Информационно-правовое обеспечение пользователей системы «ГАРАНТ»

 

2.1 Общая характеристика предприятия ООО АПИ «Гарант»

Общество с ограниченной ответственностью «Агентство правовой информации «Гарант» (АПИ «Гарант») работает в качестве регионального партнера компании «Гарант» на рынке информационных услуг с января 2001 года.

С момента основания и  до настоящего времени основным направлением деятельности АПИ «Гарант» является продвижение и сопровождение компьютерной правовой системы ГАРАНТ, комплексное информационно-правовое обеспечение (ИПО) органов государственной власти и управления, государственных учреждений и коммерческих предприятий, банков, общественных объединений, высших учебных заведений на территории Краснодарского края, Ростовской области и Республики Адыгея.

Миссия компании — оказание комплексной профессиональной правовой поддержки с помощью современных  информационных технологий.

2.2 Организационная структура управления на предприятии

Структура управления –  один из способов разделения организации  на части. Существенным отличительным  признаком является то, что в каждом обособленном звене можно указать  на человека или группу людей, которые  обладают возможностью принимать решения.

Любое звено структуры  управления представляет собой единство задач управления, ресурсов, предназначенных  для их решения, и исполнителей этих задач.

На рисунке 1.1 представлена структура организации ООО АПИ «Гарант»:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1 - Структура организации  управления

 

Директор - формирует состав правления предприятия и представляет его на утверждение совету директоров; распределяет обязанности между  членами правления; организует работу, председательствует на заседаниях правления, обеспечивает ведение протоколов заседаний; утверждает штатное расписание предприятия  и должностные инструкции; заключает  трудовые контракты с членами  правления, должностными лицами и исполнительным персоналом предприятия; обеспечивает выполнение решений Общих собраний акционеров и совета директоров, обязательств перед бюджетом и контрагентами  по хозяйственным договорам; устанавливает  перечень сведений, содержащих коммерческую тайну или являющихся конфиденциальной информацией предприятия; принимает решения о предъявлении от имени предприятия претензий к юридическим и физическим лицам и об удовлетворении претензий, предъявленных к предприятию.

Заместитель директора - пользуется правом увольнения, перевода всех сотрудников  предприятия, принимает к ним  меры поощрения и взыскания; совершает  от имени предприятия любые гражданско-правовые сделки, распоряжается имуществом предприятия, за исключением случаев, отнесенных Уставом и другими корпоративными нормативными актами предприятия к  компетенции Общего собрания акционеров или совета директоров ; в пределах своей компетенции использует средства создаваемых предприятием фондов и резервов; руководит разработкой и представлением директору годовых отчетов и баланса предприятия.

Главный бухгалтер - осуществляет учетно-финансовую, контрольно-ревизионную, аналитическую, организационно-управленческую, коммерческую и исследовательскую  деятельность в соответствии с требованиями рынка, т.е. предвидение и обеспечение  удовлетворения спроса потребителей на товары и услуги. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета  имущества, обязательств и хозяйственных  операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные  услуги и т.п.); участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов; составляет отчетные калькуляции себестоимости  продукции (работ, услуг).

Специалист-консультант  по информационным технологиям - устанавливает  на серверы и рабочие станции, операционные системы и необходимое  для работы программное обеспечение; регистрирует пользователей локальной  сети и почтового сервера, назначает  идентификаторы и пароли; осуществляет техническую и программную поддержку  пользователей, консультирует пользователей  по вопросам работы локальной сети и программ, составляет инструкции по работе с программным обеспечением и доводит их до сведения пользователей. Устанавливает права доступа и контролирует использование сетевых ресурсов; принимает меры по восстановлению работоспособности локальной сети при сбоях или выходе из строя сетевого оборудования; обеспечивает сетевую безопасность (защиту от несанкционированного доступа к информации, просмотра или изменения системных файлов и данных), безопасность межсетевого взаимодействия; готовит предложения по модернизации и приобретению сетевого оборудования.

Руководитель управления по работе с клиентами – занимается всей работой в штатном отделе, осуществляет непосредственное руководство менеджерами по работе с клиентами. Под его управлением находятся менеджеры и системный администратор.

Менеджеры - организуют связи  с деловыми партнерами, систему сбора  необходимой информации для расширения связей и обмена опытом; осуществляют анализ спроса на производимую продукцию, прогноз и мотивацию сбыта  посредством изучения и оценки потребностей клиентов; планируют предпринимательскую  деятельность; Обеспечивают рост прибыльности, конкурентоспособности и качества услуг, повышение эффективности  труда.

Системный администратор  – занимается разработкой и подготовкой  ВОСов (Всероссийские спутниковые онлайн - семинары). Осуществляет работу с клиентами, посещающими ВОСы.

Основная задача сотрудников - нуль «проколов». Чем длиннее цепочка прохождения заказа, тем больше вероятность совершения ошибки. Поэтому в мотивации сотрудников достичь «нуля дефектов» в своей работе.

Удовлетворенность клиента - зеркало работы службы сервиса, ибо  клиент - единственный, кто может  дать ей объективную оценку. Таким  образом, существует необходимость  в систематическом опросе клиентов и использовании всех возможных  каналов связи, чтобы обеспечить клиенту оперативный контакт  с работниками службы сервиса, независимо от их иерархического уровня.

Организацию управления на ООО АПИ «Гарант» можно считать достаточно эффективной, так как имеется четкое разграничение обязанностей между сотрудниками, также присутствует высокий уровень коммуникативности между управлением предприятия и службой сервиса.

