Формирование штатного расписания социальной организации

     1.3 Особенности оформления  штатного расписания 

     В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости  от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты.

     Согласно  Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата  России N 1, в штатном расписании заработную плату можно указывать не только в рублях, но и с помощью процентов, коэффициентов и т.д.

     Графа "Примечание" предназначена для  внесения оперативных изменений  или отражения особенностей по конкретному  наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

     После заполнения всех граф основной части  таблицы в строке "Итого" указываются  итоговые суммы по графам 4 – 9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф издается приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

     Если  при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т.е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления  должны быть согласованы со всеми  лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.

     При оформлении штатного расписания следует  обратить внимание на то, чтобы в  документе были заполнены все  реквизиты, предусмотренные унифицированной  формой. Только в этом случае оно будет считаться окончательно оформленным и может быть принято к утверждению. В частности, необходимо заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО.

     Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

     Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и  иные формы.

     Если  условия оплаты труда на предприятии  установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается "вилка" окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы.

     На  некоторых предприятиях применяется "урезанная" форма штатного расписания, т.е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.

     При разработке штатного расписания также  указывается итоговая численность  работников.

     Она может быть как общей – по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению.

     Проект  штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления предприятием. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.

     Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания необязательно использовать унифицированную форму N Т-3. Более  того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций "не возражаю", "согласен", то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д.

     Визы  согласования проставляются на последнем  листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то это указывается после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты).

     В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они  также могут излагаться на оборотной  стороне последнего листа проекта.

     Замечания руководителей структурных подразделений  при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются (вносятся в проект). Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.

     Если  в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования  при доработке не требуется.

     Справки, заключения, отзывы, служебные записки  и другие документы, созданные при  подготовке проекта и утверждении  штатного расписания, хранятся вместе с проектами в течение 3 лет  после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.

     Утвержденное  штатное расписание направляется по одному экземпляру в отдел кадров и в главную бухгалтерию. Один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.

     В некоторых организациях штатное  расписание вводится в состав коммерческой информации и выпускается всего в двух экземплярах – один для генерального директора, другой для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются соответствующие извлечения из штатного расписания, а в отдел кадров – часть документа, касающаяся вакантных должностей.

     Штатное расписание – документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя предприятия или уполномоченного им лица.⁵

     Внести  изменения в штатное расписание можно двумя путями:

     1) изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за  следующим регистрационным номером  утверждается приказом по основной  деятельности;

     2) когда изменения, вносимые в  штатное расписание, несущественны,  их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

     В случае если изменения вносятся в  штатное расписание посредством  приказа, то заголовок приказа может  быть следующим:

     - "О внесении изменений в  штатное расписание";

     - "Об изменении штатного расписания";

     - "О частичном изменении штатного расписания".

     В качестве основания для внесения изменений в приказе могут  быть указаны следующие причины:

     - совершенствование организационной  структуры организации;

     - проведение мероприятий, направленных  на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

     - реорганизация организации;

     - расширение или сокращение производственной  основы организации;

     - изменение законодательства;

     - оптимизация управленческой работы;

     - планово-экономические расчеты отдела  по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т.д.

     Когда в действующее штатное расписание вводятся новые и исключаются  старые должности, происходит изменение  наименования должностей или создаются  новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.

     В этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры  оформления кадровых документов.

     Переименование  должности происходит тогда, когда  у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что  повлекло бы за собой изменение его  трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Статья 74 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная организация производства и т.д.), по инициативе работодателя допускается их изменение.

     Обязательное  условие – в результате таких  изменений трудовая функция работника  должна остаться неизменной. Кроме  того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ устанавливает и  специальный порядок таких изменений: работник должен быть предупрежден в  письменной форме не позднее чем за два месяца до их введения.

     Таким образом, в случае переименования должности  помимо внесения изменений в штатное  расписание (путем издания приказа  по основной деятельности) необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен, следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку N Т-2 и трудовую книжку.

     Изменение должности работника в штатном  расписании структурного подразделения  осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. При этом меняются существенные условия трудового договора (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее чем за два месяца.

     Переименование  структурного подразделения. Если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то изменение наименования (например, вместо "отдел маркетинга" – "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника, т.е. в соответствии с требованиями трудового законодательства.

     Возложение  дополнительных обязанностей на работника  предусматривает расширение его  трудовой функции, определенной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

     Изменение базовых (должностных) окладов осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями  и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в трудовой договор, так как обязательными условиями трудового договора являются условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты; в личную карточку N Т-2.

     Создание  новых подразделений. Основанием для  организации (реорганизации) структурного подразделения являются:

     - решение руководителя организации;

     - проект структуры и штатной  численности подразделения с  перечнем категорий сотрудников;

     - проект положения о структурном  подразделении;

     - проекты должностных инструкций  по всем категориям персонала  вводимого подразделения;

     - проект положения об оплате  труда сотрудников подразделения.

     При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:

     - служба создается, когда круг  решаемых задач не может быть  выполнен в полном объеме в  рамках отдела и при наличии  в структуре как минимум двух  самостоятельных подразделений,  одно из которых должно быть  не ниже отдела;

     - отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;

     - должности начальников подразделений  вводятся в соответствии со  структурой, удовлетворяющей принципам,  изложенным выше;