Организация рабочего места руководителя

Введение

Рабочее место руководителя является «мозговым центром» компании и часто задает стилистику оформления всего офиса. Кабинет руководителя, пожалуй, самое необычное и многофункциональное  пространство в офисе. Это помещение нельзя отнести ни к внутренней, ни к внешней зоне.  

Помимо основной (рабочее место руководителя), кабинет  выполняет и представительскую  функцию, служит местом проведения деловых  встреч, переговоров и совещаний, используется для отдыха и даже как  музей «боевой славы» компании или  своего владельца. При таком положении  дел организация пространства и  оснащение директорского кабинета является нетривиальной и сугубо творческой задачей. Причем не только для производителей, поставщиков  мебели, архитекторов, дизайнеров, но и  для самих глав компаний. Однако существуют общие принципы, которые помогают сделать работу руководителя эффективной, а его кабинет - по-настоящему комфортным и функциональным.  

Цель реферата –  рассмотреть особенности организации  рабочего места руководителя. 
 

1. НОТ руководителя

Научная организация  труда (НОТ) является одним из направлений  деятельности руководителя. НОТ подразумевает  использование современных технологий, методов и приемов организации  труда, обеспечивающих эффективную  работу менеджера. 

Основными элементами научной организации труда являются: 

·                    Рационализация выполнения отдельных  видов работ и операций, обеспечивающие рост производительности труда менеджера; 

·                    сокращение прямых потерь времени; 

·                    планирование и контроль использования  временных ресурсов; 

·                    перераспределение и делегирование  работ. 

Рационализация труда  руководителя предусматривает: 

·                    организацию рабочего места; 

·                    оптимизацию использования рабочего времени. 

Вопрос повышения  производительности труда рано или  поздно встает перед каждым руководителем. Благодаря научной организации  труда производительность может  быть увеличена в несколько раз  даже без значительных финансовых вложений. Оптимизация рабочего пространства, вопросов разделения и кооперации труда, взаимодействия подразделений и  сотрудников, снижение непроизводительных потерь рабочего времени, нормирование труда и оптимизация численности  сотрудников – эти и другие мероприятия дадут возможность  компании стать более эффективной.  

В области научной  организации труда руководитель решает следующие задачи: нормирование труда; расчет численности персонала; оценка эффективности организации  труда и использования рабочего времени; разработка и реализация мероприятий  по совершенствованию организации  труда и трудовых процессов. 
 

2. Рабочее место  руководителя и его рациональная  организация

Если рассматривать  рабочее место руководителя, то можно  сказать, что это его рабочий  кабинет, в котором он проводит большую  часть работы. От того, какой это  будет кабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя (См. рис.1) 

Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть  помещения предприятия, оснащенную в соответствии с характером выполняемых  функций необходимыми средствами труда. Рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает: 

·                    подбор необходимых средств труда; 

·                    рациональное их размещение; 

·                    обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности  руководителя и исключающих нанесение  вреда его здоровью. 

Размер площади  и оборудование кабинета руководителя зависят от количества участников совещаний  или заседаний, проводимых в кабинете руководителя, от количества одновременно приходящих посетителей, номенклатуры и объема дел и документов, различных  технических средств и рабочих  материалов, таблиц, т.е. планировка кабинета руководителя может быть различной  в зависимости и от характера, и объема работы. Разработано несколько типовых рабочих мест для различных категорий руководителей, и с этими проектами надо ознакомиться, решая вопрос о рабочем месте. 

При рассмотрении вопроса  организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты: 

1. Внутренний объем  и форма кабинета.  

В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь  будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2. 

2. Мебель.  

Здесь необходимо учитывать  следующие моменты: 

·                    антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и  др.); 

·                    обеспечение удобного положения  тела человека, что создает условия  для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы  движения и другого; 

·                    рациональная планировка и компоновка мебели; 

·                    мебель должна выглядеть эстетично. 

3. Оборудование.  

Для нормальной работы руководителя необходимо иметь: 

·                    канцелярские принадлежности; 

·                    два телефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы  организации.  

·                    компьютер.  

·                    ежедневник.  

4. Цветовое оформление  кабинета.  

Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше  выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности  были матовыми, т.к. блестящие поверхности  вредны для здоровья. 
 
 
 
 
 

Рис.1. Пример организации  рабочего места руководителя 
 
 
 

3. Оснащенность техническими  средствами обработки, учета и  хранения информации

Важное значение имеет оснащение рабочего места руководителя в целом. Это стол модульной конструкции, подвижное кресло, устройство для чтения микрофильмов (на столе), встроенный диктофон, телефон, переговорное устройство.  

В настоящее время  без компьютера нельзя представить  нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать  работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении  дел на рынке, в-третьих, он позволяет  быть в курсе дел на предприятии  и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться  возможностью компьютера можно только при наличии хорошего программного обеспечения, выхода на внешние компьютерные сети и что самое главное наличие  компьютерной сети внутри организации. 

Современные типы рабочих  мест руководителей нередко оснащены терминалами. Важнейший элемент  терминального устройства - дисплей (экранный пульт) раскрывает перед руководителем  широкие возможности для совместной работы с ПК. Дисплей позволяет  увидеть в нужный момент на экране формуляры, характеризующие ход  производственных процессов, показатели готовой продукции и деятельности предприятия в целом. Такие дисплеи  дополняются традиционными техническими средствами общения с подразделениями  предприятия. 

В работе руководителя применяются и различные средства вызова, обеспечивающие главным образом  текущую связь руководителя с  заместителями, помощниками и т. д. Удобным средством передачи устной информации являются различные громкоговорящие  установки. Эффективную связь в  учреждении обеспечивают специальные  системы громкоговорящей связи, где возможно соединение любых двух абонентов, имеющих аппараты с наборной клавиатурой. 

Современные типы телефонной и громкоговорящей связи позволяют  циркулярно проводить служебные совещания, осуществляют выборочные и общие отключения абонентов, перевод на ожидание и т. д. 

Руководителю очень  часто приходится пользоваться телефоном, причем нередко сразу несколькими  аппаратами. Ускорить связь можно  с помощью аппарата с автоматическим набором номеров типа «Автонабор»  или «Элетап». Первый обеспечивает возможность закодирования 24 семизначных номеров, наиболее часто вызываемых руководителем; второй позволяет сделать это для 60 номеров. Вызов нужного абонента осуществляется нажатием одной из 24 (60) кнопок. Для ряда руководителей необходима радиосвязь. Радиосвязь может быть установлена как в кабинете, так и в автомобиле. Портативные средства радиосвязи отдельные категории работников управления могут иметь на работе всегда при себе. Важно, чтобы из множества различных устройств руководители умели правильно выбрать и использовать соответствующий вид связи. 

Для хранения информации руководитель может использовать перфокарты, различные карточки, бланки, журналы  учета, блокноты. К простым средствам  хранения информации относятся также  различного рода папки, альбомы, конверты, ящики, футляры и подставки. Для  хранения и систематизации более  обширной информации следует использовать картотеки. В настоящее время  разработано более 25 конструкций  картотек: плоские, вертикальные, вращающиеся. Необходимо стремиться к тому, чтобы все эти носители информации в целом занимали как можно меньше места и чтобы в них можно было бы легко найти нужные данные. 

Рациональным способом хранения материалов является подвесной  способ, при котором документы  располагаются в папках с индикаторами и подвешиваются на направляющихся рейках. Основное преимущество подвесного способа хранения заключается в  экономии места и оперативности  нахождения и извлечения нужного  документа по индикаторному корешку, укрепленному на папке. Причем некоторые  индикаторы могут соответствовать  не только реквизитам документов, но и  срокам их исполнения, важности и другим признакам, по которым руководитель наглядно может представить себе очевидность исполнения того или  иного документа. Хранящиеся таким  способом документы занимают на 40% меньше места и позволяют экономить, по крайней мере, около 50% времени, затрачиваемого на раскладку материалов при традиционном горизонтальном способе хранения документации.

4. Требования к  организации рабочего места руководителя

Условия труда руководителя определяются главным образом: 

·                    площадью помещения; 

·                    санитарными условиями; 

·                    нормой освещенности; температурой помещения; 

·                    уровнем влажности; 

·                    уровнем шума; 

·                    дизайном и цветовой гаммой помещения. 

В таблице 1 приведены  наиболее общие требования к организации  рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП.  
 
 

Таблица 1. Требования к организации рабочего места  руководителя с учетом нормативов СниП 

ПОКАЗАТЕЛИ 

НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ 

1. пространственная  планировка рабочего места 

По СниПу для служебных помещений 

1.1. площадь кабинета 

20-50 кв. мет. 

1.2. форма кабинета 

Прямоугольник с  соотношением сторон 1:1,5; 1: 2 

1.3. Высота потолков 

2,83- 3,25 м 

1.4. соотношение площади  пола и окон 

1:10 для служебных  помещений, площадь окна= 2,4 кв.мет. 

2. санитарные требования 

  

2.1.средняя температура  воздуха (С°)