2.3 Производственная схема ООО АПИ «Гарант»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1 – Производственная схема управления

Основное производство, осуществляется в направлении его специализации, т. е. строгого закрепления всё более ограниченного круга разнообразных работ, выполняемых на каждом участке производства. Это связано со стандартизацией и унификацией продукции и её частей, и типизацией технологических процессов. Перспективным направлением развития основного производства является его дальнейшая концентрация, доведение производства до оптимальных масштабов, при которых обеспечивается внедрение и эффективное использование передовой техники. Основное производство во многих отраслях промышленности всё больше приближается к непрерывному, что приводит к сокращению времени производства. На основе совершенствования методов организации производства и внедрения оперативного управления и регулирования с использованием ЭВМ улучшается ритмичность производства.

Основным направлением деятельности АПИ «Гарант» является продвижение и сопровождение компьютерной правовой системы ГАРАНТ, комплексное информационно-правовое обеспечение (ИПО) органов государственной власти и управления, государственных учреждений и коммерческих предприятий, банков, общественных объединений, высших учебных заведений.

Организация обслуживания потребителей включает в себя теоретические и практические занятия, а также дистанционное тестирование с последующей выдачей Серебряного и Золотого сертификатов на знание возможностей использования системы ГАРАНТ.

Сервисный информационный продукт  ПРАЙМ, позволяет ежедневно получать информацию о законодательстве с  помощью индивидуальных лент новостей, специфичных для данного клиента.

Кроме того, для клиентов АПИ «ГАРАНТ» реализован целый спектр дополнительных бесплатных сервисных услуг: телефон «горячей линии», сервисный выезд на рабочее место пользователя, поиск и предоставление нормативных документов по запросам, консультационная, информационная и техническая поддержка пользователей, в том числе — решение практических ситуаций с использованием системы ГАРАНТ.

Инструментальное хозяйство  – это совокупность подразделений, занятых приобретением, проектированием, изготовлением, восстановлением и  ремонтом технологической оснастки, ее учетом, хранением и выдачей  на рабочие места.

В инструментальное хозяйства компании Гарант входит оргтехника состоящая из:

10 компьютеров; 5 принтеров; 3 сканера; 4 факса; 7 стационарных и 2 беспроводных телефонов; локальная сеть; интернет соединение; спутниковая связь.

Энергетическое хозяйство  – это совокупность технических  средств для обеспечения бесперебойного снабжения предприятия всеми видами энергии.

В его состав входят хозяйства:

1. электросиловое - понижающие и повышающие подстанции, генераторные и трансформаторные установки, электросети, аккумуляторное хозяйство;
2. теплосиловое - котельные, паровые и воздушные сети, компрессоры, водоснабжение и канализация;
3. газовое - газовые сети, газогенераторные станции, холодильно-компрессорные и вентиляционные установки;
4. печное - нагревательные и термические печи;
5. слаботочное - АТС, радиосеть, диспетчерская связь;
6. мастерские по ремонту, модернизации энергооборудования.

Основным видом энергии  в компании АПИ «Гарант» является электроэнергия и горячая вода.

Состав энергетического  хозяйства компании зависит от энергоёмкости производства. Необходимо привести характеристику всех видов потребляемых энергетических ресурсов, схему энергопотребления, описать функции структурных подразделений, входящих в состав энергетического хозяйства.

2.4 Организация энергетического хозяйства компании ООО АПИ «Гарант».

Потребляемое количество электроэнергии, идущее на освещение помещений, определяется по формуле:

                      (2.1) 

где - число светильников (лампочек) на участке, в цехе, на предприятии, шт.;

     - средняя мощность одного светильника (лампочки), Вт;

     - эффективный фонд времени работы оборудования (потребителей электроэнергии) за плановый период (месяц, квартал, год), ч;

- средний коэффициент одновременной  работы потребителей энергии.

 

Расход пара на отопление  здания рассчитывается по формуле:

                             (2.2)

 

где - расход пара на 1 здания при разности наружной и внутренней температуры в 1 ºС;

- разность наружной и внутренней температур отопительного периода, ºС;

- время отопительного периода,  ч;

- объём здания(по наружному обмеру), ;

J – теплосодержание пара(540 кал).

 

 

 

3 Разработка мероприятий по совершенствованию деятельности компании «Гарант»

Деятельность любого предприятия, либо компании – тесно связанна с удовлетворением потребностей населения. Именно компании АПИ «ГАРАНТ» ведет обширную работу с клиентами, поэтому роль сервиса в ней огромна.

В ходе анализа деятельности АПИ «ГАРАНТ» были разработаны следующие мероприятия по усовершенствованию её работы:

3.1 Рекламная компания ООО АПИ «Гарант»

Создание обширной рекламной  компании, для продвижения услуг агентства. Об АПИ «Гарант» нет никакой общественной информации ,населения не знает, что существует такое агентство.

Принято считать, что само слово реклама происходит от латинских  гла-  голов “reclamo” (выкрикивать) и “reclamare” (откликаться, требовать). Так как реклама является очень широким и многогранным понятием, в мировой практике существует множество определений, по-разному характеризующих ее.

Реклама – это средство увещевания, позволяющее продавцу многократно  повторить свое обращение. Одновременно она дает возможность покупателю получать и сравнивать между собой  обращения разных конкурентов. Крупномасштабная реклама является своего рода положительным  свидетельством популярности и преуспевания продавца.

Поэтому необходимо создать рекламную компанию, в которую будут входить: