

- специалист  по опеке и попечительству  – 1.

Трудовой  коллектив Администрации Сковородинского района составляют работники, принятые управляющим делами Администрации Сковородинского района на основании штатного расписания и трудового договора.

Между некоторыми специалистами Администрации Сковородинского района существует взаимозаменяемость. Но часть должностных обязанностей, закрепленных за определёнными специалистами, другими сотрудниками не выполняется. Например, должностные обязанности специалиста информационно-технического отдела другие сотрудники Администрации Сковородинского района на время его отсутствия не выполняют. Также как и некоторые обязанности главного бухгалтера на время его отсутствия другие сотрудники выполнять не могут. Между специалистами по работе со страхователями существует взаимозаменяемость. Это, прежде всего, удобно страхователям, так как при отсутствии одного специалиста его может заменить другой и данный факт не влечёт за собой остановку работы организации как единого целого организма.