Методика построения эффективной системы регламентации Банка и ее практическое применение

На данной матрице в строчках показаны объекты согласования (в  данном случае – это процедуры  бизнес-процесса «Дистанционное банковское обслуживание»). В столбцах показаны согласователи (в данном случае –  это служба внутреннего контроля, юридический отдел, отдел сопровождения операций, отдел дистанционного банковского обслуживания). На пересечении строк и столбцов проставлены условные обозначения, показывающие состояние процесса согласования (см. Табл. 1). В последних двух столбцах осуществляется контроль согласования, с помощью указания даты отправки документа на согласования и срок согласования.

Отметим, что ведение данной матрицы  может осуществляться с помощью  обычной офисной программы  Microsoft Excel.

 

Рис. 6. Матрица согласования (фрагмент)

 

Автор предлагает следующие правила составления и ведения матрицы согласования (см. Табл. 1). На примере бизнес-процесса «Дистанционное банковское обслуживание».

 

Обозначение	Расшифровка
Зеленый фон процесса	Процесс, который со всеми согласован
Красный цвет процесса	Процесс, у которого есть задержки в согласовании, либо он находится на согласовании
Синий цвет ячейки	Согласователь, который является участником процесса
Желтый цвет ячейки	Согласователь, который НЕ является участником процесса, но должен согласовать
+ (плюс) в ячейке	От данного согласователя получено согласование
. (точка) в ячейке	Данный согласователь получил  документы на согласование.
! (воскл. знак) в ячейке	Данный согласователь не ответил  в срок. Согласование «по умолчанию».

Таблица 1. Правила составления и ведения матрицы согласования

 

Обязательными согласователями нормативного документа в банках обычно являются:

• Управление банковских технологий / методологии;
• Служба внутреннего контроля;
• Юридическое управление;
• Департамент рисков;
• Секретариат;
• подразделения-участники процесса, нормативного документа.

Документ отправляется согласователям на рассмотрение посредством электронной  почты, либо системы электронного документооборота Банка.

В результате рассмотрения могут быть 3 варианта.

 

1 Вариант. У согласователей есть замечания.

В этом случае разработчик документа  собирает все замечания, готовит  новую версию документа с отметками о внесенных исправлениях, повторно высылает на согласование. Если замечания одного согласователя затрагивают интересы других согласователей, то документ должен быть направлен всем задействованным сторонам.

Следует отметить, что замечания  согласователей должны соответствовать  их компетенциям и функциям, задачам  документа, замечания должны сопровождаться аргументацией и не должны носить декларативный характер, двусмысленные формулировки.

 

2 Вариант. У согласователей нет замечаний.

Данный вариант на практике бывает не часто, но если все согласователи  направили положительные ответы, то на документе ставятся отметки  «Согласовано».

 

3 Вариант. Согласователь не ответил в срок.

Данный вариант на практике встречается довольно часто. Если согласователь получил нормативный документ, но не ответил в установленный срок, то принято считать, что он согласовал «по умолчанию». Это позволяет соблюдать разумные сроки согласования и положительно воздействует на недобросовестных согласователей.

После того как нормативный документ полностью согласован, его бумажная версия визируется у согласователей и утверждается органом правления  Банка.

Для данного этапа очень критичным является контроль времени выполнения всех процедур согласования. При несоблюдении установленных временных показателей следует предпринимать соответствующие воздействия и выносить проблему на уровень вышестоящего руководства (процедура эскалации).

Итак, на выходе третьего этапа мы имеем утвержденный нормативный  документ.

 

3. Управление реестром нормативных документов

Согласованные и утвержденные нормативные  документы следует довести до сотрудников Банка и поставить  на учет. Для этого предназначен реестр нормативных документов, который решает следующие задачи.

• Обеспечение оперативного доступа сотрудников Банка к нормативным документам, поиск документов по параметрам.
• Разграничение прав доступа к нормативным документам.
• Хранение и ведение истории изменения нормативных документов.

Алгоритм управления реестром нормативных  документов показан на Рис. 7.

Каждый документ в Реестре должен иметь индивидуальный номер и  версию издания.

 

Рис. 7. Управление реестром нормативных документов

 

Существуют 2 способа формирования реестра нормативных документов.

1 Способ. Вручную.

В данном случае может использоваться обычный файловый сервер (общий сетевой  диск Банка) или фтп-сервер, что можно  наблюдать в большинстве малых  и средних банков. Новый документ помещается на данный сервер, и настраиваются права доступа к нему.

Как альтернатива общему сетевому диску  в крупных банках используются системы  электронного документооборота (DocFlow), которые успешно справляются со всеми задачами управления реестром нормативных документов. Среди данных систем отметим следующие: Lotus Notes, Motiw, Ultimus Adaptive Suite, 1C и др.

2 Способ. Автоматизированно. 

Реестр нормативных документов может формироваться автоматизированно  с помощью программных продуктов  бизнес-моделирования, имеющих функцию «Web publisher (HTML-навигатор). Предварительно следует завести соответствующие документы в программный продукт, либо простроить необходимые бизнес-модели.

С помощью данной функции генерируется веб-сайт, содержащий каталог нормативных документов с самими документами. Данный веб-сайт помещается на корпоративный веб-портал Банка. По мере поступления новых нормативных документов автоматизированно строится новая версия данного веб-сайта.

После размещения нового нормативного документа в Реестре выполняется рассылка информационных писем сотрудникам Банка. В информационном письме указывается наименование документа, дата публикации, общие сведения о документе.

При необходимости следует провести обучение сотрудников, которые будут  непосредственно работать с данным нормативным документом.

 

Что сделать, чтобы регламенты «работали»?

Сформулируем основные факторы, которых  должен придерживаться банк, чтобы  построить эффективную систему регламентации.

• Использование специализированных программных продуктов для автоматизации этапов построения системы регламентации.
• Обучение сотрудников, проведение PR-мероприятий для повышения лояльности сотрудников к регламентации деятельности банка.
• Регламенты должны простыми и понятными сотрудникам, которые будут с ними работать.
• Поддержание нормативных документов в актуальном состоянии, своевременное архивирование устаревших документов.
• Обеспечение порядка и иерархичности в системе регламентации.

 

В заключении следует отметить, что система регламентации банка должна удовлетворять требованиям системности, разумности и целесообразности. Это значит, что не должно быть тотальной регламентации, но имеющиеся нормативные документы банка должны иметь определенную цель и быть взаимосвязаны. В соответствии с международным стандартом ИСО 9000 (менеджмент качества) каждый документ должен иметь ценность и влечет для банка расходы на его поддержание. Поэтому перечислим список процессов / областей банка, которые должны быть регламентированы в порядке убывания значимости.

1. Проблемные процессы.
2. Процессы, влияющие на удовлетворенность клиентов, получение прибыли.
3. Сложные процессы, включающие многие подразделения банка.
4. Важные и часто повторяющиеся процессы.

 

 

Контактная информация

Консалтинговая компания

«Бизнес-инжиниринговые технологии» (БИТЕК).

Исаев Роман, Партнёр

Эксперт по управлению и бизнес-инжинирингу  в банковской сфере